Montaje del Salón

Si usted es un dictante o conferencista invitado a una conferencia o un congreso, es muy probable que tenga muy poca o ninguna oportunidad de decidir sobre el montaje del salón donde va a hacer su presentación. Podría ser que usted sea uno de varios dictantes que estarán utilizando las facilidades en un día particular. 

En el mejor de los casos, alguien ha sido responsable de escoger la mejor disposición para todos y ha tratado también de cubrir las necesidades individuales de cada dictante. Si es posible, visite el salón con anticipación, para sentirse cómodo con el ambiente y el equipo antes de presentar. Un buen coordinador de conferencias estará preparado para usted y sus necesidades. Idealmente este coordinador lo habrá contactado por teléfono o personalmente antes de su presentación, para coordinar con usted, cuáles son sus requerimientos de equipo y otras necesidades especiales.

En el caso de que usted no fuese contactado, deberá tomar la iniciativa para determinar, si estarán disponibles los equipos que requiere o si es posible disponer el salón de una manera particular a sus requisitos.  Cuando no están disponibles los equipos que usted requiere, deberá disponer usted mismo de ellos o cambiar su material de apoyo a lo que esté disponible. 

Si usted es el  único dictante o un dictante con características especiales, será capaz, entonces, de tener una mayor influencia en la disposición del ambiente para la conferencia.   Aún cuando no todas las veces usted tiene este privilegio, es necesario que conozca lo que es un ambiente ideal para una presentación.  

En la planificación del montaje hay que considerar que todos los participantes tengan buena visión, comodidad, espacio, así como el tráfico de personas, servicio de alimentos y café, y acceso cercano a sanitarios y teléfonos. Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad de cambiar la escenografía y los montajes de los salones, por lo que hay que considerar los tiempos y movimientos necesarios, para no desfasar el programa original.  

La disposición física del salón donde usted va hablar no es algo que usted debe dejar a la casualidad. Existen factores psicológicos y de espacio disponible, que inciden en este aspecto, y por lo tanto es algo que necesariamente debe planearse.  

Tanto el dictante como la pantalla de proyección deben ser claramente visibles por todo el auditorio, sin embargo, la pantalla no debe dominar sobre el dictante. 

A continuación le presentamos los siete montajes que consideramos más comunes para facilitar una charla o conferencia: 

1.      Estilo Teatro

2.      Estilo Aula

3.      Estilo Aula tipo “Chevron”

4.      Estilo Semiluna o Semicircular

5.      Estilo “U” o Herradura

6.      Estilo Banquete

7.      Estilo Anfiteatro. 

Estilo Teatro 

Esta configuración tiene filas rectas de asientos con un pasillo en el centro o dos pasillos laterales. Los asientos miran hacia el área del dictante.Su mayor ventaja es, que es el montaje más fácil de hacer por el personal encargado y es el más común de los estilos de montaje.  Usted puede rápidamente contar el número de participantes, y el dictante no tiene problemas para ver a los miembros del auditorio. Es una disposición muy buena para cátedras magistrales. 

Estilo Aula 

Esta disposición popular tiene filas rectas de mesas y asientos con un pasillo en el medio.  El tener mesas hace posible la toma de notas y facilita la entrega de folletos de mano. Este arreglo es excelente si el salón es grande y el número de participantes es pequeño.  También, esta configuración facilita a los participantes ver claramente al dictante y la presentación visual que se proyecte en la pantalla. Pero la comunicación entre los miembros del auditorio es limitada. 

Estilo Aula Tipo “Chevron” 

En este estilo, las mesas son colocadas en una disposición “chevron” o esqueleto de pescado.  La ventaja de este estilo es que las mesas están en posición angulada, de manera que el contacto visual se facilita entre los participantes. Las mesas proveen también suficiente espacio de trabajo. Este estilo de aula modificado lleva al auditorio más cerca al frente del salón y está dispuesta para enfocar la atención directamente al área del dictante. 

Estilo Semiluna o Semicircular

Este tipo de disposición es la favorita de los dictantes profesionales. No solamente los participantes serán capaces de comunicarse entre ellos, sino que el dictante, es capaz de moverse al centro de la acción-cercano al auditorio.  El estilo semilunar requiere de una planificación cuidadosa y de tiempo para su disposición, sin embargo, éste será bien empleado. Es especialmente buena para auditorios de 30 a 100 personas. 

