Al presentar electrónicamente...

En las presentaciones computarizadas siempre hay que estar preparado por algo que salga mal, ya que son muchos los factores envueltos.

A continuación le ofrezco una lista de cosas que hay que hacer antes de la presentación: 

• Compre la mejor laptop (computadora portátil) que pueda pagar.

Esto parecería evidente, pero ocurre que mucha gente que ha comprado una laptop a muy buen precio descubren luego que ésta no tiene la capacidad para manejar los gráficos y animaciones apropiadamente.  

• Le recomiendo que siempre lleve su laptop ya sea que usted la haya comprado, rentado o se la hayan prestado, pues muchas veces le dicen que tienen una en el salón y resulta que ésta no es apropiada. Otro factor a considerar es la versión que usted tenga del software de presentaciones o la versión de software de sistema operativo, pues estos podrían no ser compatibles con la versión en que usted preparó su presentación. 
• Asegúrese de que su computadora posee un puerto adecuado para conectarse con el proyector LCD o DLP. Algunas de las más recientes laptops no tienen incorporados los puertos para la conección del cable. Si usted verifica que no lo tiene puede adquirirlo en el comercio y asegurarse de que lo lleva el día de su presentación. 
• Cómprese un micrófono inalámbrico. El costo de un sistema inalámbrico de solapa hoy en día es muy reducido; si usted hace presentaciones con cierta regularidad le recomiendo que haga esta inversión. 
• Cómprese un control/mouse remoto. Las mismas razones que expuse sobre el micrófono inalámbrico vale para el control/mouse.  Ambos equipos le darán libertad de movimiento y podrá integrarse mejor con su auditorio. Muchos equipos actuales traen incorporado un control/mouse inalámbrico.  
• Haga respaldos (Backups) de su presentación.  Primero, ¿Por qué usted necesita respaldos? Aquí le presento algunas cosas que podrían ir mal:  

1.      Se le quedó el cable eléctrico de la computadora.

2.      Ocurre un apagón.

3.      No hay tomacorriente o el tomacorriente está dañado.

4.      Su computadora o el proyector fallan.

5.      Se friza su disco duro.

6.      Usted dañó el archivo de su presentación cuando estaba practicando.

7.      Se le cayó la computadora cuando la estaba sacando de su bulto.

8.       Le roban su laptop (me pasó) y así por el estilo.  

Practique para la peor situación.  Para aquellas presentaciones cruciales haga esto:  Ensaye su presentación normalmente, después de algún rato pretenda que ya no puede seguir utilizando el equipo. Ensaye su presentación utilizando su plan de respaldo.  Si su plan de respaldo es otro set de equipos, está muy bien, pero trate de practicar seguir hablando, mientras el otro equipo se dispone y esté listo para seguir mostrando las diapositivas.

Mejor aún practique como si los dos equipos hubiesen fallado. Luego decida que va a hacer.  Si su trabajo depende de la presentación que va a realizar, usted necesita de un plan de contingencia que sea rápido y confiable y que no se demore en más de cinco minutos para que usted lo tenga listo.  Durante ese lapso usted debe tener un ayudante o segundo que se encargue de preparar el respaldo mientras usted sigue con su conferencia.  

Es por eso que en toda presentación uno necesita de un compañero, un segundo, para ayudar si algo sale mal.  No se fie en los técnicos de proyección, pues muchas veces no están lo suficientemente entrenados.  

A continuación le presento algunos planes de backup o respaldo; escoja el que más satisfaga sus necesidades:

