Al presentar electrónicamente...

En las presentaciones computarizadas siempre hay que estar preparado por algo que salga mal, ya que son muchos los factores envueltos.

A continuación le ofrezco una lista de cosas que hay que hacer antes de la presentación: 

• Compre la mejor laptop (computadora portátil) que pueda pagar.

Esto parecería evidente, pero ocurre que mucha gente que ha comprado una laptop a muy buen precio descubren luego que ésta no tiene la capacidad para manejar los gráficos y animaciones apropiadamente.  

• Le recomiendo que siempre lleve su laptop ya sea que usted la haya comprado, rentado o se la hayan prestado, pues muchas veces le dicen que tienen una en el salón y resulta que ésta no es apropiada. Otro factor a considerar es la versión que usted tenga del software de presentaciones o la versión de software de sistema operativo, pues estos podrían no ser compatibles con la versión en que usted preparó su presentación. 
• Asegúrese de que su computadora posee un puerto adecuado para conectarse con el proyector LCD o DLP. Algunas de las más recientes laptops no tienen incorporados los puertos para la conección del cable. Si usted verifica que no lo tiene puede adquirirlo en el comercio y asegurarse de que lo lleva el día de su presentación. 
• Cómprese un micrófono inalámbrico. El costo de un sistema inalámbrico de solapa hoy en día es muy reducido; si usted hace presentaciones con cierta regularidad le recomiendo que haga esta inversión. 
• Cómprese un control/mouse remoto. Las mismas razones que expuse sobre el micrófono inalámbrico vale para el control/mouse.  Ambos equipos le darán libertad de movimiento y podrá integrarse mejor con su auditorio. Muchos equipos actuales traen incorporado un control/mouse inalámbrico.  
• Haga respaldos (Backups) de su presentación.  Primero, ¿Por qué usted necesita respaldos? Aquí le presento algunas cosas que podrían ir mal:  

1.      Se le quedó el cable eléctrico de la computadora.

2.      Ocurre un apagón.

3.      No hay tomacorriente o el tomacorriente está dañado.

4.      Su computadora o el proyector fallan.

5.      Se friza su disco duro.

6.      Usted dañó el archivo de su presentación cuando estaba practicando.

7.      Se le cayó la computadora cuando la estaba sacando de su bulto.

8.       Le roban su laptop (me pasó) y así por el estilo.  

Practique para la peor situación.  Para aquellas presentaciones cruciales haga esto:  Ensaye su presentación normalmente, después de algún rato pretenda que ya no puede seguir utilizando el equipo. Ensaye su presentación utilizando su plan de respaldo.  Si su plan de respaldo es otro set de equipos, está muy bien, pero trate de practicar seguir hablando, mientras el otro equipo se dispone y esté listo para seguir mostrando las diapositivas.

Mejor aún practique como si los dos equipos hubiesen fallado. Luego decida que va a hacer.  Si su trabajo depende de la presentación que va a realizar, usted necesita de un plan de contingencia que sea rápido y confiable y que no se demore en más de cinco minutos para que usted lo tenga listo.  Durante ese lapso usted debe tener un ayudante o segundo que se encargue de preparar el respaldo mientras usted sigue con su conferencia.  

Es por eso que en toda presentación uno necesita de un compañero, un segundo, para ayudar si algo sale mal.  No se fie en los técnicos de proyección, pues muchas veces no están lo suficientemente entrenados.  

A continuación le presento algunos planes de backup o respaldo; escoja el que más satisfaga sus necesidades:

• Copie la presentación en un CD, Disco o Tarjeta Flash. El guardarlo en un disco Zip no es muy buena idea ya que no todas las laptops aceptan estos tipos de disco. 
• Asegúrese que todos sus gráficos y videos están salvados en su archivo de presentación. Por ejemplo, si usted crea una presentación que contiene un video y la guarda en el disco duro de la laptop, los archivos de video deben ser guardados también en el mismo archivo del disco duro.  Los programas de presentaciones como PowerPoint, solo sirven como escenarios y solo apunta hacia la localización de los archivos de video, si estos no están ahí, adios video, y adios presentación.  Cuando usted queme la presentación en un CD, verifique que el CD contiene los archivos que se necesitan.  Para evitar problemas de esta índole siempre guarde los archivos de sonido y video en la misma carpeta que usted guarda su presentación. Cuando usted mueva la carpeta, usted mueve todo al mismo tiempo. 
• Haga un ensayo con el CD de respaldo, por si acaso tiene que utilizarlo. Conozco casos de dictantes (incluido un servidor) que cuando fueron a buscar el CD de respaldo, éste estaba vacío. 
• Si usted tiene fuentes de letras especiales, incluyendo viñetas, inclúyalas en la misma carpeta de su presentación. Cuando utilice fuentes especiales, tenga copias de los archivos de fuentes utilizados en su presentación. Si nota que sus enlaces (links) se han roto al pasar los archivos a otra máquina, reestablézcalos. 
• Verifique que todos los efectos especiales están presentes y que corren bien con la laptop y con el proyector.
• Haga un backup en transparencias o en película de 35 mm. de slides. 
• Siempre tenga copias de papel de su presentación. Esto es casi una obligación. Usted necesita de algún tipo de notas para guiarse en caso de que todo falle. 
• Copie su presentación en la laptop de un compañero o amigo que esté presente en su conferencia. Cuando usted está presentando con otros colegas, existen pocas posibilidades de que todas las laptops se dañen ese día o noche. 
• Baje su presentación en tarjetas “Flash” o una Memoria Flash USB. Estas pueden proveer una forma fácil de mover archivos de una máquina a otra. Usted puede utilizar una CompactFlash Card, que es parecida a un mini disco duro para su laptop. Esta tarjeta se coloca en el compartimiento del modem (PCMCIA modem slot) utilizando un adaptador. Las más modernas utilizan adapatadores USB.  Este tipo de tarjeta viene en tamaños de 8 Meg, 16 Meg, 32 Meg, 64 Meg y 128 Meg.  Son las mismas tarjetas CompactFlash de las cámaras digitales. En caso de que su presentación no sea tan grande (en términos de tamaño de archivo) para la tarjeta, ésta es muy buena solución.  Lo mejor de todo es que esta opción trabaja en la mayoría de las laptops. 
• Traiga dos sets de equipos en caso de que ésta sea una presentación crucial. A los estudiantes que van a presentar tesis utilizando una presentación electrónica siempre les he recomendado esta opción. Igualmente les recomiendo que lleven siempre algún tipo de backup que no dependa de la electricidad.  Conozco personas que llevan a sus presentaciones dos de cada cosa, desde los cables y extensiones eléctricos.  
• Asegúrese de que la laptop que va a utilizar tiene instalado el mismo programa en que usted creó su presentación. Esto es tanto con respecto al programa en sí como a la versión.

Verificación y Chequeo del Equipo 

Cuando usted haga una presentación computarizada, es necesario que realice una serie de verificaciones y chequeos de los equipos que va a utilizar pues de esa manera, va a garantizar que su presentación contenga el mínimo de fallas o errores. 

1. Verifique sus Baterías. Utilice la batería de su laptop de vez en cuando, aún cuando tenga cordón eléctrico.  Reemplace su batería cuando note que ésta solo dura cuarenta minutos cuando anteriormente duraba tres horas.  Recuerde que las baterías se usen o no, solo duran un tiempo de vida. No trabajan para siempre.  Haga un drenaje regular de la batería de su laptop hasta que se agote y cárguela de nuevo.  Verifique las baterías de su control/mouse y micrófono inalámbricos.  Lleve repuestos el día de su presentación. 
2. Verifique los enlaces de su presentación. Practique y ensaye su presentación con la laptop y proyector que va a utilizar el día de su conferencia, para asegurarse que éstos pueden manejar suave y sin problemas los gráficos, fotos, video y sonido que contiene su presentación computarizada.  Si planea hacer enlaces en el internet le recomiendo que copie en su disco duro las páginas web que visitará, para que si por alguna razón no logra una conexión adecuada, pueda mostrar la información correctamente.  Si está haciendo enlaces entre archivos es preferible colocar todos los archivos en una misma carpeta. De esa manera todo lo que tendrá que hacer es copiar esa sola carpeta a un CD o al disco duro de la laptop. 
3. Chequee su proyector y pantalla. Practique la presentación y proyéctela en una pantalla del mismo tamaño que va a utilizar. Los colores se ven diferentes de acuerdo al tamaño de la pantalla. Las imágenes podrían verse diferentes cuando son proyectadas en pantallas de diferentes tamaños.  El error más común que cometen muchos dictantes es creer que lo que es legible en la pantalla de la laptop también lo será en la pantalla. Las fuentes de las letras tienen que ser de 24 puntos o mayor, para asegurarse que el texto será legible por todo el mundo en el auditorio.  No confie en que sus imágenes se verán bien con el proyector del hotel o del centro de convenciones.  Ocurre con mucha frecuencia que esos proyectores son anticuados (a veces, la diferencia sea solo de pocos años) ya que la tecnología de los proyectores cambia con mucha rapidez.  El problema usted lo encontrará básicamente en los colores pálidos o pasteles. Por esta razón le recomiendo que haga un ensayo previo a su presentación utilizando el equipo que le hayan facilitado en el evento o conferencia.  Otro que algunas veces causa problemas es el video.Usted debe conocer como cambiar los mandos de su laptop de CTR a LCD de manera que el video pueda ser mostrado a través de PowerPoint. Podría ser que usted vea el video en la pantalla de su laptop pero no en la pantalla de proyección.  Algunas marcas de laptop trabajan mejor con video que otras. La única forma de garantizar que el video siempre se vea es suspendiendo la pantalla de la laptop. Utilice las teclas de función para oscurecer la pantalla de la laptop de manera que la computadora se programe para ser conectada al puerto externo solamente. Luego cierre la pantalla de la laptop. Esto solo puede hacerse si usted cuenta con un control/mouse remoto ya que usted no será capaz de presionar las teclas de flechas en el teclado de la computadora portátil.  
4. Cuestione la compatibilidad de la resolución y el programa de software.  Si usted no lleva a su presentación su propio proyector LCD o DLP, asegúrese de que la resolución de su laptop va a ser compatible con la del proyector.  Siempre utilice un proyector cuya resolución nativa sea igual a la resolución nativa de la laptop. En otras palabras, si la pantalla de la laptop es XGA (1024 x 768), entonces utilice un proyector cuya resolución nativa es también XGA.  Si las resoluciones no son las mismas cuando proyecte su presentación verá que sus caracteres contienen sus bordes escalonados, perdiendo legibilidad.  Otra razón del por qué es necesario ensayar la presentación con el proyector que va a utilizar es que muchos proyectores no soportan el mismo número de colores que las laptop.  Como consecuencia de esto, las marcas de agua y los pasteles tienden a desaparecer. Si usted tiene que depender de otros proyectores no utilice marcas de agua en sus fotos. Si está utilizando un equipo prestado, verifique que el programa de software es compatible con el suyo.  Haga preguntas específicas para asegurarse. Por ejemplo, si su presentación fue hecha con la versión 2003 de PowerPoint y el equipo que le prestan tiene instalado PowerPoint 2000  ó 97, no podrá correr su presentación a no ser que la haya guardado en una de esas dos versiones.  Otra situación a tomar en cuenta es la cantidad de memoria RAM que posea el equipo, si esta no es adecuada (por lo menos 256 MB) su presentación correrá lentamente y en el peor de los casos no correrá para nada.  Para asegurarse que estos tipos de problemas no ocurran, siempre, siempre, llegue temprano al salón de conferencias y haga un mini ensayo.  
5. Practique utilizando el control/mouse remoto. Esto es algo esencial. No le recomiendo a nadie que se pase toda su presentación presionado la barra espaciadora o las teclas de flechas pegado a la laptop.  Tampoco recomiendo que esto lo haga otra persona.  Usted debe tener el control total de su presentación electrónica. Usted y solamente usted sabe como espaciar sus diapositivas.  El ver y escuchar a un dictante decirle o señalarle a otra persona que pase el siguiente diapositiva, o peor aún la repetición monótona de “próximo, por favor” es totalmente innecesario con la tecnología disponible actualmente.  De manera que cómprese un control/mouse remoto y practique con éste. Con la ayuda de este dispositivo, usted puede hacer su presentación suavemente y sin escollos, avanzando cada diapositiva sin necesidad de parar. La utilización de la barra espaciadora de la laptop hace que usted rompa el contacto visual con su auditorio, tener que caminar hacia la computadora y buscar la tecla correcta que presionar. 