Estilo “U” o Herradura 

Esta disposición incluye mesas y asientos colocados en tres lados del salón con un cuadrado vacío en el centro. Para seminarios o talleres de 16 personas o menos, es una excelente configuración.  No solamente todo el mundo puede ver al dictante, sino que pueden interactuar entre ellos. Facilita la discusión y promueve tanto la comunicación interpersonal como la no verbal.  Es una disposición para grupos pequeños, si el grupo es mayor de 20 personas es preferible buscar otro estilo de disposición del salón. 

Estilo Banquete 

En este acomodo, los participantes se sientan en mesas redondas o rectangulares. Aunque su nombre es de banquete, no quiere decir que usted tiene que servir comida para disponer un salón de conferencias de esta manera.  Uno escoge este tipo de estilo porque promueve trabajo en equipo y discusión en grupo.  Su mayor desventaja es, que la mitad de los participantes tendrán que girar sus asientos en la dirección opuesta para ver al dictante. También será dificultoso para algunos en el auditorio, poder ver adecuadamente las ayudas visuales. 
 

 Estilo Anfiteatro 

Aquí, el auditorio se sienta en niveles elevados en semicírculo alrededor del dictante a veces con una mesa delante de ellos.  Aún cuando se requiere de mucho tiempo para disponer si no está hecho, los participantes pueden ver fácilmente al dictante, los visuales y unos a otros.  Esta disposición se ve impresionante, pero usted necesita saber con anticipación el número de participantes para que sea efectiva.  

Estos estilos de configuración y montaje representan sólo las opciones más básicas que son posibles. Usted puede combinarlas para lograr otros tipos. Tiene que ser, sin embargo, cuidadoso, buscando que el estilo que haya escogido sirva para el número de personas que participarán y es efectivo para las actividades que ha planeado.

Pantallas de Proyección

Varios factores son importantes con respecto a las pantallas de proyección. Necesita considerar el tamaño, el tipo de superficie y si la proyección va a ser por el frente o con el proyector colocado por detrás de la pantalla. 

Tamaños. 

El tamaño óptimo de la pantalla debe tener relación con la capacidad de asientos del salón. El tamaño de la pantalla puede ser fácilmente calculado con la siguientes fórmulas: 

Ø      Dos veces el tamaño de la pantalla debe ser igual a la distancia de la pantalla a la primera fila de asientos. 

Ø      Seis veces el ancho de la pantalla debe ser igual a la distancia de la pantalla a la última fila de asientos. 

Ø      Deberá haber una distancia de por lo menos cuatro pies desde el piso al borde inferior de la pantalla para que todo el auditorio pueda ver sin obstrucción. 

Tipos de Superficie.

Las pantallas de proyección pueden ser tan simples como una pared blanca o de color claro o una sábana si no hay otra cosa disponible, o una variedad de pantallas con materiales especialmente hechos para la proyección.  

Las superficies de las pantallas se pueden clasificar en tres tipos: mate, bolas de vidrio o aperladas. 

Una superficie Mate es un tipo de pantalla para todo propósito, para retroproyección o una variedad de proyecciones. Este tipo de pantalla, ya sea en una pared o pedestal es la más común de los tipos de pantalla y es la menos costosa de todas. 

Una pantalla con una superficie de bolas de vidrio contiene millones de bolitas esféricas de vidrio de calidad óptica que provee una brillantez superior, mayor profundidad de película, detalle más rico y una gradación de tono excelente en un salón normalmente oscurecido.  Esta pantalla es recomendada para proyección de diapositivas o para cine y ofrece sobre tres veces, la brillantez de una pantalla mate. Los ángulos de visión están limitados a un cono de asientos de sesenta grados. 

La pantalla aperlada, muy útil para proyección de videos y presentaciones electrónicas, tiene un excelente reflejo y una brillantez aumentada sin pérdida de nitidez de la imagen o registro.  