• Copie la presentación en un CD, Disco o Tarjeta Flash. El guardarlo en un disco Zip no es muy buena idea ya que no todas las laptops aceptan estos tipos de disco. 
• Asegúrese que todos sus gráficos y videos están salvados en su archivo de presentación. Por ejemplo, si usted crea una presentación que contiene un video y la guarda en el disco duro de la laptop, los archivos de video deben ser guardados también en el mismo archivo del disco duro.  Los programas de presentaciones como PowerPoint, solo sirven como escenarios y solo apunta hacia la localización de los archivos de video, si estos no están ahí, adios video, y adios presentación.  Cuando usted queme la presentación en un CD, verifique que el CD contiene los archivos que se necesitan.  Para evitar problemas de esta índole siempre guarde los archivos de sonido y video en la misma carpeta que usted guarda su presentación. Cuando usted mueva la carpeta, usted mueve todo al mismo tiempo. 
• Haga un ensayo con el CD de respaldo, por si acaso tiene que utilizarlo. Conozco casos de dictantes (incluido un servidor) que cuando fueron a buscar el CD de respaldo, éste estaba vacío. 
• Si usted tiene fuentes de letras especiales, incluyendo viñetas, inclúyalas en la misma carpeta de su presentación. Cuando utilice fuentes especiales, tenga copias de los archivos de fuentes utilizados en su presentación. Si nota que sus enlaces (links) se han roto al pasar los archivos a otra máquina, reestablézcalos. 
• Verifique que todos los efectos especiales están presentes y que corren bien con la laptop y con el proyector.
• Haga un backup en transparencias o en película de 35 mm. de slides. 
• Siempre tenga copias de papel de su presentación. Esto es casi una obligación. Usted necesita de algún tipo de notas para guiarse en caso de que todo falle. 
• Copie su presentación en la laptop de un compañero o amigo que esté presente en su conferencia. Cuando usted está presentando con otros colegas, existen pocas posibilidades de que todas las laptops se dañen ese día o noche. 
• Baje su presentación en tarjetas “Flash” o una Memoria Flash USB. Estas pueden proveer una forma fácil de mover archivos de una máquina a otra. Usted puede utilizar una CompactFlash Card, que es parecida a un mini disco duro para su laptop. Esta tarjeta se coloca en el compartimiento del modem (PCMCIA modem slot) utilizando un adaptador. Las más modernas utilizan adapatadores USB.  Este tipo de tarjeta viene en tamaños de 8 Meg, 16 Meg, 32 Meg, 64 Meg y 128 Meg.  Son las mismas tarjetas CompactFlash de las cámaras digitales. En caso de que su presentación no sea tan grande (en términos de tamaño de archivo) para la tarjeta, ésta es muy buena solución.  Lo mejor de todo es que esta opción trabaja en la mayoría de las laptops. 
• Traiga dos sets de equipos en caso de que ésta sea una presentación crucial. A los estudiantes que van a presentar tesis utilizando una presentación electrónica siempre les he recomendado esta opción. Igualmente les recomiendo que lleven siempre algún tipo de backup que no dependa de la electricidad.  Conozco personas que llevan a sus presentaciones dos de cada cosa, desde los cables y extensiones eléctricos.  
• Asegúrese de que la laptop que va a utilizar tiene instalado el mismo programa en que usted creó su presentación. Esto es tanto con respecto al programa en sí como a la versión.

Verificación y Chequeo del Equipo 

Cuando usted haga una presentación computarizada, es necesario que realice una serie de verificaciones y chequeos de los equipos que va a utilizar pues de esa manera, va a garantizar que su presentación contenga el mínimo de fallas o errores. 