Consejos Técnicos 

• Aparee la tecnología con el mensaje.  No permita que la tecnología oscurezca al mensaje.  También asegúrese que su personalidad puede equipararse con las diapositivas que el auditorio está observando.  He visto diapositivas de alta tecnología junto a un presentador monótono. Como consecuencia, si se compara al dictante con las diapositivas éste se verá  y sonará peor que nunca. 
• Cree un icono de atajo (Shortcut Icon).   Coloque un icono de atajo de la presentación en el escritorio. Le será más fácil comenzar y se verá más profesional. 
• Consiga un corrector.  Busque a alguien para que revise sus diapositivas y corrija errores de ortografía e inconsistencias. Esto es muy difícil de hacer si usted prepara sus diapositivas la noche anterior, está cansado y tiende a no notar errores.  Resulta muy embarazoso que sea el auditorio el que encuentre los errores. 
• Practique los atajos.  Asegúrese que usted sabe ir a una determinada diapositiva si le hacen alguna pregunta.  Practique con el mouse y el teclado. Generalmente con pulsar el número de la diapositiva y presionar enter,  se logra llegar a la diapositiva deseada. Esto significa que usted necesita de una copia en papel para saber el número de la diapositiva. Una vez que usted ha tomado el tiempo necesario para considerar la sugerencias mencionadas anteriormente, usted estará preparado para cualquier tipo de contingencia.  Usted se verá más profesional y ganará  mayor credibilidad frente a su auditorio.

Ahora bien, ¿Qué necesita usted hacer el día de su presentación?

Consejos antes de una Presentación Electrónica 

• El Salón de Conferencias Estas son algunas recomendaciones específicas en relación al salón de conferencias, de lo que hay que hacer el día de la presentación electrónica. 

1. Verifique la disposición del salón.  Si las condiciones lo permiten, cambie la disposición del salón si no conduce a su estilo de presentación. Mueva los asientos. Esta es su charla. Disponga del salón de manera que usted tenga las mayores posibilidades de éxito.  
2. Verifique la vista de la pantalla. Si la pantalla no es lo suficientemente grande, póngala sobre una mesa o silla. De esa manera las personas sentadas en el fondo del salón podrán ver la parte baja de la pantalla.  
3. Arregle las luces, si es posible. La disposición de las luces en algunos salones puede ser fantástica. En estos casos hay botones que apagan las luces de diferentes áreas del salón.  En otros salones la disposición de las luces puede ser terrible, con bombillos que brillan sobre la pantalla y que enmascaran sus mensajes. En ese caso, pida que esos bombillos sean apagados y si no hágalo usted. 

• La Laptop 

1.      Conecte su laptop. Tenga su batería cargada completamente por si acaso sea necesario utilizarla por algún tiempo. Pero no utilice su batería para hacer su presentación completa. Conéctela al tomacorriente y haga un pequeño ensayo de su presentación.  Apáguela y vuelva a conectarla iniciándola, déjela en modo de reposo, lista para iniciar la presentación. 

2.      Apague ciertas funciones. Apague el salvador de pantalla (Screen Saver). La forma más fácil de hacer esto es presionando el botón derecho del mouse sobre el escritorio, vaya a propiedades  (properties)  y luego a salva pantalla (screen saver). Apague cualquier cuadro de diálogo que no sea necesario. 

3.      Posicione su laptop y colóquese en posición.  Coloque la pantalla de la laptop fuera de la vista del auditorio y de la luz del proyector.  Planifique dos lugares donde usted se va a parar, de manera que no obstruya la vista del auditorio hacia la pantalla y las diapositivas. 

4.      Mueva o coloque cinta adhesiva a los alambres sueltos. Posicione y coloque cinta adhesiva (duct tape) a lo largo de los alambres de manera que usted no tropiece con ellos. 

5.      Pruebe su fuente de electricidad. Asegúrese que ambos terminales del cable eléctrico estén dentro del tomacorriente.  No planee dar su conferencia con su batería, asegúrese siempre de estar conectado a una fuente de electricidad. 

6.      Una vez conectado todos los cables, no los quite. Después de haber colocado el equipo y haberlo probado, no lo desconecte. Si lo hace puede hacer que no funcionen algunas cosas. Si los colores no se ven bien en la pantalla, puede ser que algún conector no esté totalmente dentro o bien enchufado. Dicho esto, algunas personas apagan sus computadoras y las vuelven a prender antes de hacer la presentación, con el propósito de liberar la memoria RAM, de manera que la presentación corra suavemente. 

Otras consideraciones que hacen la diferencia 

·        Tenga un plan de contingencia listo.

·        Mantenga los líquidos alejados de su laptop.

·        No preste su laptop ni la comparta.

·        Utilice el puntero solamente si es necesario. 

Consejos Durante una Presentación Electrónica 

• El Dictante parado a un lado de la Pantalla.  Cuando usted se para a un lado de la pantalla, está forzado a hablar y gesticular acerca de los diversos temas e imágenes en la pantalla. La ventaja es que todo el mundo en el auditorio está obligado a mirar al mismo punto. La desventaja es que usted podría tender a hablar hacia la pantalla y no hacia el auditorio.  Los dictantes tienden a terminar sus oraciones mirando hacia la pantalla, y no mirando a alguien en el auditorio. Este es un tipo de conducta que diferencia al novato del dictante impactante. Un dictante efectivo siempre termina mirando a alguien en el auditorio y nunca a la pantalla. Un dictante impactante también menciona los puntos e imágenes que están en la pantalla de manera que el auditorio pueda seguirlo.  No pretenda que la imagen no está en la pantalla. Mire activamente la imagen junto con el auditorio, luego discuta que es lo que significa. Su auditorio está mirando la imagen, de manera que mire usted también. Sin embargo, no es recomendable pararse al lado de la pantalla si usted se encuentra muy alejado del auditorio. 
• El Dictante parado al frente de su Laptop.  Algunos presentadores colocan la laptop en una posición en frente de ellos de manera que pueden utilizar la pantalla de la computadora como apuntador.  De esa manera son capaces de mirar los ojos de los miembros del auditorio más fácilmente.  Es una ventaja pararse cerca del auditorio pero tiene la desventaja de que se pueda tender a mirar más a la pantalla de la laptop que al auditorio.  Trate de no mirar hacia la computadora mientras habla.  Algunos dictantes colocan un monitor de referencia en el fondo del salón. Este monitor tiene exactamente la misma imagen que el proyector. De esa manera, esos dictantes no se tienen que voltear y nunca quitan la vista hacia el auditorio.  Un monitor de 20 pulgadas es más que suficiente para ver bien los títulos y viñetas. 
• Utilice un Control/Mouse Remoto En mi opinión todos los dictantes requieren del uso de un control/mouse remoto. ¿Por qué?

(1) Usted no está restringido al área de su laptop;  

(2) No provoca distracción al tener que presionar la tecla de avance en la laptop;  

(3) No distrae al auditorio al tener que caminar hacia su computadora para avanzar manualmente las diapositivas;  

(4) Evita el tener a alguien y decirle “próximo” para avanzar las diapositivas, pues se hace monótono y rompe con el flujo de la charla;  

(5) No podrá utilizar efectivamente ciertas animaciones si tiene que operarlas desde su computadora y  

(6) El no usar un control/mouse remoto quita impacto y profesionalismo al presentador.  

Cuando usted compre un control/mouse remoto practique con él con anticipación a su charla.  Muchos de los control/mouse remoto en el mercado tienen un puntero láser incluido, pero tenga cuidado, pues muchos tienen el punto muy pequeño y no se muestran bien en la pantalla.

Presentaciones Electrónicas

Las tradicionales diapositivas están dejando paso a los formatos electrónicos, sobre todo los dispositivos de proyección directa.  Existen muchos motivos para este cambio.  Por un lado el motivo económico, ya que pese a su alto costo inicial, estos proyectores no requieren de carouseles fotográficos ni revelado.  Además se evitan los problemas ocasionados por tener que hacerlas, disponer de cámaras fotográficas con trípode, o impresoras especiales de alto costo. Otra ventaja es la posibilidad de actualización, adaptación y mejora continua de nuestras presentaciones sin necesidad de volver a efectuar todo el proceso. Esto incluye los cambios de ultima hora que pueden ser muchas veces necesarios. 

