Miedo Escénico
Sáquele mejor provecho al menú Inicio en Windows XP
Es muy probable que usted esté familiarizado con el menú de Inicio de Windows XP, pero no sabe por qué la lista de programas está dividida en dos. A continuación le ofrezco el siguiente TIP que le permitirá conocer todo acerca de la lista de los programas anclados que encontramos en el menú de Inicio de Windows XP y cómo puede usted personalizarlo para tener un fácil acceso a sus programas favoritos.
El panel izquierdo del menú inicio consiste enteramente en una lista dividida de los programas que Windows XP piensa es lo más práctico para usted: la lista de los programas fijados sobre la línea de separación y la lista de los programas más frecuentemente utilizados.
Por defecto Windows Xp coloca enlaces al Explorador de Internet y su aplicación para correo electrónico en la lista de programas anclados y colocará hasta 30 atajos a los programas que usted ha utilizado recientemente en la lista de programas más frecuentemente utilizados. (Por defecto Windows XP coloca seis atajos)
Para poder realmente tomar ventaja del menú de Inicio como área de lanzamiento de todos los programas que utiliza con más frecuencia, puede configurar totalmente el panel izquierdo como lista de programas anclados.
Siga estas instrucciones:
- Haga un clic derecho sobre el menú de Inicio y seleccione el comando propiedades para que aparezca el cuadro de diálogo Barra de Tareas y Menú Inicio.
- Haga clic sobre el botón Personalizar que está adyacente al botón de radio de menú de Inicio para que aparezca el cuadro de diálogo Personalizar el menú de Inicio.
- En el panel Programas, coloque 0 en el botón Número de programas en el menú de Inicio. Haga clic sobre el botón Borrar lista.
- En el panel Mostrar en el menú de Inicio, puede borrar el Explorador de Internet porque el icono de éste aparece por defecto en el menú de lanzamiento rápido y quizá también el botón de chequeo de email, dependiendo de cómo usted sube su aplicación de correo electrónico.
- Haga clic en el botón Aceptar dos veces para cerrar el cuadro de diálogo de Barra de Herramientas y Menú Inicio.
- Haga clic sobre el botón Inicio y sobre el submenú Todos los programas.
- Localice y haga clic derecho sobre el atajo de los programas que usted más utiliza y seleccione Anclar al Menú Inicio.
Las Conferencias
Las conferencias están compuestas por un grupo de elementos que sirven para reforzar la exposición de un tema, de manera que éstas sean intuitivas y atractivas. Tres factores fundamentales se combinan para poder realizar una conferencia, por un lado tenemos, la exposición viva y emotiva del presentador o dictante, el diseño adecuado del material de apoyo y por último los medios utilizados para proyectar ese material de apoyo.
Una conferencia impactante puede ser tan simple como la de aquel presentador que solo utiliza el pizarrón como material de apoyo. En el trasfondo de la cavidad de los epiplones de mi cerebro, tengo guardado el recuerdo de una de las presentaciones más impactantes a la que tenido la dicha de asistir. Esa presentación fue durante mis estudios de pregrado en la escuela de odontología de la UNPHU.
El presentador fue el Dr. Mairení Cabral, profesor de Anatomía de Cabeza y Cuello. La cátedra se iniciaba a las 7:00 a.m. Estábamos todos los estudiantes reunidos cuando el Dr. Cabral hizo su entrada. Sin mediar palabras, sacó su estuche de tizas de colores y, con la mano izquierda comenzó a dibujar el cráneo por su cara externa, con la derecha dibujaba al mismo tiempo el cráneo por su cara interna; si dibujaba el agujero occipital por su superficie externa con la mano izquierda, con la derecha lo hacía por su cara interna y al mismo tiempo iba describiendo las estructuras anatómicas que pasan por allí o cuales se relacionaban directamente con éstas.
Había que estar allí para vivir el espectáculo. ¡Ay, si hubiera tenido una computadora!
Uno de los errores más comunes que he notado en muchos colegas y estudiantes es tener la creencia de que las presentaciones para ser impactantes requieren de alta tecnología. No saben que la tecnología la tiene uno, en la computadora perfecta que es el cerebro humano. Son nuestras propias habilidades las que en realidad hacen nuestras presentaciones impactantes.
Hoy día usted puede preparar su presentación de dos maneras básicas: la manual y la computarizada. Pero independientemente de la forma en que usted prepare su presentación debe recordar siempre, que en ambas interviene invariablemente el ser humano. Usted debe mantener una perspectiva tangible sobre la tecnología apropiada. El mejor hardware o software del mundo no podrá de ninguna manera preparar la presentación por usted.
