Folletos de Mano
Los folletos o impresos de mano son un buen material de apoyo en los congresos cuando uno presenta una mesa clínica o una sesión de pósters, también son útiles en grupos pequeños donde uno quiere que la información sea retenida. Se podrían entregar en auditorios grandes después que uno haya hecho la presentación.
En los seminarios o cursos de entrenamiento se pueden desarrollar como libretas de trabajo para que los participantes hagan ejercicios. La principal razón de entregar folletos o impresos de mano al auditorio es para clarificar su mensaje, hacerlo más fácil de entender y reforzar los puntos claves.
Si su conferencia es informativa, entonces los folletos añadirán más datos, logrando mayor profundidad o apoyo a la explicación. Si es persuasiva, los folletos ayudan a reforzar su mensaje haciéndolo más convincente. Usted podría entregar una copia impresa de todo lo que planea decir o imprimir una versión de todas sus diapositivas.
Actualmente la producción de folletos se facilita mucho con los softwares de presentaciones como PowerPoint ya que éstos generan impresos que pueden ser de una sola diapositiva en cada página, de tres y hasta seis, dejando espacio para que los participantes puedan escribir sus propias notas. En mi caso desde hace 5 años todas mis fotos clínicas y diapositivas están digitalizadas, lo que me permite imprimirlas en papel y así facilitarlas a mi auditorio para mejor comprensión y mayor impacto.
Tenga cuidado de no entregar todo el material antes de hacer su presentación, guárdelo para aquellos que estén realmente interesados. Si desea repartir algo antes de su presentación prepare un resumen, un esquema, o una lista de los puntos que pretende presentar.
Su material impreso tiene que ser de la misma calidad que sus diapositivas. Utilice una buena impresora de inyección de chorro de tinta o una impresora láser, y si reparte fotocopias hágalas en una máquina de alta resolución. Asegúrese que las ilustraciones y fotos queden claras, no estén borrosas ni manchadas. Si su impresora no reproduce bien las fotografías mejor no las incluya en sus folletos.
Evite entregar el material de mano impreso en hojas sueltas sin grapar. Entréguelos grapados, encuadernados o colocados en cartapacios o carpetas de argollas. Si no lo hace los papeles terminarán en el suelo o la gente se pasará la presentación organizándolos.
Si su presentación incluye entregar papeles en diferentes momentos distribúyalos en un fólder o perforados para que sean incluidos en la carpeta que se le facilitó previamente. Espere para entregar los papeles inmediatamente antes de un receso para que el sonido de las argollas de las carpetas abriéndose no importune su presentación.
¿Cuándo entregar el material impreso?¿Debe usted entregar el material antes de su charla, y confiar que el auditorio no se distraiga debido a que están leyendo el impreso en vez de escucharlo a usted? ¿O debe esperar a terminar la presentación, y suponer que el material se mantendrá relevante y el auditorio finalmente lo examinará?
Su decisión dependerá del formato de la reunión, de lo que usted esté entregando y de que espera el auditorio recibir de usted. En reuniones pequeñas, cuando los miembros del auditorio se van a sentar en un ambiente tipo salón de clases con mesas de trabajo o pupitres o alrededor de una mesa de conferencias, usted debe considerar colocar los paquetes de material impreso en cada asiento antes de la llegada de los participantes. Pero esté preparado, conociendo la naturaleza humana como es, es muy probable que la mayoría de las personas abran los paquetes y revisen inmediatamente su contenido.
Esto no constituye ningún problema si la gente llega temprano y tienen suficiente tiempo de revisar los materiales antes de prestar atención a su presentación. Los que llegan tarde, sin embargo, tenderán a distraerse o causarán distracción en otros debido a que ellos también querrán examinar el paquete aún cuando usted ya ha comenzado su charla, cátedra o conferencia.
La única forma segura de enfrentarse con esta posibilidad de distracción es esperar que todo el mundo haya llegado para que usted comience su conferencia. Esto, sin embargo, no siempre es posible y si los participantes son todos dominicanos como yo, menos.
Usted podría delegar a alguien para que le diga al tardío, que espere el descanso para revisar su paquete o hasta que el charlista dé las instrucciones para hacerlo. Pero los chances de que él o ella lo haga, son muy remotos. Lo más probable que la persona tardía haga es abrir la carpeta tan pronto se siente sin importarle lo que le hayan instruido previamente.
Otra razón de entregar el material impreso antes de la presentación es para que los participantes le sigan a medida que usted va desarrollando su tema. Esto es particularmente útil cuando su presentación incluye información complicada, difícil de entender, o unos datos muy precisos que los miembros del auditorio necesitarán retener.
Debido a que existen muchos estilos de enseñanza, le llegará a más personas si presenta su material tanto oral como visualmente. Si es estrictamente necesario que el auditorio preste atención en un momento dado de su presentación, es perfectamente aceptable que usted les indique que pongan de lado el material impreso y se concentren en lo que usted tiene que decir o lo que está mostrando proyectado.
En algunas ocasiones tendrá necesidad de entregar para la prensa una copia exacta de su charla, conferencia o discurso antes de presentarla, de manera que los periodistas tengan tiempo suficiente de llevarla a sus medios y haya menos posibilidad de que escriban algo incorrecto.