Las pantallas pueden ser portátiles o permanentemente montadas en el salón. El uso de pantallas portátiles le da más flexibilidad para la disposición de la pantalla en el salón, sin embargo, éstas son más pequeñas y podrían no tener el material de proyección superior si la compara con aquellas que están montadas permanentemente. 

El Salón de Conferencias

Cuando se toma en consideración el salón de conferencias se tiene que dividir básicamente en dos partes: por un lado el área del escenario o área del dictante y por otro lado el área de los asientos o área del auditorio. Adicionalmente las áreas sociales o de receso son por igual importantes. El área del dictante se refiere al área donde usted estará durante su conferencia. Es necesario un buen contacto visual con el dictante para mantener el interés del auditorio. Si usted se encuentra en un gran salón o auditorium, encontrará una plataforma elevada o un escenario. Esta plataforma elevada es lo que se conoce como podium o podio y es de gran ayuda, pues permite una mejor vista de usted, el dictante.  En salones pequeños, usted encontrará que tendrá un contacto más cercano con el auditorio al encontrarse al mismo nivel.  Ya sea que usted se encuentre en un gran salón o en uno pequeño generalmente encontrará presente un atril. El atril podría ser tan simple como una mesa de plywood, útil para colocar sus notas, o tan complejo como un centro de control para manejar las luces, pantallas y proyectores. Utilice el atril como un dispositivo para asistirlo en su presentación. Tenga cuidado para que éste no se convierta en un escudo para usted ocultarse del auditorio. Usted no quiere aparentar estar congelado en un lugar, agarrando el atril como una barrera. El micrófono puede ser parte del atril o estar en un soporte aparte. ¡No le coja miedo al micrófono!  Muchos dictantes hablan por el micrófono y preguntan si lo oyen atrás. ¡Si no lo oyeran no le podrían contestar! Simplemente ser oído no es suficiente. Su voz deberá ser lo suficientemente alta y clara para fácilmente penetrar las mentes de los miembros del auditorio.  Si es posible pruebe el micrófono antes de su conferencia para acostumbrarse al sonido de su voz amplificada y para asegurarse de que el equipo está trabajando apropiadamente.

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Las Videoconferencias

La videoconferencia es un sistema de comunicación diseñado para llevar a cabo encuentros a distancia, que nos permite la interacción visual, auditiva y verbal con personas de cualquier parte del mundo en forma bidireccional.  

Para un medio educativo como el nuestro, esta herramienta logra que el profesor y los alumnos desde diferentes sitios se vean y participen de una comunicación interactiva y simultánea apoyada por el material y los medios tecnológicos de los cuales disponen.  Permite el intercambio de información ya sea hablada o escrita, mostrar y ver todo tipo de documentos, dibujos, gráficas, transparencias, fotografías, imágenes de computadora, videos, y más, en el mismo momento, sin más limitaciones que las de los propios equipos y el ancho del enlace que estemos utilizando.
 

La comunicación se realiza a través de equipos especiales que transmiten audio, video y datos de computadora a varios sitios en forma simultánea. 

Equipos de un sistema de videoconferencia  

• CODEC: (COdificador/DECodificador). Este dispositivo convierte las señales de video y audio en señales digitales, es considerado el corazón del sistema de videoconferencias ya que se encarga de controlar todo el proceso de comunicaciones entre las sitios participantes, llamados sitio emisor y sitios remotos. Es el dispositivo que contiene las entradas para recibir la señal de los micrófonos, cámaras de video y demás periféricos ubicados en las aulas.

 

• DISPOSITIVO DE CONTROL: o consola de control, que puede ser un teclado, una pantalla sensible al tacto (touchscreen) o un control remoto. Este dispositivo es con el cual controlamos el CODEC y el equipo periférico del sistema.

 

• CAMARA ROBOTICA: Cámara que viene incluída en cualquier equipo mediante la cual se capta la imagen de la sala y es controlada con la consola de control. La cámara tiene la capacidad de girar (más de 180º) para realizar las tomas de los participantes.

 

• MICRÓFONOS: Captan el audio que se envía al otro sitio.