1. Verifique sus Baterías. Utilice la batería de su laptop de vez en cuando, aún cuando tenga cordón eléctrico.  Reemplace su batería cuando note que ésta solo dura cuarenta minutos cuando anteriormente duraba tres horas.  Recuerde que las baterías se usen o no, solo duran un tiempo de vida. No trabajan para siempre.  Haga un drenaje regular de la batería de su laptop hasta que se agote y cárguela de nuevo.  Verifique las baterías de su control/mouse y micrófono inalámbricos.  Lleve repuestos el día de su presentación. 
2. Verifique los enlaces de su presentación. Practique y ensaye su presentación con la laptop y proyector que va a utilizar el día de su conferencia, para asegurarse que éstos pueden manejar suave y sin problemas los gráficos, fotos, video y sonido que contiene su presentación computarizada.  Si planea hacer enlaces en el internet le recomiendo que copie en su disco duro las páginas web que visitará, para que si por alguna razón no logra una conexión adecuada, pueda mostrar la información correctamente.  Si está haciendo enlaces entre archivos es preferible colocar todos los archivos en una misma carpeta. De esa manera todo lo que tendrá que hacer es copiar esa sola carpeta a un CD o al disco duro de la laptop. 
3. Chequee su proyector y pantalla. Practique la presentación y proyéctela en una pantalla del mismo tamaño que va a utilizar. Los colores se ven diferentes de acuerdo al tamaño de la pantalla. Las imágenes podrían verse diferentes cuando son proyectadas en pantallas de diferentes tamaños.  El error más común que cometen muchos dictantes es creer que lo que es legible en la pantalla de la laptop también lo será en la pantalla. Las fuentes de las letras tienen que ser de 24 puntos o mayor, para asegurarse que el texto será legible por todo el mundo en el auditorio.  No confie en que sus imágenes se verán bien con el proyector del hotel o del centro de convenciones.  Ocurre con mucha frecuencia que esos proyectores son anticuados (a veces, la diferencia sea solo de pocos años) ya que la tecnología de los proyectores cambia con mucha rapidez.  El problema usted lo encontrará básicamente en los colores pálidos o pasteles. Por esta razón le recomiendo que haga un ensayo previo a su presentación utilizando el equipo que le hayan facilitado en el evento o conferencia.  Otro que algunas veces causa problemas es el video.Usted debe conocer como cambiar los mandos de su laptop de CTR a LCD de manera que el video pueda ser mostrado a través de PowerPoint. Podría ser que usted vea el video en la pantalla de su laptop pero no en la pantalla de proyección.  Algunas marcas de laptop trabajan mejor con video que otras. La única forma de garantizar que el video siempre se vea es suspendiendo la pantalla de la laptop. Utilice las teclas de función para oscurecer la pantalla de la laptop de manera que la computadora se programe para ser conectada al puerto externo solamente. Luego cierre la pantalla de la laptop. Esto solo puede hacerse si usted cuenta con un control/mouse remoto ya que usted no será capaz de presionar las teclas de flechas en el teclado de la computadora portátil.  
4. Cuestione la compatibilidad de la resolución y el programa de software.  Si usted no lleva a su presentación su propio proyector LCD o DLP, asegúrese de que la resolución de su laptop va a ser compatible con la del proyector.  Siempre utilice un proyector cuya resolución nativa sea igual a la resolución nativa de la laptop. En otras palabras, si la pantalla de la laptop es XGA (1024 x 768), entonces utilice un proyector cuya resolución nativa es también XGA.  Si las resoluciones no son las mismas cuando proyecte su presentación verá que sus caracteres contienen sus bordes escalonados, perdiendo legibilidad.  Otra razón del por qué es necesario ensayar la presentación con el proyector que va a utilizar es que muchos proyectores no soportan el mismo número de colores que las laptop.  Como consecuencia de esto, las marcas de agua y los pasteles tienden a desaparecer. Si usted tiene que depender de otros proyectores no utilice marcas de agua en sus fotos. Si está utilizando un equipo prestado, verifique que el programa de software es compatible con el suyo.  Haga preguntas específicas para asegurarse. Por ejemplo, si su presentación fue hecha con la versión 2003 de PowerPoint y el equipo que le prestan tiene instalado PowerPoint 2000  ó 97, no podrá correr su presentación a no ser que la haya guardado en una de esas dos versiones.  Otra situación a tomar en cuenta es la cantidad de memoria RAM que posea el equipo, si esta no es adecuada (por lo menos 256 MB) su presentación correrá lentamente y en el peor de los casos no correrá para nada.  Para asegurarse que estos tipos de problemas no ocurran, siempre, siempre, llegue temprano al salón de conferencias y haga un mini ensayo.  
5. Practique utilizando el control/mouse remoto. Esto es algo esencial. No le recomiendo a nadie que se pase toda su presentación presionado la barra espaciadora o las teclas de flechas pegado a la laptop.  Tampoco recomiendo que esto lo haga otra persona.  Usted debe tener el control total de su presentación electrónica. Usted y solamente usted sabe como espaciar sus diapositivas.  El ver y escuchar a un dictante decirle o señalarle a otra persona que pase el siguiente diapositiva, o peor aún la repetición monótona de “próximo, por favor” es totalmente innecesario con la tecnología disponible actualmente.  De manera que cómprese un control/mouse remoto y practique con éste. Con la ayuda de este dispositivo, usted puede hacer su presentación suavemente y sin escollos, avanzando cada diapositiva sin necesidad de parar. La utilización de la barra espaciadora de la laptop hace que usted rompa el contacto visual con su auditorio, tener que caminar hacia la computadora y buscar la tecla correcta que presionar. 

