Seguridad

La seguridad es sumamente importante cuando consideramos los factores ergonómicos de una presentación. Al escoger su salón de conferencias, usted necesita observar la localización de los tomacorrientes y decidir si sus cables y extensiones serán lo suficientemente largos. 

Puede que usted requiera de un cable de extensión para el control del proyector y/o control inalámbrico, si va a utilizar diapositivas o proyección computarizada.  Se deberá tener especial cuidado con los cables y las extensiones para impedir que algún participante o aún usted mismo tropiece con ellos. Use cinta adhesiva de aire acondicionado (duct tape) para asegurar los cables al piso e impedir un accidente. 

Los salones de conferencias tienen una capacidad máxima de personas permitidas. En algunos países esto está regulado por ley. Se deberá proveer procedimientos de evacuación de emergencia.  Como dictante, usted podría encontrarse en la situación de ser la persona a cargo, para una evacuación de emergencia.  

Por lo tanto es necesario que usted esté al tanto de los procedimientos de emergencia y  sepa dónde se encuentran las puertas de salida de emergencia más cercanas.

Color y Decoración

El color puede crear estados de ánimo, influir en la comodidad o incomodidad física, contribuir a actitudes, influir en la conducta y afectar la percepción de tiempo y espacio.  Los colores utilizados en el salón de conferencias pueden afectar a su auditorio.

Esto es similar a los efectos que mencionaremos más adelante sobre el color de los visuales.  

Los colores populares y apropiados para los salones de conferencias son los colores pasteles y los colores de tierra suaves. Estos colores producen calma y no son distrayentes.  

Por otro lado, los colores de alta energía, como el rojo, amarillo, azul y naranja vivos, son efectivos para un salón o pasillo de receso. Esos colores brillantes crearían una atmósfera de alta estimulación y promueven el entusiasmo entre los participantes antes de que vuelvan al salón de presentaciones más calmados. 

La decoración debe ser placentera pero no distrayente, por ejemplo puede que en el salón haya cuadros, montajes de pared u otras decoraciones que puedan ser tan intrigantes que distraigan al auditorio.  Hasta un reloj puede distraer. Por esa razón, en muchos salones de conferencias se coloca un reloj en la parte posterior del salón, permitiéndole al presentador, llevar adecuadamente el tiempo de su presentación. Los miembros del auditorio pueden volver la cabeza y ver la hora ocasionalmente, pero no se vuelven demasiado conscientes del tiempo.

Cllimatización

Un auditorio puede sufrir molestia y desagrado por la temperatura ambiental del salón de conferencias y perder interés en su presentación, sin que usted se de cuenta, de que el problema es la climatización y no su conferencia. Por ejemplo, se podrían sentir muy soñolientos y dormirse en un salón demasiado cálido. 

Los sistemas de calefacción, ventilación y el aire acondicionado, se combinan para ayudar a controlar la climatización interior, para la comodidad y bienestar de las personas en el salón.  La mayoría de las personas preferirá una temperatura de 70 a 72 grados Farenheit (21-22°C) si están sentados pasivamente; sin embargo si se encuentran implicados en actividad de trabajo de grupo, podrían preferir una temperatura de 68 a 70°F (20-21°C).  

El tamaño del cuerpo, la edad, el nivel de actividad y la cercanía de la gente afectan la temperatura. La humedad debe estar en el nivel de 40 a 60 por ciento. La ventilación, o movimiento de aire, es importante para la comodidad, porque la falta de intercambio de aire lleva a estancamiento y contaminación.  

Se recomienda una velocidad de aire de aproximadamente 25 pies por minuto.

Las leyes que prohíben  fumar en lugares públicos y cerrados, están ayudando a proveer aire limpio en los salones de conferencias y reuniones. 

Los factores climáticos pobres pueden impedir su presentación, y buenos factores climáticos pueden mejorarla. Por lo tanto, usted deberá estar consciente de estos factores ambientales.  

Habrá ocasiones en que usted no podrá controlarlos efectivamente, pero desarrollará un mejor rapport con su auditorio si es sensible al medio ambiente.  Si el salón se pone muy caliente (y usted no tiene control del termostato), tal vez tenga que abrir puertas o ventanas para refrescar el ambiente.

Hable con su auditorio y déjele saber que usted está al tanto de los problemas ambientales.

