Presentaciones Electrónicas
Las tradicionales diapositivas están dejando paso a los formatos electrónicos, sobre todo los dispositivos de proyección directa. Existen muchos motivos para este cambio. Por un lado el motivo económico, ya que pese a su alto costo inicial, estos proyectores no requieren de carouseles fotográficos ni revelado. Además se evitan los problemas ocasionados por tener que hacerlas, disponer de cámaras fotográficas con trípode, o impresoras especiales de alto costo. Otra ventaja es la posibilidad de actualización, adaptación y mejora continua de nuestras presentaciones sin necesidad de volver a efectuar todo el proceso. Esto incluye los cambios de ultima hora que pueden ser muchas veces necesarios.
A la hora de la proyección, este método permite una amplia gama de efectos, que si se utilizan bien pueden resultar muy útiles. Estos incluyen las transiciones y progresiones, y el uso de "elementos" multimedia. La resolución es variable, desde los 640 x480 ppp del sistema VGA hasta los 1600 x 1200 del UXGA.
Si se presentan radiografías, el mínimo necesario es el SVGA (800 x600). Debemos siempre tratar de equiparar la resolución de nuestras imágenes a las del proyector que vamos a utilizar. Si la imagen de origen es de mayor resolución, el resultado será comprimido, por lo que sufrirá la calidad. Por el momento, el principal inconveniente es la escasez de dispositivos de proyección, ya que su precio actualmente es un poco elevado.
Los aspectos tecnológicos de las presentaciones electrónicas no necesitan ser intimidantes. Todo lo que uno tiene que hacer y no hacer para el diseño, organización y presentación que he discutido anteriormente y que seguiremos discutiendo en las próximos artículos.
En los siguientes apartados le daré unas pautas a seguir de manera que usted logre producir una presentación electrónica impactante.
Una presentación generada por computadora se diferencia de las transparencias y diapositivas de 35 mm. en cuatro aspectos:
- Se necesita una computadora portátil (Laptop). Sin embargo, esto está cambiando pues están apareciendo en el mercado proyectores que no requieren de computadora.
- Necesita aprender a utilizar las transiciones, movimientos y animaciones de manera apropiada. Las transiciones adecuadas, las construcciones y animaciones de texto y objetos bien utilizados pueden ayudar a enfatizar su mensaje y perfeccionarlo. Las presentaciones computarizadas pueden incluir efectos de animación en tercera dimensión (3D) y videos clips. Una presentación electrónica dinámica puede significativamente aumentar el nivel de retención del auditorio. Pero, ¡cuidado!, el presentador novicio o sin experiencia, tiende siempre a incluir todos los tipos de animaciones, transiciones y efectos especiales una vez que aprende a utilizarlos o los descubre. El resultado es predecible. El auditorio recibe una presentación animada, pobremente dirigida, que se aleja de su objetivo principal o mensaje. El auditorio se va confundido acerca del propósito de la conferencia o se enfoca en la nueva tecnología gráfica y se olvida del mensaje. Si usted utiliza animaciones para texto o imágenes, entonces utilízelas para contar su historia. En muchas ocasiones he visto presentaciones donde la animación que se le da al texto, principalmente al de listas de viñetas (bullet lists), ocurre todo de una vez, sin que el presentador hable, como si estuviera esperando él mismo para poder leer sus propias diapositivas. Esto es bien aburrido si ocurre diapositiva tras diapositiva.
- Necesita hacer más planificación con respecto a los equipos. Esto se aplica cuando el auditorio es mayor de cinco personas. Usted tiene más planificación si el auditorio es amplio ya que en un auditorio menor de cinco personas solo va a requerir de la computadora portátil y exponer su presentación en la pantalla de la laptop. Para auditorios más grandes las opciones son mayores y dependen del tamaño del auditorio, la importancia de la presentación y del presupuesto.
- Usted necesita saber cómo utilizar el equipo. Los proyectores de diapositivas de 35 mm. y los retroproyectores son fáciles de utilizar. Es muy poco lo que puede ir mal con estos equipos pues son de baja tecnología. No es lo mismo con las presentaciones generadas por computadoras. Cuando ocurra algún problema con los equipos (laptop, proyector de data-video) usted tiene que tener una mínima idea de cómo repararlos o reprogramarlos. Si usted no sabe, podría terminar sintiéndose y aparentando incompetente y mal preparado frente a su auditorio.