A la hora de la proyección, este método permite una amplia gama de efectos, que  si se utilizan bien pueden resultar muy útiles. Estos incluyen las transiciones  y progresiones, y el uso de "elementos" multimedia. La resolución es variable, desde los 640 x480 ppp del sistema VGA hasta los 1600 x 1200 del UXGA.

Si se presentan radiografías, el mínimo necesario es  el SVGA (800 x600).  Debemos siempre tratar de equiparar la resolución de nuestras imágenes a las del proyector que vamos a utilizar.  Si la imagen de origen es de mayor resolución, el resultado será comprimido, por lo que sufrirá la calidad. Por el momento, el principal inconveniente es la escasez de dispositivos  de proyección, ya que  su precio actualmente es un poco elevado. 

Los aspectos tecnológicos de las presentaciones electrónicas no necesitan ser intimidantes. Todo lo que uno tiene que hacer y no hacer para el diseño, organización y presentación que he discutido anteriormente y que seguiremos discutiendo en las próximos artículos.

En los siguientes apartados le daré unas pautas a seguir de manera que usted logre producir una presentación electrónica impactante.  

Una presentación generada por computadora se diferencia de las transparencias y diapositivas de 35 mm. en cuatro aspectos: 

• Se necesita una computadora portátil (Laptop). Sin embargo, esto está cambiando pues están apareciendo en el mercado proyectores que no requieren de computadora.

 

• Necesita aprender a utilizar las transiciones, movimientos y animaciones de manera apropiada. Las transiciones adecuadas, las construcciones y animaciones de texto y objetos bien utilizados pueden ayudar a enfatizar su mensaje y perfeccionarlo. Las presentaciones computarizadas pueden incluir efectos de animación en tercera dimensión (3D) y videos clips. Una presentación electrónica dinámica puede significativamente aumentar el nivel de retención del auditorio.   Pero, ¡cuidado!, el presentador novicio o sin experiencia, tiende siempre a incluir todos los tipos de animaciones, transiciones y efectos especiales una vez que aprende a utilizarlos o los descubre.  El resultado es predecible. El auditorio recibe una presentación animada, pobremente dirigida, que se aleja de su objetivo principal o mensaje. El auditorio se va confundido acerca del propósito de la conferencia o se enfoca en la nueva tecnología gráfica y se olvida del mensaje.  Si usted utiliza animaciones para texto o imágenes, entonces utilízelas para contar su historia.  En muchas ocasiones he visto presentaciones donde la animación que se le da al texto, principalmente al de listas de viñetas (bullet lists), ocurre todo de una vez, sin que el presentador hable, como si estuviera esperando él mismo para poder leer sus propias diapositivas. Esto es bien aburrido si ocurre diapositiva tras diapositiva. 

• Necesita hacer más planificación con respecto a los equipos. Esto se aplica cuando el auditorio es mayor de cinco personas. Usted tiene más planificación si el auditorio es amplio ya que en un auditorio menor de cinco personas solo va a requerir de la computadora portátil y exponer su presentación en la pantalla de la laptop. Para auditorios más grandes las opciones son mayores y dependen del tamaño del auditorio, la importancia de la presentación y del presupuesto. 

• Usted necesita saber cómo utilizar el equipo. Los proyectores de diapositivas de 35 mm. y los retroproyectores son  fáciles de utilizar. Es muy poco lo que puede ir mal con estos equipos pues son de baja tecnología. No es lo mismo con las presentaciones generadas por computadoras. Cuando ocurra algún problema con los equipos (laptop, proyector de data-video) usted tiene que tener una mínima idea de cómo repararlos o reprogramarlos.  Si usted no sabe, podría terminar sintiéndose y aparentando incompetente y mal preparado frente a su auditorio. 

Ventajas de las Presentaciones Electrónicas 

Día a día son más los equipos de presentaciones electrónicas que se venden. Aparentemente todo el mundo está invirtiendo en estos equipos y son utilizados cada vez más en los eventos científicos.  

El motivo está claro, las presentaciones generadas por computadoras poseen numerosas ventajas: 

·        La facilidad de hacer cambios posibilita el poder individualizar una presentación para un auditorio específico.  La facilidad de poder utilizar imágenes del Internet hace relativamente simple añadir un logo, una foto y palabras dentro de la diapositiva.  

·        Las animaciones, los efectos visuales y las transiciones en las diapositivas ayudan a mantener la atención del auditorio. Los resultados pueden ser impresiones más duraderas y mayor retención del mensaje. 

·        El presentador puede hacer que los miembros del auditorio interactuen en la presentación, al hacer que éstos escojan cuales temas cubrir. 

·        La sofisticación de la presentación le da al presentador una imagen de ser un individuo tecnológicamente avanzado. 

·        El presentador puede llevar al auditorio a tours electrónicos en páginas web, catálogos y base de datos. Con estas ventajas potenciales también vienen riesgos, muchas veces producto de la sobre-utilización de la tecnología.

Es muy común el querer sustituir la falta de contenido con los bombos y platillos de PowerPoint o de cualquier otro programa de presentaciones.  El abuso de utilizar demasiados efectos especiales llega a aburrir al auditorio. Mi intención ha sido la de proveer ideas y guías para que usted pueda utilizar la tecnología efectivamente de manera que pueda convencer a su auditorio sobre su mensaje. Para el novicio y no pocas veces para el más avanzado de los presentadores, la tentación es utilizar la mayoría de estas herramientas simplemente porque están ahí.

Por esta razón le sugiero que utilice estos nuevos artilugios solo cuando genuinamente mejoren el mensaje que usted está transmitiendo. 

El Auditorio y las Presentaciones Electrónicas 

Puede ser que usted haya gastado una fortuna comprando el último equipo de presentaciones electrónicas y esté creando presentaciones excitantes, pero no es el equipo o el diseño de una presentación lo que cuenta, sino más bien su relación con el auditorio.  Aquel que se queda envuelto en la tecnología va a pasar más tiempo mirando y hablando hacia las diapositivas y no al auditorio.

Es por esta razón que usted debe asegurarse de que pueda lograr una buena conexión con el auditorio. Sea espontáneo, no programe cada momento.  

Deje que las reacciones del auditorio determinen el paso de su presentación. Usted necesita ser una persona viviente que respira frente de todo el mundo. Muestre su humanismo y su auditorio lo aceptará.  

Cuando piensa primero en su auditorio, su preparación y exposición serán auténticas. Su auditorio reaccionará favorablemente si ellos piensan que usted ha pensado en sus intereses.  

Como verá más adelante, la mayoría de la gente tiene miedo de hacer una presentación o lo que es lo mismo hablar en público.  Muchos piensan que al pararse frente a un auditorio, éste espera que le vaya mal o que no le guste su presentación. Se sienten incómodos pensando en ellos mismos como el centro de atención. Dan la impresión de querer terminar la presentación lo más rápidamente posible.  Este tipo de personas les gusta utilizar diapositivas de 35 mm., ya que el salón al encontrarse oscuro, el auditorio se fijará más en las diapositivas y no en el dictante.  

Cuando se comenzó a utilizar el retroproyector con transparencias de acetato, los presentadores vieron que realmente era necesario mirar al auditorio y se dieron cuenta que el público les estaba prestando atención.  Para muchas personas esto constituyó un problema, se sintieron sumanente nerviosos ya que la mayoría no había ensayado su presentación en voz alta antes de su exposición en público y no sabían que decir  o como sonaría su voz en el salón. 

Al principio de la utilización de las presentaciones electrónicas también  se requería de un cuarto oscurecido de manera que los dictantes sin preparación y nerviosos se sintieron felices de nuevo.  Pensaron que lo más importante era hacer una presentación computarizada bien creativa.  Creían que la sofisticada presentación electrónica no requería de la necesidad de conectarse personalmente con el público.  También pensaron que con gráficos complejos, colores preciosos y efectos increíbles, convencerían al auditorio de que sus productos o ideas eran las mejores.

Hoy día, esta situación ha cambiado. Nada sustituye a un dictante sincero y compasivo que realmente le preocupa su auditorio y su respuesta a su exposición. Y ahora, que la mayoría de los dictantes tienen todos los efectos sofisticados, el dictante que sobresale es aquel que es entusiasta, que expresa interés genuino frente a las reacciones del auditorio y modifica el contenido de su presentación de acuerdo a estos parámetros. 

Vuelvo y repito la tecnología es solo una herramienta para permitir una mejor comunicación. Usted, como dictante, todavía tiene que comunicar, usando su voz, su cuerpo, sus gestos y la energía positiva que usted le envía a su auditorio.  

Estoy totalmente de acuerdo de que es grandioso el tener una presentación computarizada creativa y excitante. Pero si usted no muestra un verdadero interés en su auditorio, no irá muy lejos.   Este interés sale de su corazón y su propio deseo de verdaderamente satisfacer las necesidades de su público.  

Debido a que las diapositivas son poderosas, usted tiene que trabajar más fuerte para hacerle saber a su auditorio que usted se preocupa por ellos y por su tema.  En particular, usted tiene que trabajar en su voz. Su voz debe sonar confidente y entusiasta, debe pausar al final de sus oraciones de manera que su público pueda digerir lo que usted ha dicho.  También, si se encuentra proyectando en un salón a oscuras, necesita pasar algún tiempo con las luces encendidas. El auditorio tiene que verlo y ver sus gestos o lo único que recordarán de usted es su voz.  

Pero ya no necesita encontrarse en un cuarto con las luces apagadas. La última tecnología de punta permite que usted haga su presentación con las luces encendidas. Nadie más que usted, hará que usted actue graciosa y placenteramente frente a su auditorio. Ese es su trabajo y es solo suyo. Su auditorio necesita sentirse que usted se preocupa por ellos.  Cuando usted se enfoca más en su auditorio y no en usted, se sentirá menos nervioso. 

Al público le encanta sentirse parte de la presentación. Se sienten más involucrados y retienen más de lo que usted como dictante, dice.