 

• MONITORES: En ellos se puede observar a los participantes del sitio local y de los sitios a distancia, así como gráficas, fotografías, diapositivas, videos y otros. Son como los "monitores de computadoras" con conectores al CODEC y de diferentes tamaños (29", 37" y otros) para que los participantes puedan observar los otros sitios.

 

• DISPOSITIVO DE COMUNICACIÓN: Es el dispositivo al que llega la señal digital desde el CODEC y la envía por el canal de transmisión ya sea microondas o fibra óptica al otro sitio. A su vez es el que recibe la señal del otro sitio y la envía al CODEC.

 

• CANAL DE TRANSMISIÓN: Todo sistema de videoconferencia requiere de un canal para transmitir la señal de audio y video a otro sitio, éste puede ser cable coaxial, microondas, fibra óptica o satélite.

 

• SALA DE VIDEOCONFERENCIA:

 Es el área donde se colocan los equipos de videoconferencia, acondicionada en cuanto a iluminación, audio y confort.


Los Dispositivos Periféricos  Son aquellos dispositivos que permiten enviar información al CODEC, tales como cámaras de video, cámara de documentos (que nos permite mostrar acetatos, fotografías, gráficas e incluso objetos tridimensionales, como ya hemos visto), videocasetes e incluso el propio CODEC que permite proyectar imágenes de computadora. En la sala de videoconferencia se puede utilizar cualquier tipo de dispositivo tecnológico que permita exponer a los participantes su material de presentación.

Tipo de Conexión Entre Equipos de Videoconferencia  

• PUNTO A PUNTO: La conexión es directa y sólo se realiza entre dos equipos de videoconferencia.

 

• MULTIPUNTO: La transmisión se realiza desde un sitio a varios sitios en forma simultánea. Se requiere un equipo llamado unidad multipunto, el cual permite la conexión de más de dos lugares y es administrada por el sitio emisor quien enlaza a los demás sitios. Conforme cada sitio participante de la videoconferencia toma la palabra, su imagen y audio, se reproducen en cada uno de los sitios restantes. Esta participación es totalmente interactiva y simultánea.

¿Cómo Enseñar por Videoconferencia? 

Decir simplemente que la videoconferencia tiene aplicaciones educativas, no nos aclara el panorama de todas las actividades que pueden realizarse y cómo deben realizarse.  Pensar en realizar una exposición, una demostración, un panel o una mesa redonda, se requiere de una planeación algo más compleja que cuando se diseña para una sala de clases. Los medios por sí mismos no son instrumentos de aprendizaje. Lo que convierte en educativo a un medio es justamente la planeación y el diseño didáctico de los contenidos que permiten que se cumpla la función educativa, lo que implica considerar aspectos metodológicos, instrumentales y técnicos.  En el caso de la videoconferencia, su planeación debe considerar 4 elementos:  

1. Los Objetivos de la Videoconferencia: esto implica tener clara la respuesta que se espera de los alumnos (por ejemplo, si se desea que éstos recuerden los contenidos que se les van a presentar, que se motiven a investigar más acerca del tema o bien que lleven a cabo soluciones a algún problema planteado).
2. La Estrategia: ésta se refiere a cómo se espera lograr los objetivos, por lo tanto debe comprender aspectos de presentación de la información, ejemplificación, preguntas, confirmación de la respuesta y más información, etc.
3. Los Auxiliares Audiovisuales: una de las ventajas de este medio es la facilidad para mostrar gráficas. Muchos de los elementos a utilizar pueden ser elaborados en forma computarizada, por ejemplo, una presentación en Power Point. También existe la posibilidad del video.
4. La Evaluación: La metodología completa implica que se efectúe algún tipo de evaluación que asegure que los objetivos fueron alcanzados.    

 ¿Qué permite una clase por Videoconferencia?  