Ventajas de las Presentaciones Electrónicas
Día a día son más los equipos de presentaciones electrónicas que se venden. Aparentemente todo el mundo está invirtiendo en estos equipos y son utilizados cada vez más en los eventos científicos.
El motivo está claro, las presentaciones generadas por computadoras poseen numerosas ventajas:
· La facilidad de hacer cambios posibilita el poder individualizar una presentación para un auditorio específico. La facilidad de poder utilizar imágenes del Internet hace relativamente simple añadir un logo, una foto y palabras dentro de la diapositiva.
· Las animaciones, los efectos visuales y las transiciones en las diapositivas ayudan a mantener la atención del auditorio. Los resultados pueden ser impresiones más duraderas y mayor retención del mensaje.
· El presentador puede hacer que los miembros del auditorio interactuen en la presentación, al hacer que éstos escojan cuales temas cubrir.
· La sofisticación de la presentación le da al presentador una imagen de ser un individuo tecnológicamente avanzado.
· El presentador puede llevar al auditorio a tours electrónicos en páginas web, catálogos y base de datos. Con estas ventajas potenciales también vienen riesgos, muchas veces producto de la sobre-utilización de la tecnología.
Es muy común el querer sustituir la falta de contenido con los bombos y platillos de PowerPoint o de cualquier otro programa de presentaciones. El abuso de utilizar demasiados efectos especiales llega a aburrir al auditorio. Mi intención ha sido la de proveer ideas y guías para que usted pueda utilizar la tecnología efectivamente de manera que pueda convencer a su auditorio sobre su mensaje. Para el novicio y no pocas veces para el más avanzado de los presentadores, la tentación es utilizar la mayoría de estas herramientas simplemente porque están ahí.
Por esta razón le sugiero que utilice estos nuevos artilugios solo cuando genuinamente mejoren el mensaje que usted está transmitiendo.
El Auditorio y las Presentaciones Electrónicas
Puede ser que usted haya gastado una fortuna comprando el último equipo de presentaciones electrónicas y esté creando presentaciones excitantes, pero no es el equipo o el diseño de una presentación lo que cuenta, sino más bien su relación con el auditorio. Aquel que se queda envuelto en la tecnología va a pasar más tiempo mirando y hablando hacia las diapositivas y no al auditorio.
Es por esta razón que usted debe asegurarse de que pueda lograr una buena conexión con el auditorio. Sea espontáneo, no programe cada momento.
Deje que las reacciones del auditorio determinen el paso de su presentación. Usted necesita ser una persona viviente que respira frente de todo el mundo. Muestre su humanismo y su auditorio lo aceptará.
Cuando piensa primero en su auditorio, su preparación y exposición serán auténticas. Su auditorio reaccionará favorablemente si ellos piensan que usted ha pensado en sus intereses.
Como verá más adelante, la mayoría de la gente tiene miedo de hacer una presentación o lo que es lo mismo hablar en público. Muchos piensan que al pararse frente a un auditorio, éste espera que le vaya mal o que no le guste su presentación. Se sienten incómodos pensando en ellos mismos como el centro de atención. Dan la impresión de querer terminar la presentación lo más rápidamente posible. Este tipo de personas les gusta utilizar diapositivas de 35 mm., ya que el salón al encontrarse oscuro, el auditorio se fijará más en las diapositivas y no en el dictante.
Cuando se comenzó a utilizar el retroproyector con transparencias de acetato, los presentadores vieron que realmente era necesario mirar al auditorio y se dieron cuenta que el público les estaba prestando atención. Para muchas personas esto constituyó un problema, se sintieron sumanente nerviosos ya que la mayoría no había ensayado su presentación en voz alta antes de su exposición en público y no sabían que decir o como sonaría su voz en el salón.
Al principio de la utilización de las presentaciones electrónicas también se requería de un cuarto oscurecido de manera que los dictantes sin preparación y nerviosos se sintieron felices de nuevo. Pensaron que lo más importante era hacer una presentación computarizada bien creativa. Creían que la sofisticada presentación electrónica no requería de la necesidad de conectarse personalmente con el público. También pensaron que con gráficos complejos, colores preciosos y efectos increíbles, convencerían al auditorio de que sus productos o ideas eran las mejores.