Conozco muchos colegas que gastan millonadas tratando de mantenerse al día con la tecnología de punta de las presentaciones electrónicas.  Pero la utilización de diapositivas sofisticadas no serán suficientes en el futuro.  El éxito de una presentación no se medirá por el uso de todos los efectos especiales y todos los bombos,  platillos y maracas que utilice sino, en que tan bien se haya enfocado la presentación en el auditorio. 

La Logística en las Presentaciones Electrónicas 

Usted podrá tener la mejor de las intenciones, verdaderamente conocer los objetivos de su presentación y haber estudiado las necesidades de su auditorio.  Pero para tener éxito usted tiene que conocer su tecnología, al menos lo suficiente como para salir del paso.  Esto puede ser un poco dificultoso cuando usted se inicia en las presentaciones computarizadas o electrónicas.

Insistimos en que usted no debe utilizar equipo que no conoce.  Si ocurre un fallo en su presentación por culpa de la tecnología, usted perderá credibilidad y el mensaje que usted esté tratando dejar también.  

Esté siempre preparado para fracasos y contingencias. Esto es más seguro mientras más sofisticada sea la tecnología. Esto se basa en la Ley de Murphy (Si algo ha de salir mal, así será...)

Para comenzar, nunca trate de utilizar un software de presentaciones con el que usted no esté familiarizado o que no lo haya utilizado anteriormente. Le podría ocurrir un problema durante su presentación que usted no sería capaz de reparar.  Podría ser que otra persona le haya preparado la presentación o que usted no tenga experiencia con el programa. 

Es muy difícil que su auditorio lo tome seriamente, si usted no sabe manejar mínimamente el software o el equipo. Tome clases, vea un video. Lea libros. Practique antes del día de la presentación con el equipo y programas que vaya a utilizar.  Si no tiene tiempo de aprender, lleve a su conferencia a la persona que le preparó la presentación. Pero, por favor, no cuente con que la tecnología vaya a  hacer el trabajo por sí sola. 

Haga que alguien le enseñe a manejar el equipo. Averigüe cuales problemas podrían ocurrir con éste y aprenda que hacer para solucionarlos.  Trate de hablar con alguien que lo haya utilizado anteriormente y pregúntele que ha ocurrido mal. Es un compromiso con su auditorio asegurarse de antemano que todo saldrá bien. 

Diapositivas 35 mm.

Las diapositivas de 35 mm. o tradicionales, siguen siendo el mejor formato no electrónico. Permiten gran calidad de imagen, y evitan los problemas de conexión  de computadoras,  de compatibilidad, y muchos de los problemas que trae consigo la alta tecnología. Los medios para realizarlas están al  alcance de cualquiera.  Solo se requiere computadora con un programa de textos o  gráficos, y una cámara fotográfica. Después de elaborar la presentación en la computadora, pueden utilizarse las grabadoras de película, que ofrecen una gran calidad de imagen, y están  disponibles en muchos centros.  Suele ser bastante lenta la impresión, sobre todo  si la diapositiva contiene imágenes, o lo hacemos con alta resolución (desde 2  minutos por diapositiva hasta horas). El precio de la grabadora de películas o impresora es muy elevado.  

Otra posibilidad más económica es hacer las fotografías directamente desde la pantalla de la computadora. Se necesita utilizar trípode, oscuridad completa en la habitación, y  tiempos de exposición largos (para evitar el efecto de barrido). La calidad suele ser muy aceptable. 

Al igual que las transparencias las diapositivas de 35 mm. han sido utilizadas con mucha frecuencia por los dictantes.  

Las diapositivas de 35 mm. son buenas para presentar casi cualquier cosa, pero son especialmente buenas para presentar imágenes a color. También son de las más fáciles de crear, pero requieren de algo de tiempo para la creación y producción. Las diapositivas bien diseñadas siempre parecen profesionales.  Son ideales para presentar colores reales y detalles agudos, especialmente si usted utiliza películas fotográficas de alta calidad.  Las diapositivas son pequeñas y compactas y de hecho para una conferencia de una hora caben en una cajita.

En los congresos y convenciones siempre se ha dispuesto de proyectores y en ocasiones hasta de los carouseles necesarios. Las diapositivas se presentan con más frecuencia en el formato horizontal con una relación 3:2.  Para poder sacar ventaja completa a este formato prepare sus imágenes en esa misma proporción.  Esto es bastante fácil de lograr si está utilizando un programa de software de presentaciones o está tomando fotos en película utilizando película de slides o dispositivas. Las diapositivas son ayudas visuales extremadamente versátiles que permiten al dictante compartir con su auditorio, imágenes fotográficas, dibujos y otras formas de arte, palabras, números, tablas, gráficos y demás. 

Hace unos 30 años las diapositivas eran muy costosas y consumían mucho tiempo para producirlas. Hoy con la ayuda de las computadoras y los programas de software de presentaciones y de texto, se ha reducido considerablemente el costo y el tiempo para producirlas. Las diapositivas tienen la ventaja sobre las transparencias de permitir un flujo continuo y suave de la presentación y también de facilitar una transición de las imágenes.  Ellas también tienden a ser estéticamente más placenteras. 

Cuando utilice los slides o diapositivas asegúrese de que éstos se encuentran en la secuencia y orientación correcta antes de iniciar la conferencia. Nada es más irritante en una conferencia que una diapositiva fuera de lugar o una invertida o al revés y que tenga que ser arreglada.  Si alguna vez le pasa esta situación es preferible quedarse callado y seguir hacia la próxima diapositiva  y nunca, nunca pedir excusas a su auditorio. 

Las diapositivas marcadas con un punto de orientación  con tinta permanente en el marco en la esquina inferior izquierda serán proyectadas correctamente cuando cada diapositiva es colocada en el carousel con el punto de orientación mirando hacia atrás en la esquina superior derecha. También es buena idea escribir en lápiz el número de la diapositiva para no perder la secuencia o también escribir su codificación, si tiene alguna..   

Si usted tiene una conferencia importante es preferible que usted lleve sus diapositivas ya dispuestas en sus carouseles debidamente marcados sus secuencias y orientación derecha-izquierda, si la presentación va a  ser a dos proyectores. 

Otro factor a tomar en cuenta con el uso de diapositivas es la iluminación del salón. Si el salón cuenta con amortiguadores de luz (dimmers), es preferible no oscurecer más de lo necesario el salón para que las diapositivas puedan ser vistas claramente. La oscuridad invita al auditorio a soñar despierto o a dormir. En el caso de que no haya amortiguadores de luz se pueden apagar las luces cercanas a las pantallas  y dejar encendidas las luces de atrás.  Si esto no es posible debido a que las luces del salón sólo pueden apagarse o prenderse, le recomiendo eliminar las bombillas cercanas a las pantallas, previamente a la presentación. 

Cuando en una conferencia se presenta la situación de que no es necesario presentar alguna diapositiva, es preferible apagar el proyector y prender las luces del salón. Si usted deja proyectada en la pantalla una diapositiva que ya ha descrito o que ha agotado el tema que cubre la diapositiva o peor aún, deja la pantalla iluminada, esto constituye una distracción y es poco probable que el auditorio le preste atención.  Por otro lado, generalmente los proyectores tienen un abanico que muchas veces puede ser  muy ruidoso y apagarlo podría ser un alivio.  El cambio de iluminación en el salón de acuerdo con las necesidades del dictante, también ayuda a mantener el auditorio más alerta y prestar más atención. 

Los tres prerrequisitos más importantes de las diapositivas son: 

1. Limpias
2. Simples
3. Necesarias

Las diapositivas con rayones, manchas, ilustraciones mal dibujadas o errores tipográficos reflejan descuido y chapucería de parte del dictante. Las diapositivas que obviamente fueron preparadas con rapidez y sin precisión son presagios para una presentación pobre.  Las diapositivas limpias son tan importantes como el aspecto personal del dictante, son interpretadas como signos de si el dictante es un descuidado o por el contrario es consciente del detalle y la estética. 

Las diapositivas, como cualquier otra ayuda visual, deben concentrarse en un solo punto focal.  Usted, como dictante debe recordar que las imágenes que se muestran durante una conferencia son diferentes a las de un documento escrito.  Las diapositivas sirven un propósito diferente: comunicar conceptos y datos a un auditorio de manera audiovisual. Es por lo tanto imposible tomar una ilustración de un libro sin modificarla para que sea más comprensible visualmente y pueda ser elaborada verbalmente con un título y posiblemente un resumen.  Como regla general las ilustraciones en los libros y revistas son más elaboradas y complicadas por razones de espacio. Sin embargo durante una presentación oral el auditorio tiene una oportunidad limitada para examinar los datos, mientras que al mismo tiempo tener que concentrarse en el dictante. La presentación de datos complejos durante una conferencia no podrán ser completamente asimilados por el auditorio a no ser que el dictante los separe en una serie de constituyentes simplificados.  

Es necesario evitar diapositivas que contengan múltiples paneles de información y es por lo tanto preferible que éstos se presenten en secuencia de diapositivas individuales y si se quiere, después de mostrarlos en secuencia, se podría presentar una diapositiva donde se muestren todos los paneles y sus interrelaciones o comparaciones.  Si se ha de utilizar gráficos estadísticos los ejes deberán estar claramente rotulados y en muchas ocasiones será necesario sacrificar un poco de precisión para poder lograr claridad,  y ser breve y simple. 

Otra recomendación es la de tratar de no mostrar tablas, algo que con mucha frecuencia vemos en las presentaciones de tesis, para presentar este tipo de datos es preferible utilizar gráficos estadísticos.  Las tablas basadas en filas y columnas es una forma excelente de mostrar datos en los medios escritos, pero cuando se hacen en una presentación con diapositivas, ésta se muestra sobrecargada.  

Otro aspecto que he visto con mucha frecuencia es la preparación de diapositivas con letras prácticamente invisibles o microscópicas que están perdidas en un vasto océano de luz.  Asegúrese de que sus diapositivas sean diseñadas de manera que la imagen llene la pantalla y que esté adecuadamente rotulado o etiquetado si se trata de estadística. Una de las reglas más importantes que le repito constantemente a mis alumnos es que ¡LAS LETRAS DE LAS DIAPOSITIVAS NUNCA SON DEMASIADO GRANDES! 