Acústica

El ruido irrita a las personas y rompe su concentración. Sonidos no deseados pueden viajar a través de aperturas en las paredes, pisos, techos, conductos de ventilación y debajo y alrededor de puertas. Puede ser que usted vaya a presentar en un salón aparentemente tranquilo y en el momento de su presentación haya una actividad ruidosa en el salón contiguo.

El ruido puede ser bastante irritante. Por lo tanto, averigüe siempre, qué otros tipos de reuniones van a presentarse en los salones adyacentes antes de seleccionar su salón de conferencias. Es muy desagradable tener usted una conferencia científica y en el salón de al lado haya una convención de un partido político. 

Niveles de Decibeles. 20 dB       Hojas moviéndose 30 dB       Silbido suave 40dB        Biblioteca 50dB        Oficina tranquila 70 dB       Tráfico ligero 80 dB       Fábrica típica 90 dB       Tráfico pesado 100 dB     Sinfonía 110 dB     Concierto Rock 120 dB     Despegue de avión 140 dB     Umbral de dolor

Los materiales arquitectónicos y los elementos de diseño de interiores pueden efectivamente aislar o absorber ruidos no deseados. Las alfombras, cortinas y las baldosas acústicas todas absorben sonidos; el vidrio y superficies duras y suaves reflejan los sonidos. La intensidad del sonido se mide en decibeles (dB). El oído humano tiene un nivel de audición de decibeles desde 1 a 130 dB.  Debido a que la escala en decibeles es logarítmica, lo que parece ser un aumento pequeño en decibeles, realmente es un gran incremento en la intensidad del sonido.  Un aumento de 10 decibeles en la escala, significa una duplicación del nivel de sonido. Los niveles de sonido confortables en un salón de conferencia deben ser de 50 a 60 decibeles.  

Cualquier ruido externo de más de 60 decibeles creará un ambiente ruidoso en el cual el auditorio tendrá dificultad de escuchar. Las personas sólo pueden escuchar y concentrarse efectivamente en una sola cosa al mismo tiempo.

La Iluminación

La iluminación del salón de conferencias es sumamente importante. Deberá haber suficiente y eficiente iluminación mientras usted esté hablando, y si está utilizando medios audiovisuales.  

La luz natural debe ser controlada a través de cortinas u otros medios, para oscurecer el salón durante la proyección de visuales. 

La iluminación se clasifica como luz ambiental, luz de tarea, o luz de acento.  

La luz ambiental se refiere a la iluminación general de un salón.  

La luz de tarea provee luz directa para iluminar un área visual de tarea, como es la luz en el atril que le permite poder leer sus notas.  

La luz de acento, como la luz de punto (spot ligth) suministra iluminación direccional para enfocarse en un área. 

Un pie-bujía (footcandle) (fc) es una unidad de medida utilizada para determinar la densidad de la luz.

 Leer y otras tareas de detalle requieren de 70 a 100 fc.

Para ver una cinta de video se requerirá de 60 a 70 fc para el auditorio.

Los medios que requieren proyección como las transparencias, diapositivas y presentaciones electrónicas requieren de 5  a 20 fc.  

De manera, que con los controles de iluminación apropiados, usted puede acomodar diferentes actividades, como son la toma de notas y la visualización de diapositivas. El salón de conferencias deberá idealmente tener controles y amortiguadores (dimmers) de luz repartidos por todo el salón pues estos dispositivos facilitan la utilización de medios de proyección.

Una situación ideal sería, el ser capaz de apagar completamente la iluminación general y mantener prendida la luz de tarea en la parte frontal del salón y amortiguadas las luces en el medio y parte posterior del salón. Esta disposición permite suficiente luz para el auditorio para tomar notas, mantener contacto visual con el dictante y ver los visuales. Oscureciendo el área cerca de la pantalla le dará a los visuales mayor contraste y más claridad.  Por ejemplo, una diapositiva con un fondo azul, mostrará un azul claro si las luces están totalmente encendidas, pero se convierte en un azul intenso cuando las luces están apagadas. 

Cuando presente en un lugar que no le es familiar, asegúrese de examinar el salón antes de su presentación.  Localice los interruptores de luz y experimente con las luces para encontrar la mejor combinación o combinaciones para la visibilidad máxima.  Si por alguna razón las luces de la parte frontal del salón o área del dictante no se pueden apagar, trate de conseguir a una persona de mantenimiento para que elimine esos bombillos.

Contra Refranes 3

Contra Refranes 2

Contra Refranes 1