Hoy día, esta situación ha cambiado. Nada sustituye a un dictante sincero y compasivo que realmente le preocupa su auditorio y su respuesta a su exposición. Y ahora, que la mayoría de los dictantes tienen todos los efectos sofisticados, el dictante que sobresale es aquel que es entusiasta, que expresa interés genuino frente a las reacciones del auditorio y modifica el contenido de su presentación de acuerdo a estos parámetros.
Vuelvo y repito la tecnología es solo una herramienta para permitir una mejor comunicación. Usted, como dictante, todavía tiene que comunicar, usando su voz, su cuerpo, sus gestos y la energía positiva que usted le envía a su auditorio.
Estoy totalmente de acuerdo de que es grandioso el tener una presentación computarizada creativa y excitante. Pero si usted no muestra un verdadero interés en su auditorio, no irá muy lejos. Este interés sale de su corazón y su propio deseo de verdaderamente satisfacer las necesidades de su público.
Debido a que las diapositivas son poderosas, usted tiene que trabajar más fuerte para hacerle saber a su auditorio que usted se preocupa por ellos y por su tema. En particular, usted tiene que trabajar en su voz. Su voz debe sonar confidente y entusiasta, debe pausar al final de sus oraciones de manera que su público pueda digerir lo que usted ha dicho. También, si se encuentra proyectando en un salón a oscuras, necesita pasar algún tiempo con las luces encendidas. El auditorio tiene que verlo y ver sus gestos o lo único que recordarán de usted es su voz.
Pero ya no necesita encontrarse en un cuarto con las luces apagadas. La última tecnología de punta permite que usted haga su presentación con las luces encendidas. Nadie más que usted, hará que usted actue graciosa y placenteramente frente a su auditorio. Ese es su trabajo y es solo suyo. Su auditorio necesita sentirse que usted se preocupa por ellos. Cuando usted se enfoca más en su auditorio y no en usted, se sentirá menos nervioso.
Al público le encanta sentirse parte de la presentación. Se sienten más involucrados y retienen más de lo que usted como dictante, dice.
Conozco muchos colegas que gastan millonadas tratando de mantenerse al día con la tecnología de punta de las presentaciones electrónicas. Pero la utilización de diapositivas sofisticadas no serán suficientes en el futuro. El éxito de una presentación no se medirá por el uso de todos los efectos especiales y todos los bombos, platillos y maracas que utilice sino, en que tan bien se haya enfocado la presentación en el auditorio.
La Logística en las Presentaciones Electrónicas
Usted podrá tener la mejor de las intenciones, verdaderamente conocer los objetivos de su presentación y haber estudiado las necesidades de su auditorio. Pero para tener éxito usted tiene que conocer su tecnología, al menos lo suficiente como para salir del paso. Esto puede ser un poco dificultoso cuando usted se inicia en las presentaciones computarizadas o electrónicas.
Insistimos en que usted no debe utilizar equipo que no conoce. Si ocurre un fallo en su presentación por culpa de la tecnología, usted perderá credibilidad y el mensaje que usted esté tratando dejar también.
Esté siempre preparado para fracasos y contingencias. Esto es más seguro mientras más sofisticada sea la tecnología. Esto se basa en la Ley de Murphy (Si algo ha de salir mal, así será...)
Para comenzar, nunca trate de utilizar un software de presentaciones con el que usted no esté familiarizado o que no lo haya utilizado anteriormente. Le podría ocurrir un problema durante su presentación que usted no sería capaz de reparar. Podría ser que otra persona le haya preparado la presentación o que usted no tenga experiencia con el programa.
Es muy difícil que su auditorio lo tome seriamente, si usted no sabe manejar mínimamente el software o el equipo. Tome clases, vea un video. Lea libros. Practique antes del día de la presentación con el equipo y programas que vaya a utilizar. Si no tiene tiempo de aprender, lleve a su conferencia a la persona que le preparó la presentación. Pero, por favor, no cuente con que la tecnología vaya a hacer el trabajo por sí sola.
Haga que alguien le enseñe a manejar el equipo. Averigüe cuales problemas podrían ocurrir con éste y aprenda que hacer para solucionarlos. Trate de hablar con alguien que lo haya utilizado anteriormente y pregúntele que ha ocurrido mal. Es un compromiso con su auditorio asegurarse de antemano que todo saldrá bien.
22 comentarios
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wee nnete ta todo malll
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karensitha -
bueno pues esta pagina esta super maraviwow!!!! osea lo mejor de lo mejor....ya saben super cooooooooool!!!
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juanita petronila anastacia de los altos de jalisco michoacan de alba -
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