La Composición de las Diapositivas

En una presentación con diapositivas, junto al dictante y la charla, las diapositivas llevan la comunicación.  La calidad debe ser buena para poderle ofrecer un adecuado apoyo al dictante.  Cuando usted comience a hacer sus diapositivas, hágalo con tiempo, de manera que pueda rehacerlos si necesita mejorar la calidad o el contenido. Con muy pocas excepciones, una presentación científica con diapositivas consistirá de fotografías, diapositivas de texto, y presentación de datos en tablas y gráficos. Una mezcla de este tipo de diapositivas es más interesante que todas de un mismo tipo.  Las fotografías pueden proveer información, ser utilizadas como transiciones, o como un refrescante visual en el caso que la presentación esté muy cargada de datos o diapositivas de texto.  

Es recomendable que en su trabajo, ya sea clínica, hospital o laboratorio usted mantenga una cámara lista para así poder ir ilustrando el tema que haya escogido para presentar.  Por lo menos hoy día, en el área de la Odontología, la presencia de la cámara fotográfica como herramienta diagnóstica y de fichado es imprescindible.  

Para una presentación con diapositiva utilice siempre película a color.  Si usted no es muy versado en cuanto a la fotografía, le recomiendo que se lea alguno de los numerosos libros que hay para principiantes.  Léalos,  pero como cualquier otra habilidad usted requerirá de práctica. Si usted no tiene una experiencia extensa en fotografía, adquiera una cámara e inscríbase en un curso corto, lea las instrucciones empacadas con la cámara y con los diferentes tipos de películas, haga preguntas a colegas y más que nada prepárese a tomar muchas fotografías.  

Cuando tome una fotografía, visualice su producto final; la imagen está en su visor. Tome diferentes tomas del mismo sujeto con aperturas y tiempos de exposición ligeramente diferentes para así ir logrando lo que usted quiere obtener. Asegúrese del tipo de película que va a utilizar pues básicamente las hay de dos tipos: para diapositivas y para papel. Las tomadas con películas para diapositiva pueden imprimirse en papel pero las tomadas con papel a no ser que sean escaneadas no se pueden convertir en diapositivas. 

En la fotografía para presentaciones, uno debe asegurarse que el sujeto que usted quiere mostrar, domina la foto, muchas personas toman fotografías muy alejados de sus sujetos e incluyen demasiado fondo, que nada tiene que ver con lo que se está fotografiando. Por ejemplo, están tomando una fotografía anterior de la boca y sale más nariz que dientes. 

Claro que el fondo es importante. Es necesario que coloque a su sujeto en contra de un fondo sólido. La luz es importante tanto para fotografía en interiores como en el exterior.  Afuera, el sol podría ser muy brillante, o puede producir sombras pesadas que ocultarían su sujeto. Verifique  la profundidad de campo y asegúrese que su sujeto está dentro del área que está en foco. 

Muchas de sus diapositivas serán de texto, es decir, diapositivas de título, palabras claves, datos en tablas  y dibujos. Ya sea que usted está produciendo las diapositivas con grabadores de película o a mano, debe seguir criterios básicos sobre composición para lograr una buena calidad.  El visor de la cámara y la diapositiva que resulta tendrá una dimensión relativa en la proporción de tres unidades por dos unidades (3:2). Trate de mantener la orientación en el plano horizontal, esto es, la dimensión más larga correrá a través de la pantalla.   Llene la pantalla con palabras o símbolos seleccionados, que estén espaciados apropiadamente y que son claramente visibles en cualquier parte de un salón grande cuando la diapositiva es proyectada sobre la pantalla. 

Planifique sus diapositivas para ser vistas en un salón grande, ya que si las proyecta en un salón pequeño se van a ver igual de bien.  Como regla general decimos que una diapositiva es claramente legible cuando podemos leerla con el brazo extendido (25 pulgadas, 0.65 metros) sin ser proyectada y que puede ser leída con proyección sobre una pantalla a una distancia relativamente larga (50 pies, 15 metros).  Para adherirse a esta regla general,  no escriba texto de más de 10 líneas. Y las líneas no deben ser más largas de más de 34 espacios. 

Note el siguiente ejemplo:

Objetivos   Para componer ayudas visuales legibles y atractivas Para conservar  tiempo y costo en producción de diapositivas

 Este ejemplo está compuesto de tres líneas verticales, y la línea más larga contiene 25 caracteres horizontalmente. Esta diapositiva llena el formato 2 x 3 para las diapositivas y las 16 palabras no son muchas para que el auditorio comprenda rápidamente, especialmente si usted dirige su atención a la diapositiva con un puntero a medida que va introduciendo cada objetivo.  Más líneas o más palabras harían a la diapositiva muy pesada.   

Más adelante en otro artículo ampliaremos sobre la legibilidad de las diapositivas. 
 

¿Cómo hacer Diapositivas de Texto? 

Son numerosas las formas disponibles para hacer diapositivas de texto. Un método no es necesariamente mejor que otro; el éxito depende, primero y más que nada, en la composición de su diapositiva.  Ninguna técnica o película hará una buena diapositiva de una copia pobremente compuesta. Después de la composición de la diapositiva, la efectividad de ésta dependerá de su juicio y de su habilidad en utilizar el proceso escogido. Para hacer diapositivas fotografiadas manualmente con una cámara sujetada por un trípode o colocada en un soporte de ampliadora, asegúrese de llenar el visor como usted llenaría la pantalla. 

Su cámara (35 mm.) debe estar equipada con un lente macro para fotografías de acercamiento (close-up). Nivele la cámara y asegúrese que la copia es paralela a la cámara y está en foco.  En muchos casos es buena idea utilizar un cable conectado al disparador de la cámara para evitar que ésta se mueva al momento de tomar la fotografía.  Se pueden utilizar diferentes tipos de película. Por ejemplo el Kodak Vericolor puede proveer diapositivas con varias selecciones de color para el fondo.  

Dependiendo de su equipo, usted puede también producir diapositivas de calidad con película blanco y negro de alto contraste embellecidas con un gel de color transparente o utilizando una película de reverso (Reversal film) que crea una imagen positiva.  Los tintes  o hasta colores vegetales de cocina pueden utilizarse para darle color a las letras en un negativo de blanco y negro. Muchas de las ideas que he mencionado ya están en desuso desde que aparecieron las computadoras, los software de gráficos  y los grabadores de película, pero cuando el presupuesto y los equipos son limitados, no se desespere, usted puede hacer todavía muy buenas diapositivas.  

Las computadoras han hecho que la creación de diapositivas sea más fácil. Las diapositivas pueden ser fotografiadas directamente de la pantalla, pero hay que tomar ciertas precauciones para obtener copias claras.  Un monitor con pantalla plana no requiere compensación para la curvatura, pero asegúrese que el tamaño de las letras es el apropiado (mínimo 24 puntos) y siempre utilice un trípode para evitar que se mueva la cámara.  

Experimente con la velocidad y la apertura y use un fotómetro.  Si es posible, y su presupuesto se lo permite, utilice un grabador de película (film recorder). Este dispositivo produce las imágenes electrónicamente gracias a un programa de software que contiene. Ya sea que usted obtenga sus diapositivas manualmente o a través de un grabador de película, mantenga en mente los estándares de la composición de diapositivas. Aunque su computadora puede producir múltiples cuadros, colores, sombras y detalles intricados, una diapositiva simple es todavía la mejor diapositiva.  

Las imágenes prediseñadas (clip-art) pueden ayudar o dañar una diapositiva. Un logo limpio que no obstruya la vista o un símbolo de viñeta simple puede añadir a la comunicación, pero que no se le vaya la mano con las ilustraciones; éstas pueden sobrecargar una diapositiva que de otra manera era perfectamente buena.  Usted quiere que su auditorio se concentre en el mensaje que trae la diapositiva, comprenda la idea en pocos segundos, y mantengan la atención en lo que usted está diciendo. No permita que ese enfoque sea distraído por algo hábil que su programa de computadora haría. Cualquier método que utilice haga una prueba primero para ver cómo puede usted obtener mejores resultados.

Consulte con colegas y amigos y obtenga el que más pueda satisfacer sus necesidades y presupuesto. Las diapositivas y otras ayudas visuales pueden contribuir al éxito de una presentación oral. Pero es mejor no utilizar una ayuda visual que cuando dicha ayuda visual es mala.  En casi todos los eventos científicos que he asistido, he sido testigo de por lo menos un dictante que ha proyectado una diapositiva totalmente ilegible y que le ha dicho a su auditorio, “me excusan de que esta diapositiva está mala...pero aquí ustedes pueden ver...” luego el dictante procede a explicar algo que yo ni nadie puede ver.  

Por favor no se excuse, no pida excusas por presentar una ayuda visual mala; porque si es mala, ¡NO LA USE!

POSDATA. No se si esta es una buena o mala noticia, pero desde el año 2004 la gigante empresa Kodak dejó de producir los proyectores de diapositivas y para el año 2009 dejará de producir películas para diapositivas. ¿Es progreso? No lo sé, pero nos dirigimos aun mundo totalmente digital donde prevalecerán las presentaciones electrónicas y las diapositivas de películas serán cosa del pasado.

Dr. Pedro A. Ricart Reyes.

Cámara de Documentos

Las Cámaras de Documentos (también llamadas Presentadores de Documentos) están rápidamente reemplazando a los retroproyectores para transparencias, como una manera de mostrar información visual al auditorio. 

Las cámaras de documentos emplean pequeñas cámaras de video montadas en un brazo sobre una superficie plana iluminada por focos colocados de cada lado,  o por una luz difusa desde abajo o a veces utilizando ambas iluminaciones. La superficie plana  (9 x 12 pulgadas) es un escenario sobre el cual el material puede ser colocado para ser proyectado.

La cámara de video saca video compuesto (NTSC) similar al de una videograbadora VHS, S-Video (una señal de mayor calidad), RGB video (estándar de video para monitores), o los tres juntos.  Estas cámaras típicamente capturan entre 320 y 700 líneas horizontales de televisión  siendo 450 líneas lo más común. Como punto de referencia el estándar de la televisión comercial es de 525 líneas horizontales.