Excepto tocar a los alumnos y caminar por la clase, se puede hacer casi todo lo que se hace en una clase tradicional y más. El medio de la videoconferencia proporciona la posibilidad de trabajar con técnicas grupales, por lo que no se debe pensar exclusivamente en una conferencia.  Se puede pensar en manejar dos o tres técnicas que impliquen la participación de expertos, así como la intervención de los alumnos por medio de discusiones dirigidas, interrogatorios o foros al término de un panel o de una mesa redonda. Entre las herramientas posibles de ser utilizadas está el video y la cámara de documentos que funciona como el pizarrón, retroproyector y mesa para que el docente muestre objetos.  Aquí la principal limitación es la definición de la señal de la imagen que, al ser inferior a la del ojo humano, no permite utilizar mucho detalle como, por ejemplo, láminas con letra pequeña.  Si necesita, por ejemplo, mostrar un mapa o un organigrama detallado, es recomendable que el docente distribuya previamente el material a los alumnos y utilice la cámara de documentos más bien como un indicador de posición.  

Estrategia Instruccional de una Videoconferencia 

El siguiente esquema de trabajo puede ayudarlo a llevar a cabo con éxito su videoconferencia.  

• Averigüe el tamaño probable y el perfil del grupo: Para trabajar con grupos grandes (más de 70 personas) tal vez tenga que adaptar su forma de enseñar, en comparación con su experiencia tradicional.  Consulte bibliografía especializada para el trabajo con clases grandes y hable con los coordinadores locales de los puntos remotos para obtener información de quiénes van a ser sus receptores.  
• Planee el uso de los elementos audiovisuales y de la cámara de documentos: no resulta práctico "llenar pizarrones" con desarrollos; es mejor preparar una secuencia de hojas con poco texto. Tampoco resulta buena práctica escribir en cámara una lámina. Con respecto a los objetos, no es problema mostrarlos de hasta unos 25 cm de tamaño (no obstante, se recomienda ensayar tomas previas).  
• Defina las actividades a realizar e introduzca variedad de trabajo: Aliente el diálogo y pida la participación de los otros asistentes en los salones remotos. También puede organizar trabajos y discusiones en grupo entre medio de cada lapso de 20 minutos de conferencia para no aburrir.  
• Invitados y entrevistas: Puede invitar personas que aporten experiencias pertinentes o bien, puede exhibir entrevistas previamente grabadas  en video (visitas virtuales).

Recomendaciones para Realizar  un Curso por Videoconferencia  

• Desarrolle un plan del curso: Construya un esquema clase por clase siguiendo una metodología adecuada. Se recomienda que ésta sea muy dinámica y se asemeje más a la presentación de un espectáculo que a una clase tradicional.  
• Incluya una actividad "rompehielo" en la primera clase: recuerde que de todas maneras el medio impone más barreras a la comunicación que el cara a cara (el hecho de las cámaras, la distancia real con los participantes de los puntos remotos), por lo que actividades como las autopresentaciones, juegos relacionados o discusiones cortas ayudan a los estudiantes a conocerse entre ellos y, por lo tanto, a sentirse más cómodos.  
• Desarrolle guiones para cada una de las clases: Distribuya la clase anotando los tiempos dedicados a conferencia, actividades, ejercicios y demás elementos.  
• Preste especial atención al material de apoyo para sus alumnos: Prepare el material y distribúyalo con anterioridad a los alumnos de todos los puntos. Si va a solicitar la lectura de biliografía, envíe los títulos con tiempo antes del comienzo del curso.  

Consideraciones Prácticas  

Practique el uso del sistema y vea una clase antes de dar la suya. Visite el sitio previamente y experimente con algunas de las técnicas que piensa usar en su curso. Prevea posibles problemas. 

 

• Llegue con tiempo al salón de emisión: Lllegue por lo menos unos 15 minutos antes para ensayar particularidades de la clase. 

 

• Establezca una etiqueta para el diálogo entre los participantes.

 

• Defina una mecánica de intervención.

 

• Dé su clase sentado.

 

• Mire la cámara (familiarícese con ésta) . No efectúe movimientos corporales rápidos (producen un borroneado).
• Sea activo y controle los intercambios: siéntase el dueño de la transmisión. No dude en cortar discursos o solicitar opiniones a otros alumnos. 

 

• Observe a los participantes. Esté atento a su lenguaje corporal para detectar signos de interés o de aburrimiento.

 

• Siga el guión: manténgase dentro de los límites que planteó para su clase. 

 

• Establezca un código con los operadores locales para indicarles cuándo deben mostrar las imágenes provenientes de la cámara de documentos o video. Practique con anterioridad la muestra de los documentos u objetos.  