Consejos Técnicos 

• Aparee la tecnología con el mensaje.  No permita que la tecnología oscurezca al mensaje.  También asegúrese que su personalidad puede equipararse con las diapositivas que el auditorio está observando.  He visto diapositivas de alta tecnología junto a un presentador monótono. Como consecuencia, si se compara al dictante con las diapositivas éste se verá  y sonará peor que nunca. 
• Cree un icono de atajo (Shortcut Icon).   Coloque un icono de atajo de la presentación en el escritorio. Le será más fácil comenzar y se verá más profesional. 
• Consiga un corrector.  Busque a alguien para que revise sus diapositivas y corrija errores de ortografía e inconsistencias. Esto es muy difícil de hacer si usted prepara sus diapositivas la noche anterior, está cansado y tiende a no notar errores.  Resulta muy embarazoso que sea el auditorio el que encuentre los errores. 
• Practique los atajos.  Asegúrese que usted sabe ir a una determinada diapositiva si le hacen alguna pregunta.  Practique con el mouse y el teclado. Generalmente con pulsar el número de la diapositiva y presionar enter,  se logra llegar a la diapositiva deseada. Esto significa que usted necesita de una copia en papel para saber el número de la diapositiva. Una vez que usted ha tomado el tiempo necesario para considerar la sugerencias mencionadas anteriormente, usted estará preparado para cualquier tipo de contingencia.  Usted se verá más profesional y ganará  mayor credibilidad frente a su auditorio.

Ahora bien, ¿Qué necesita usted hacer el día de su presentación?

Consejos antes de una Presentación Electrónica 

• El Salón de Conferencias Estas son algunas recomendaciones específicas en relación al salón de conferencias, de lo que hay que hacer el día de la presentación electrónica. 

1. Verifique la disposición del salón.  Si las condiciones lo permiten, cambie la disposición del salón si no conduce a su estilo de presentación. Mueva los asientos. Esta es su charla. Disponga del salón de manera que usted tenga las mayores posibilidades de éxito.  
2. Verifique la vista de la pantalla. Si la pantalla no es lo suficientemente grande, póngala sobre una mesa o silla. De esa manera las personas sentadas en el fondo del salón podrán ver la parte baja de la pantalla.  
3. Arregle las luces, si es posible. La disposición de las luces en algunos salones puede ser fantástica. En estos casos hay botones que apagan las luces de diferentes áreas del salón.  En otros salones la disposición de las luces puede ser terrible, con bombillos que brillan sobre la pantalla y que enmascaran sus mensajes. En ese caso, pida que esos bombillos sean apagados y si no hágalo usted. 

• La Laptop 

1.      Conecte su laptop. Tenga su batería cargada completamente por si acaso sea necesario utilizarla por algún tiempo. Pero no utilice su batería para hacer su presentación completa. Conéctela al tomacorriente y haga un pequeño ensayo de su presentación.  Apáguela y vuelva a conectarla iniciándola, déjela en modo de reposo, lista para iniciar la presentación. 

2.      Apague ciertas funciones. Apague el salvador de pantalla (Screen Saver). La forma más fácil de hacer esto es presionando el botón derecho del mouse sobre el escritorio, vaya a propiedades  (properties)  y luego a salva pantalla (screen saver). Apague cualquier cuadro de diálogo que no sea necesario. 

3.      Posicione su laptop y colóquese en posición.  Coloque la pantalla de la laptop fuera de la vista del auditorio y de la luz del proyector.  Planifique dos lugares donde usted se va a parar, de manera que no obstruya la vista del auditorio hacia la pantalla y las diapositivas. 