De manera que muchas cámaras de documentos ofrecen menos resolución que las imágenes de televisión normales. La mayoría emplean tecnología digital como aquellas encontradas en las cámaras de video modernas.  Algunas pueden aceptar entradas de video o audio externos.  Estos sistemas se diferencian del retroproyector en cuatro características: 

1. Las cámaras de documentos requieren imágenes opacas y no transparentes (muy parecido al arcaico opascopio). 
2. Las cámaras de documentos permiten mostrar objetos de tres dimensiones pequeños, así como también fotografías, arte plano, gráficas, tablas y listas de texto.
3. Las cámaras de documentos típicamente tienen dispositivos de auto-foco que permiten el acercamiento (zoom) 8x y 12x .
4. Las cámaras de documentos producen imágenes para ser mostradas en televisión, proyectores de video, monitores de computadora y para transmisión a través de video comprimido.

 Debido a estas diferencias, los materiales a ser utilizados por las cámaras de documentos deben ser preparadas de manera diferente que aquellas utilizadas en el tradicional retroproyector.  

Sugerencias para la Preparación de las Imágenes

1.          Una alternativa para preparar material para ser utilizado con una cámara de documentos es utilizar un programa de software para presentaciones como PowerPoint, Persuasion o Astound.  En la mayoría de los casos un procesador de texto como Word o WordPerfect trabajará tan bien o mejor.  Las tablas o gráficas pueden ser preparadas con algunos procesadores de palabras o con herramientas como Excel, Harvard Graphics, Corel Draw, Canvas, Delta Graph y otros.  Cualquiera que usted utilice revise los puntos más adelante, antes de empezar. 

2.          Prepare las ilustraciones y el material de texto utilizando el formato horizontal. El formato para televisión es de 3:4 (esto es  3 unidades de altura y cuatro unidades de anchura).  Esto casi corresponde al formato de impresión “landscape”  u horizontal común en los programas de computadora.  El papel normal es apropiado cuando es utilizado horizontalmente (8.5 x 11 pulgadas), pero no cuando es utilizado verticalmente.  Utilice márgenes de por lo menos 1 pulgada para el tope y la base y al menos 1.5 pulgadas para los márgenes derecho e izquierdo. Esto le da un área de trabajo de 6 pulgadas de alto por 9 pulgadas de anchura. 

3.          Imprima el material en un papel sin brillo utilizando una impresora láser o de chorro de tinta de buena calidad.  El color puede ser de utilidad (véase más adelante), pero no necesario. Cuando el papel blanco es utilizado con una cámara con luz difusa por debajo ofrece una textura placentera.  Si no se dispone de luz difusa por debajo, utilice papeles de colores pastel (el azul claro trabaja muy bien).  Es de muy buena idea probar los papeles coloreados ya que la versión en video del color casi siempre difiere de lo que usted ve directamente en el palpel. 

4.          Mantenga de manera consistente los fondos y formatos. Generalemente el texto negro en un fondo claro es el que mejor trabaja. Nunca utilice fondos oscuros, pues interfieren con la legibilidad del documento.  

5.          Utilice poco el texto coloreado. Los colores saturados se muestran más oscuros en el video NTSC que lo que se ven en la pantalla de la computadora.  Si se mantienen los colores simples, la mayoría de las impresoras producen imágenes razonables cuando son vistas utilizando una cámara de documentos.  Los colores de texto que pueden ser discriminados incluyen el verde, verde brillante, turquesa, azul claro, amarillo oscuro y gris claro. Otros colores podrían no ser buenos. 

6.          Si planea utilizar objetos de tres dimensiones, recuerde que éstos deben ser lo suficientemente pequeños para encajar en la base de la cámara de documentos. Si ellos son más altos que anchos, la cámara podría no enfocarlos bien, entoces considere una foto del objeto como alternativa.  Los objetos reflectivos como los de metal, vidrio y otros pueden producir un deslumbramiento que los podría hacer difíciles o imposible de ver cuando son televisados.  

7.          Siempre es recomendable hacer una prueba de los materiales que se vayan a utilizar en una cámara de documentos. Hágalo con tiempo, para de esa manera hacer las correciones de lugar.  

Sugerencias para la Presentación de Imágenes 

• Para enfocar la atención, utilice secuencias de imágenes para hacer una proyección progresiva.           
• Si planea escribir sobre las imágenes, o crear una gráfica “en vivo”, utilice papel balnco o pastel y una pluma de felpa ancha (las felpas negras trabajan mejor). Escriba las letras en grande y claras. La mayoría de las plumas y lápices no producen material legible, 
• Si quiere apuntar hacia un área de su imagen , utilice un puntero plano que no produzca reflejos (una pluma, trabaja bien), no utilice su mano, pues cubrirá toda la imagen.
• Cuando termine con una imagen u objeto, remuévalo de la vista o reemplácelo por otro.

El Dictante

Algunas veces usted puede utilizar su propio cuerpo como ayuda visual  por ejemplo, enseñando el lenguaje de señas para sordos, demostrando la habilidad de una danza moderna, haciendo trucos de magia,  haciendo una demostración de algún procedimiento, y así por el estilo.

Muchas personas encuentran que cuando presentan algún tipo de demostración, ésta les ayuda a reducir su nerviosismo, pues de esa manera tienen una salida extra de adrenalina. El hacer bien las demostraciones requiere de una práctica especial para coordinar sus acciones con sus palabras y para controlar el paso de su conferencia.  

Sea especialmente cauteloso cuando trate de demostrar un proceso que tome más tiempo que el que se le ha dado para su presentación.  

Si usted planea mostrar u proceso largo, podría tomar prestado las técnicas de los presentadores de programas de cocina en televisión. Estos trabajan a lo largo de la mayoría de los pasos para hacer un bizcocho, pero siempre tienen un bizcocho listo para ser mostrado.

Consejo

Transparencias con Retroproyector

Otro tipo de material de apoyo fácil de preparar son las transparencias para retroproyector. Estas, gracias a la tecnología actual, son muy fáciles y cómodas de elaborar y son relativamente poco costosas.  

Las transparencias han sido un método habitual de presentación y se siguen usando en la actualidad, aunque con menos frecuencia. Inicialmente se hacían en blanco y negro, y actualmente existe la posibilidad de utilizar color.  Tienen algunas ventajas, como poderse utilizar  prácticamente con la iluminación normal, o que  permiten escribir o dibujar en ellas durante la conferencia.  

Pueden resultar más fáciles de hacer que las diapositivas. Sin embargo su manejo es más engorroso, y se deterioran con más facilidad. Las transparencias son hojas transparentes de acetato que contienen palabras, números, gráficos, ilustraciones e inclusive fotos, que han sido impresas en ellas y que son proyectadas en una pared o pantalla con la ayuda del retroproyector.  

En el pasado, las transparencias casi en su totalidad consistían de páginas simples de texto. Pero actualmente casi cualquier cosa que usted produzca en una impresora de inyección de chorro de tinta (Inkjet) o una impresora láser puede ser transportada a una transparencia para retroproyector.  Aquí también el software de presentaciones y de imágenes gráficas puede jugar un gran papel.  Usted puede incorporar color, arte prediseñado (clip-art) y todo tipo de imágenes gráficas para darle vida a su presentación.  

Las transparencias tienen la ventaja de permitirle utilizar marcadores especiales durante la presentación de su conferencia para dibujar elementos como círculos, cuadrados, rectángulos o cualquier otra figura sobre su texto o imagen para resaltar o enfatizar lo que está diciendo.  Otra ventaja es que el salón no requiere que se oscurezca mucho, como en el caso de las diapositivas de 35 mm. 

Cuando las transparencias son montadas en marcos de cartón facilitan su manipulación. También es recomendable colocar las transparencias dentro de protectores especializados que permiten ordenarlas en una carpeta con argollas (Esto es lo que hago y recomiendo). Al utilizar las transparencias trate de tener espacio suficiente reservado en la mesa donde está colocado el aparato para colocar las transparencias que va a utilizar y que ya ha utilizado.

Esto ayuda para que la conferencia sea más fluida y evita movimientos torpes y poco profesionales Mantenga en la mente que es muy distrayente el mirar los visuales cuando no es relevante a lo que se está diciendo en un momento dado. Para evitar esta situación le recomiendo que mantenga cubiertas las transparencias con un papel o preferiblemente una cartulina recortada apropiadamente para esos fines, cuando no se está refiriendo al contenido de ellas.  El apagar y prender el retroproyector no lo recomiendo pues puede provocar mucha distracción y romper el suave flujo de la conferencia. La preconización de apagar y prender el aparato de proyección se hacía anteriormente porque los retroproyectores antiguos se recalentaban demasiado y también porque los abanicos hacían demasiado ruido.  

Si por alguna razón no va a utilizar las transparencias por un tiempo relativamente largo (5-10 minutos) es preferible apagar el retroproyector para no distraer al auditorio, particularmente a aquellos oyentes sentados muy cercanos al aparato de proyección. 

Las transparencias tienen la ventaja, como mencioné anteriormente, de permitirle a los dictantes añadir a la imagen proyectada durante la presentación, texto escrito a mano y dibujos o figuras simples directamente sobre ellas.  Personalmente encuentro esta práctica un poco distrayente, pues generalmente lo que ve el auditorio es la sombra ampliada de la mano del dictante, que bloquea parte de la imagen en la pantalla y esto hace que se rompa el contacto visual con el auditorio algo que nunca recomiendo.  

En estos casos prefiero que el dictante utilice el pizarrón o  la pizarra blanca cuando quiera comunicar sus ideas por escrito durante la presentación de su conferencia.  Sin embargo las trasparencias son muy efectivas cuando queremos hacerle adiciones a una figura o imagen pre-dibujada o impresa en la transparencia durante la conferencia. 

Cuando prepare sus transparencias en su impresora siempre utilice la marca de hoja  de película de acetato que recomienda el fabricante ya que la impresora se puede “comer” la transparencia si utiliza la que no es.  

Las transparencias son muy utilizadas en las presentaciones comerciales o de negocios y en las presentaciones científicas de ingenieros y matemáticos a quienes les encanta escribir datos a medida que van hablando. 

Las transparencias definitivamente son menos costosas que las diapositivas y pueden ser preparadas a último momento cuando el tiempo es limitado antes de una presentación.  No existe ninguna regla que impida utilizar las transparencias y diapositivas conjuntamente en una conferencia específica. 