Con respecto al uso de videos, conviene distribuir previamente copias en los salones remotos y pedirle al facilitador local que las pase en el momento oportuno (esto, para asegurar la óptima calidad de la imagen).  

En su plan de clases prevea un horario extra en el que se pueda recuperar una eventual clase perdida por problemas de conexión.    

Recuerde  La llegada de la imagen y el sonido de un sitio a otro demora aproximadamente medio segundo, produciendo una pausa en los diálogos (por lo que conviene no exagerar los pasajes de cámara).  

El salón que tiene la cámara se puede seleccionar por medio del operador a cargo o se puede conmutar por audio (ensaye que modalidad funciona mejor para su clase). El rectángulo de la cámara de documentos y la imagen de TV es más cuadrado que las hojas de carta. Puede lograr una buena aproximación usándolas en formato horizontal dejando libre un margen extra de 7 cm a la derecha o a la izquierda.  Si utiliza alguna lámina en formato vertical , tendrá que mover la hoja durante la presentación.  Siga las recomendaciones previas que hicimos sobre la preparación de materiales para cámaras de documentos. Se recomienda no exponer sin interrupción por más de 15 ó 20 minutos, además de preveer un descanso luego de cada hora de clase.

Es posible que durante la videoconferencia se produzcan desperfectos o una caída en las líneas de telecomunicación. En la mayoría de los casos estos problemas afectan a un sitio únicamente por lo que es conveniente que, mientras se solucionan, haga actividades de seguimiento con los sitios activos en vez de continuar avanzando en la clase.     
 

Antecedentes de la Videoconferencia 

Las primeras videoconferencias sólo eran posibles de realizar bajo redes locales. Con la aparición del Internet, esta forma de vincularse entre personas distantes físicamente se potenció enormemente gracias a las posibilidades de aplicaciones audiovisuales interactivas que ofrece esta red abierta (no obstante, los bajos niveles de calidad).  A mediados de 1995 surge la videoconferencia realizada a través de la revolucionaria tecnología digital de banda angosta ISDN (Red Digital de Servicios Integrados), protocolo que ha ido creciendo fuertemente y es, por cierto, el de mayor aceptación internacional.  La velocidad de transmisión de videoconferencia permitida por este estándar fluctúa entre los 64 y los 128 kilobits por segundo (kbps), sobre un ancho de  banda que va desde los 64 kbps a los 2 Megabits por segundo (Mbps).  La aparición de videoconferencias sobre redes de banda ancha con tecnología ATM (Modo de Tranferencia Asincróno) significa hoy un protocolo de comunicación muy nuevo y avanzado.  Su velocidad de transmisión fluctúa entre los 8 y los 16 Mbps, sobre un ancho de banda que va desde los 156 Mbps a los 622 Mbps y que es cientos de veces más ancha que ISDN. Esto permite realizar videoconferencias con una calidad de audio y video de excelencia.  

Cabe destacar que el primer sistema ATM en latinoamérica fue el que se instaló en la Universidad de Chile en 1994, comenzando a utilizarse para videoconferencias a partir de noviembre de 1997.  Antes, las videoconferencias de la Universidad se realizaban sobre Internet utilizando estaciones de trabajo "Sun Microsystem" y un software llamado "ShowMe", llegando a un ancho de banda máximo de 2 Mbps.  Actualmente, la Universidad de Chile cuenta con tres salones de videoconferencia implementados sobre el sistema de tecnología ATM y, en un futuro no muy lejano, se espera que éstos también puedan integrarse a una red ISDN internacional a fin de que sea posible compartir experiencias con otras universidades extranjeras.  

Este cambio tecnológico de ATM a ISDN se justifica por el hecho de que por ahora (2007) no existen enlaces ATM hacia el extranjero, sí en cambio ISDN.  

En nuestro país ya se han hecho varias videoconferencias, principalmente en el Hospital Infantil Robert Reid Cabral. También el Centro de Información Franklin de la Embajada de EEUU. en Santo Domingo tiene instalaciones fijas para este tipo de eventos.
 

Otras instituciones de educación superior y centros privados y gubernamentales del país cuentan actualmente con salas de videoconferencias