4.      Mueva o coloque cinta adhesiva a los alambres sueltos. Posicione y coloque cinta adhesiva (duct tape) a lo largo de los alambres de manera que usted no tropiece con ellos. 

5.      Pruebe su fuente de electricidad. Asegúrese que ambos terminales del cable eléctrico estén dentro del tomacorriente.  No planee dar su conferencia con su batería, asegúrese siempre de estar conectado a una fuente de electricidad. 

6.      Una vez conectado todos los cables, no los quite. Después de haber colocado el equipo y haberlo probado, no lo desconecte. Si lo hace puede hacer que no funcionen algunas cosas. Si los colores no se ven bien en la pantalla, puede ser que algún conector no esté totalmente dentro o bien enchufado. Dicho esto, algunas personas apagan sus computadoras y las vuelven a prender antes de hacer la presentación, con el propósito de liberar la memoria RAM, de manera que la presentación corra suavemente. 

Otras consideraciones que hacen la diferencia 

·        Tenga un plan de contingencia listo.

·        Mantenga los líquidos alejados de su laptop.

·        No preste su laptop ni la comparta.

·        Utilice el puntero solamente si es necesario. 

Consejos Durante una Presentación Electrónica 

• El Dictante parado a un lado de la Pantalla.  Cuando usted se para a un lado de la pantalla, está forzado a hablar y gesticular acerca de los diversos temas e imágenes en la pantalla. La ventaja es que todo el mundo en el auditorio está obligado a mirar al mismo punto. La desventaja es que usted podría tender a hablar hacia la pantalla y no hacia el auditorio.  Los dictantes tienden a terminar sus oraciones mirando hacia la pantalla, y no mirando a alguien en el auditorio. Este es un tipo de conducta que diferencia al novato del dictante impactante. Un dictante efectivo siempre termina mirando a alguien en el auditorio y nunca a la pantalla. Un dictante impactante también menciona los puntos e imágenes que están en la pantalla de manera que el auditorio pueda seguirlo.  No pretenda que la imagen no está en la pantalla. Mire activamente la imagen junto con el auditorio, luego discuta que es lo que significa. Su auditorio está mirando la imagen, de manera que mire usted también. Sin embargo, no es recomendable pararse al lado de la pantalla si usted se encuentra muy alejado del auditorio. 
• El Dictante parado al frente de su Laptop.  Algunos presentadores colocan la laptop en una posición en frente de ellos de manera que pueden utilizar la pantalla de la computadora como apuntador.  De esa manera son capaces de mirar los ojos de los miembros del auditorio más fácilmente.  Es una ventaja pararse cerca del auditorio pero tiene la desventaja de que se pueda tender a mirar más a la pantalla de la laptop que al auditorio.  Trate de no mirar hacia la computadora mientras habla.  Algunos dictantes colocan un monitor de referencia en el fondo del salón. Este monitor tiene exactamente la misma imagen que el proyector. De esa manera, esos dictantes no se tienen que voltear y nunca quitan la vista hacia el auditorio.  Un monitor de 20 pulgadas es más que suficiente para ver bien los títulos y viñetas. 
• Utilice un Control/Mouse Remoto En mi opinión todos los dictantes requieren del uso de un control/mouse remoto. ¿Por qué?

(1) Usted no está restringido al área de su laptop;  

(2) No provoca distracción al tener que presionar la tecla de avance en la laptop;  

(3) No distrae al auditorio al tener que caminar hacia su computadora para avanzar manualmente las diapositivas;  

(4) Evita el tener a alguien y decirle “próximo” para avanzar las diapositivas, pues se hace monótono y rompe con el flujo de la charla;  

(5) No podrá utilizar efectivamente ciertas animaciones si tiene que operarlas desde su computadora y  

(6) El no usar un control/mouse remoto quita impacto y profesionalismo al presentador.  

Cuando usted compre un control/mouse remoto practique con él con anticipación a su charla.  Muchos de los control/mouse remoto en el mercado tienen un puntero láser incluido, pero tenga cuidado, pues muchos tienen el punto muy pequeño y no se muestran bien en la pantalla.