En la cátedra de Inglés Técnico Médico-Odontológico tengo preparadas transparencias con imágenes impresas de los diferentes órganos y sistemas del cuerpo humano y proyecto éstas sobre la pizarra blanca y a medida que voy diciendo las partes o componentes de la imagen, puedo ir escribiendo en la pizarra los nombres de los diferentes elementos, de esa manera mantengo mejor contacto visual con mis alumnos y la clase se hace más fluida. También utilizo esta técnica para que sean los mismos estudiantes los que escriban los nombres de las partes (¡In english, of course!). 

Consejos para el uso de Transparencias  

• Se pueden producir buenas transparencias en blanco y negro que luego pueden ser coloreadas con marcadores para acetato.

 

• Utilice preferiblemente el formato horizontal o apaisado,  también llamado de paisaje, para facilitar la lectura de las transparencias por el auditorio. Este formato es más placentero para el ojo humano. El formato horizontal es aquel que es más ancho que alto. Trate de no mezclar formatos diferentes durante una presentación.

 

• Para asegurarse de la legibilidad de sus transparencias colóquelas a unos 10 pies de distancia y verifique si se pueden leer sin esfuerzo sin ser proyectadas.

 

• Preferiblemente proyecte en una pantalla para lograr más claridad. La parte superior de la pantalla deberá inclinarse ligeramente hacia delante para prevenir la distorsión angular (keystoning).

 

• Las fotografías pueden ser fotocopiadas y ampliadas o reducidas y colocadas en un papel con texto y luego fotocopiadas en papel de acetato para transparencias.

 

• Cubra los bordes del retroproyector con cinta de enmascarar “masking tape” para evitar el brillo alrededor de los bordes de su transparencia.

 

• Prepare una transparencia que le permita enfocar el proyector; así evitará revelar información antes de tiempo.

El Póster

El póster no debe ser considerado como un tipo de comunicación de segunda mano, incluso, en muchas ocasiones los pósters recogen las aportaciones más interesantes de un congreso.   Así, en los últimos años algunos congresos científicos han eliminado las clásicas presentaciones en forma de comunicaciones orales y todas las contribuciones lo han de ser en forma de póster.  

Las presentaciones orales se reservan para conferencias, mesas redondas, seminarios, etc. En las que participan como ponentes los autores más reconocidos en cada área de interés. 

El póster es una alternativa a la comunicación oral que tiene la misma finalidad que ésta pero que además ofrece la posibilidad de poder presentar estudios, proyectos, experiencias que por diversos motivos no se puedan presentar como comunicación oral.  En cualquier caso, y sea cual sea el motivo por el que se utiliza el póster, no debe considerarse como una forma de presentación de menor calidad que las comunicaciones orales. 

El póster constituye un tipo de comunicación con un potencial enorme. Posibilita la transmisión concisa, clara y permanente (mientras dura la reunión o congreso) de su contenido, sin la limitación que impone una comunicación oral. De esta manera, puede ser analizado con detenimiento por los asistentes a una velocidad que se ajuste a sus capacidades e intereses y posibilita el objetivo último de toda comunicación en un congreso; la transmisión de un mensaje por parte del autor y su captación por parte del auditorio. 

Además, la posibilidad de entablar una comunicación directa con el autor o autores del póster permite el comentario de su contenido, la discusión ordenada, sosegada y tranquila, y el intercambio de opiniones, de una manera que difícilmente puede conseguirse en el contexto de una sesión (muchas veces maratónica) de conferencias.

Se pueden considerar otras cuestiones relacionadas con el tema que se expone en el póster, se pueden intercambiar experiencias entre profesionales, permite clarificar conceptos, participar en nuevos conocimientos, etcétera.   Además, el autor no ha de demostrar su erudición ni la presentación ha de convertirse en un difícil examen (esto es especialmente importante cuando se presentan comunicaciones en un idioma que no se domina) y tampoco está sometido a la presión que supone una presentación oral (hay quienes tienen miedo, incluso pánico, a realizar presentaciones en público,

Así pues, el póster constituye una alternativa a la comunicación oral muy interesante que permite presentar estudios, proyectos o experiencias idénticas a las que podrían presentarse como comunicación oral y que además ofrece la posibilidad de presentar aquellos estudios que, debido a limitaciones de tiempo o a causa de su temática, de su formato o porque van dirigidos a una audiencia muy específica dentro del congreso, tienen en la presentación en forma de póster el medio ideal de comunicación.  

Desventajas del Póster 

Como cualquier otro medio, el póster presenta ciertas desventajas que detallaremos a continuación: 

·        El auditorio tiene que acercarse al póster, ha de hacer un esfuerzo para llegar a él; no está cómodamente sentado, como en las presentaciones orales, y debe tener una actitud activa una vez está frente al póster: ha de leer, interpretar tablas y figuras, entablar relación con el autor y demás.

·        En algunos congresos, el lugar donde se colocan los pósters hace que este esfuerzo a que nos referimos en el punto anterior sea aún mayor, así ocurre cuando los posters se sitúan en salas especiales, a veces lejos de las salas en las que se llevan a cabo las conferencias o presentaciones científicas de otra índole.

·        En otras ocasiones, la exposición de los pósters así como la presencia de los autores junto a ellos (o, en algunos casos, las sesiones especiales de presentación de los pósters) tiene lugar en horarios  “especiales” (por no calificarlos de “raros”).  Por ejemplo: 

§         A primera hora de la mañana (antes de que empiecen otras actividades).

§         Durante el horario destinado a la comida.

§         A última hora de la tarde (cuando ya han acabado todas las actividades del congreso).

§         El último día del congreso o coincidiendo con conferencias o sesiones plenarias.

§         Otras veces, sobre todo en congresos en los que se presentan muchos pósters, el tiempo que cada póster está expuesto es demasiado corto. Incluso ha habido casos en los que se ha destinado a cada sesión de exposición sólo un par de horas; evidentemente esto dificulta el acceso de los asistentes a información que puede interesarles Estos inconvenientes son fácilmente evitables si la organización del congreso los tiene en cuenta en el momento en el que realiza la programación. 

Características del Póster 

En un póster consideraremos dos aspectos importantes y complementarios: el contenido y la presentación; es decir, qué queremos decir a través del póster y cómo vamos a presentarlo. Antes de pasar a la realización del póster debemos disponer de un texto y debemos tener claro qué tablas, figuras e imágenes queremos incluir. El póster debe seguir una secuencia lógica, que progrese de izquierda a derecha y desde la parte superior hacia abajo.  El lector normalmente inicia la lectura en el extremo superior izquierdo y termina en el extremo inferior derecho.  Disponer los distintos apartados teniendo en cuenta esto, nos ayudará en el diseño del póster. 

Diseño del Póster 

Los apartados en los que se divide el contenido del póster pueden variar según las características del estudio, la experiencia y otros elementos que se vayan a presentar. 

Título 

Es muy importante pensar bien el título, en especial en las presentaciones en forma de póster ya que constituye el principal medio de que disponemos para atraer a los participantes del evento. El título debe identificar y reflejar con exactitud el tema del trabajo, estudio, o experiencia.  Debe ser específico y conciso, incluyendo el máximo de información en el mínimo número de palabras.  Debe evitarse la utilización de abreviaciones, siglas, acrónimos, así como el empleo de jerga o argot o el de palabras o expresiones superfluas. 

Autores 

Es útil recordar que para que una persona sea considerada autora de un estudio, trabajo o experiencia, debe haber participado activamente en el mismo y que cualquier persona que figure como autor asume la responsabilidad del contenido intelectual del trabajo.   En este sentido, conviene tener en cuenta que puede incluirse un apartado de “agradecimientos” en el que puede mencionarse a otras personas que hayan participado en el trabajo pero que no puedan considerarse autores. En algunos casos, la organización del congreso nos ofrece normas sobre cómo hay que escribir los nombres de los autores; en ese caso, deben seguirse esa indicaciones. 

Filiación 

Debe incluirse el nombre del departamento y el de la institución a la que pertenecen los autores así como la ciudad de los mismos.  No suele ser frecuente la inclusión de la dirección postal completa, aunque hay autores que incluyen la dirección de correo electrónico, por si alguien desea ponerse en contacto con ellos. 

Apartados 

El contenido de cada uno de los apartados variará según el tipo de trabajo que se esté presentando.  Las indicaciones que se dan a continuación son a manera de orientación y deben adaptarse a cada caso en concreto. 

(1) Introducción Debe ser corta.  Sirve para familiarizar al lector con el tema.   Los aspectos que debe contemplar son: -          Antecedentes, revisión (muy corta) del tema-          Importancia teórica y/o práctica del tema-          Hipótesis-          Objetivos del trabajo-          Definiciones (en algunos casos puede ser necesario definir algún término) 

(2) Metodología (Materiales y Métodos) Este apartado le ha de permitir al lector la evaluación de la forma en la que se llevó a cabo el trabajo. Debe describirse qué se hizo para obtener, recoger y analizar los datos; es decir, el diseño del estudio, cómo se llevó a cabo, si tuvo distintas fases, qué variables se consideraron, cómo se analizaron los datos (análisis estadístico, si lo hubo), etcétera. 

(3) Resultados En el póster incluiremos un resumen de los resultados, una vez analizados, tanto si la hipótesis que formulábamos se ha podido probar como si no ha sido así. Seleccionaremos los datos más relevantes y que estén más relacionados con el/los objetivo/s del estudio. Procuraremos evitar textos demasiado largos, con demasiados datos.  La utilización de tablas y figuras en este apartado es muy útil.  

(4) Conclusiones En general, en el póster se incluye un apartado específico con las conclusiones del trabajo. Este apartado no debe olvidarse nunca. Además, según el caso, puede también incluirse una pequeña discusión de los resultados, una interpretación de los mismos, recomendaciones para futuros trabajos y sugerencias. En cualquier caso, hay que ser muy objetivo en el momento de redactar tanto la discusión como las conclusiones. 

(5) Referencias Bibliográficas No es obligatorio incluir referencias bibliográficas en un póster y podemos prescindir de este apartado (el espacio destinado a la bibliografía lo podemos aprovechar para incluir información de nuestro propio trabajo). Dependiendo del tipo de estudio, experiencia y otras variables estará indicado incluir referencias; en este caso, seleccionaremos las más importantes, las que consideremos imprescindibles en relación con el tema. 

(6) Agradecimientos No es obligatorio, pero debemos considerar si incluimos un pequeño apartado en el que se mencione a personas que han participado en el trabajo pero que no pueden considerarse autores, a organizaciones, empresa o sociedades que han financiado el trabajo o que han contribuido al mismo de alguna forma. 

Tablas, Gráficas, Fotografía, Ilustraciones 

El póster es un medio muy adecuado para la utilización de recursos gráficos.  Por este motivo, son pocos los pósters en los que se utiliza sólo texto.  Hallar el justo equilibrio entre texto e imágenes contribuye en gran parte el “éxito” del póster. Cualquier tipo de representación gráfica (figuras, fotografías, dibujos) debe ser de extrema calidad (en caso contrario es mejor no incluirlos en el póster).   Las gráficas estadísticas pueden ser el mejor medio para presentar datos, resumir información y comunicarla.   En ocasiones, una tabla bien estructurada puede realizar estas mismas funciones. Pero ésta no debe estar muy recargada. Tiene que ser sencilla y de un tamaño tal que puedan verse bien sin tener el lector que pegarse al póster.  El color, cuando se utiliza, le añade impacto.  También puede ser útil incluir esquemas que faciliten la comprensión de conceptos.  Las representaciones gráficas en 3D, aunque son fáciles de hacer con los programas de software actuales, en muchas ocasiones son más difíciles de entender y son menos claras que las de dos dimensiones. 

Sugerencias para Confeccionar un Póster 

A continuación se incluyen una serie de sugerencias de distinto tipo con el fin de orientar en el momento en el que se diseñe y, posteriormente, se realice un póster.   No se trata de normas estrictas, sino de orientaciones basadas en la experiencia, tanto en lo que se refiere a la realización de póster como en la que adquiere con la asistencia a muchos congresos en los que se ha presentado pósters.   En cualquier caso, la última decisión es siempre de los autores y sus gustos o intereses son muchas veces determinantes en el momento de diseñar y preparar un póster. 

Tipo y Tamaño de Letra 

No deben utilizarse solamente letras en mayúsculas.  Cuando leemos, identificamos formas; si todas las letras se parecen, cuesta más distinguirlas. Utilizar tipos de letra “sencillos”, por ejemplo, Arial o Helvetica, y no utilizar más de dos tipos distintos en todo el póster. Debe cuidarse la justificación del texto (hay que tener en cuenta que si se justifica el texto a ambos lados pueden quedar grandes espacios en blanco entre palabras). Aunque parezca obvio, ni el título ni el texto deberían escribirse a mano.  Esta práctica, que hasta hace unos años era frecuente, con la llegada de las computadoras y las impresoras de calidad puede decirse que pasado a la historia. A continuación se incluyen unas sugerencias sobre el tamaño y el tipo de letra.  Si el tamaño de las letras del título es mayor, el resto puede ser también mayor. 

El título tiene que  leerse bien desde lejos (de 1.5 mts. a 2 mts), una vez preparado, hay que comprobar que realmente se ve bien. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: al menos 36 puntoso       Que guarde proporción con el resto del texto en el póster 

Autores, filiación y encabezamientos de los apartados tienen que ser de tamaño menor que el título. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: 30 puntos (o más) 

Encabezamientos de niveles inferiores de los apartados deben ser de tamaño menor que los de los apartados. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: 24 puntos (o más)Texto Sugerencias:o       No utilizar la negritao       Tamaño: 20 puntos (o más) 

Contenido 

Además de tener en cuenta lo que se ha dicho respecto a la estructura del contenido del póster, conviene recordar que han de predominar las gráficas y las tablas.  Algunos autores sugieren que al menos el 60% del póster debe destinarse a representaciones gráficas. Los diversos apartados deben separarse mediante espacios en blanco, cuidando especialmente tanto que no haya demasiados espacios blancos como que el contenido no esté demasiado sobrecargado. Toda aquella información que no sea importante o relevante no debe incluirse en el póster, ya que desvía la atención del lector y puede evitar que éste recuerde las ideas más importantes que queremos transmitirle. En el póster hay que cuidar especialmente la redacción así como la ortografía (cualquier error se magnifica en el póster y la experiencia nos dice que involuntariamente tendemos a fijar la vista en los errores). Tenemos que vigilar que toda la información incluida en el póster sea consistente (que los datos y cifras coincidan en el texto, las tablas y las figuras). 

Medidas 

Debemos tener en cuenta las medidas que la organización del congreso sugiere y en ningún caso debemos sobrepasarlas (puede ser de tamaño menor).   Si el póster es más grande de lo que indican los organizadores del congreso podría ocurrirnos que no lo podamos presentar. 
 

Bosquejo y Confección del Póster 

Antes de realizar el póster definitivo, conviene hacer un bosquejo, un borrador.  Esto es especialmente importante si van a participar varias personas en la elaboración del póster: hay que ponerse de acuerdo hasta en el más mínimo detalle, tanto en contenido como en el diseño. Podemos considerar además varias posibilidades, como hacerlo de una sola pieza;  por ejemplo, lo hacemos con un programa de computadora y después lo imprimimos (o nos lo imprimen) con un plotter en el tamaño que marca el congreso.  Una vez hecho, podemos plastificarlo.  Hay que pensar entonces en que para trasladarlo necesitaremos un tubo adecuado.  Si lo hacemos así, después del congreso podemos colgarlo en las paredes de nuestra institución, por ejemplo.   No es recomendable fijarlo sobre una superficie dura (por ejemplo, una lámina de madera) ya que luego puede ser complicado transportarlo y colgarlo. También podemos hacerlo en varias piezas, que montamos nosotros cuando lo colguemos en el congreso.  Estas piezas podemos montarlas en cartulina que luego platificaremos.  Si lo hacemos así  puede ser sencillo trasladarlo (cabe en una carpeta) y después guardarlo (sobre todo si no lo vamos a exponer más). Otra forma es acudir a empresas o centros especializados en realizar pósters para congresos.  Hay muchas empresas de artes gráficas e imprentas, que hacen este tipo de trabajos, desde el diseño completo del póster a partir de los datos que les proporcionemos hasta la simple impresión del mismo si se lo proporcionamos en soporte electrónico.   Los precios varían, evidentemente, según lo que tengan que hacer y generalmente éste es el método más costoso. 

Colores, Tipos de Gráficas 

Es importante tener en cuenta los colores que utilizaremos.  El texto, las tablas y las gráficass deben contrastar y no deben confundirse con el fondo.   Los colores demasiado vivos pueden distraer (e incluso ahuyentar) al lector.  De la misma manera, un póster demasiado “aburrido” puede que no atraiga.   En general, debe utilizarse el cambio de color para enfatizar algún aspecto, para establecer diferencias o para añadir interés a lo que se presenta. Hay que procurar que las tablas, las gráficass y otros elementos gráficos guarden armonía (en cuanto a tamaño, tipografía y colores) entre ellos y con el resto del póster (títulos, texto, etc.). El “buen gusto” debe primar.  No hay que confundir el póster que se presenta en un congreso (con el fin de difundir un trabajo, una contribución al conocimiento) con un cartel publicitario. 

¿Más de un Póster? 

Si nosotros, o nuestra institución, presentamos más de un póster en un congreso, debemos tener en cuenta y utilizar diseños similares en todos ellos; los asistentes al congreso se darán cuenta fácilmente de que todos proceden del mismo sitio.   Podemos utilizar siempre el mismo tipo de diseño en todos los congresos a los que asistamos.   También podemos incluir el logo de la institución (Universidad, Clínica, Centro u Hospital).  Algunas instituciones tienen normas de uso interno sobre cómo hay que hacer presentaciones fuera de la institución: logo, colores, etc.; y conviene que nos informemos antes de empezar a hacer el póster. 

¡El Póster ya está Terminado! 

Una vez hemos acabado el póster hay algunas cosas que debemos tener en cuenta: 

¿Cómo fijaremos el póster? 

Habitualmente, los autores son los encargados de colocar (fijar o colgar en el panel) el póster en el lugar que se le asignen. En algunos congresos, la organización proporciona el material para colgar los pósters.  Sin embargo, conviene que siempre llevemos (por lo que pueda pasar) unas tijeras y diversos materiales para poder fijar el póster: cinta adhesiva de doble cara, chinches, masilla especial para pegar carteles, etc., según el tipo de superficie en la que debamos colocarlo, utilizaremos un material u otro. También hay algunos congresos que solicitan a los autores que envíen el póster a la organización del congreso unos días antes del mismo.  Hay que enviar entonces el póster debidamente protegido y con suficiente antelación para que llegue a tiempo (si no se puede entregar a mano, lo más fiable es mandarlo a través de un servicio de mensajería).  En estos casos es la organización la que se encarga de colocarlos. 

¿Cómo Transportamos el Póster? 

Según como sea el póster, como ya hemos comentado, necesitaremos una carpeta adecuada, un tubo, etc. para que no se doble y esté bien protegido. 

¿Una Copia de Seguridad? 

Es recomendable disponer de una copia del póster (que nos llevaremos también al congreso y que pueda ser de inferior calidad, en blanco y negro) por si el original se extraviara o le ocurriera algo.  Esto es especialmente importante cuando hay que desplazarse fuera de la ciudad y, sobre todo, si el desplazamiento es en avión.  En este último caso, conviene llevar una copia en el equipaje y el orgiinal llevarlo con nosotros. 

Folletos de Mano 

Las comunicaciones en forma de póster no suelen publicarse a texto completo en los libros de actas de los congresos.  Con el fin de que las personas interesadas en nuestro trabajo puedan tener toda la información que incluye nuestro póster, se recomienda imprimir copias y distribuirlas como folletos de mano. 

¿Presentación Oral del Póster?

En algunos congresos, se hace una pequeña presentación oral de los pósters en una sesión especial destinada a este fin.   Si tenemos que hacer una presentación de este tipo, tenemos que pensar en preparar algunas diapositivas o transparencias (pocas) y en ensayar la presentación, manteniéndonos estrictamente al tiempo que nos hayan asignado (no suele ser superior a 5 minutos).