Tenemos que tener una mente humana, una mano humana y a veces una cara humana frente a la máquina. Véalo desde la perspectiva que nuestros antepasados probablemente tuvieron, cuando el bolígrafo y el lápiz reemplazaron la pluma de ave como instrumento de escritura. Los escribientes de finales del siglo XV debieron quedar maravillados cuando vieron lo que la imprenta podía hacer con su trabajo. Para ellos la fotocopia hubiera sido un milagro.
Somos afortunados al haber tenido muchos avances en las herramientas de comunicación con los sistemas binarios y la lógica Booleana, pero ninguna de estas herramientas por sí solas, podrá iniciar la comunicación, ni darle una interpretación exacta. No pierda de vista la importancia del ser humano. Tome ventaja de la tecnología disponible.
En los años que no contaba con la ayuda de las computadoras, recuerdo que preparaba mis diapositivas a mano. Tomaba una regla, una cartulina de color oscuro o un fondo (generalmente los pisos de mi consultorio) y colocaba letras de plástico o de madera alineados con la regla para producir las diapositivas de texto. Eso era aquí en el país, la República Dominicana, pues no contaba con un servicio donde me hiciera mis diapositivas porque o no existía o mi presupuesto era muy reducido. Cuando estudiaba en la Universidad de Pittsburgh los residentes contábamos con un departamento audiovisual con expertos diseñadores que hacían las diapositivas por nosotros, pero aun en esa época (1978) todavía la mayoría del trabajo era manual, aunque la universidad contaba ya con computadoras.
Las fotografías clínicas las tomaba con una camarita fotográfica Kodak Instatech (regalo de graduación de mi madre) que no era más que una cámara Instamatic a la cual se le adaptaban unos dispositivos con tres lentes de acercamiento, dependiendo de la toma que uno quería hacer; así había un dispositivo para tomas de la sonrisa, otro para retratar con mayor acercamiento, con la que lograba fotografiar dos o tres dientes. El tercer dispositivo era para tomas de cara completa de frente o de perfil. Era un sistema que no tenía complicaciones.
Con el tiempo fui mejorando, (así como también mi capacidad económica) me compré una máquina de escribir eléctrica IBM de bolita y escribía en un papel el texto que luego retrataba con película para slides (diapositivas), con la ayuda de un filtro amarillo y procesando la película como si fuera para impresiones normales, obtenía una diapositiva que tenía un fondo azul y las letras blancas que era ideal para diapositivas de texto.
Las fotografías clínicas las tomaba con una cámara Canon AE-1 de 35 mm., un lente macro de 100 mm., más una extensión de 25 mm. y un flash de anilla (ring-flash) con lo cual obtenía fotografías de alta calidad.
Debo mencionar que este fue un proceso lento, preparando diapositivas de texto con negativos de película de blanco y negro y luego dándole color con marcadores. Utilizando película profesional EchtaLite y otras, como la Kodaklite.
A mediados de los años 80 comenzó para mí la primera experiencia computacional, compré una computadora personal que me costó una ¿ganga? : pagarés de RD$2,184.50 mensuales por 36 meses. (Gracias, Pachey y Compañía Dominicana de Leasing) El costo final de esa computadora fue de RD$78,640.00 (cambio del dólar de la época: US$1.00 = RD$1.70, compare con los precios de ahora). Esa computadora tenía un procesador 286 y una tarjeta de video CGA que me permitía tener una paleta de 16 colores.
Preparaba las diapositivas de texto con el software de dibujo Dr. Genius que venía incluido con la compra del mouse y retrataba la pantalla para así obtener una copia dura para ser proyectada.
Es necesario que me detenga aquí sin dar más detalles técnicos de esa época, porque considero importante mencionar una agrupación que me formó, no solo en los aspectos tecnológicos de las presentaciones científicas, sino más importante, en los aspectos humanos.
Si estoy escribiendo esto, se lo debo a mis compañeros de esa agrupación. Esa institución que tiene hoy 34 años es el Grupo de Estudios Odontológicos, Inc., mejor conocido como el Geo. Allí aprendí todo cuanto sé con respecto a las conferencias, y como mencioné anteriormente, aprendí lo más importante sobre éstas, el aspecto humano.
Recuerdo los momentos que pasábamos juntos preparando diapositivas, no solo las propias sino también las de otros compañeros. La ayuda la recibíamos todos con la crítica constructiva y con lo esencial de una presentación impactante, la práctica.
El Geo se reúne cada quince días y allí se presenta un tema central por uno de los miembros o un invitado, casos clínicos, resúmenes de artículos de revistas profesionales, talleres, paneles, seminarios, y demás. Los miembros del Geo han participado como altos directivos en la organización de los congresos nacionales de Odontología en los últimos 30 años y han colaborado internacionalmente en múltiples congresos tanto como organizadores, como presentadores.
Como decía el Dr. Fernando Jacobo (Nando) el Geo es nuestra tribuna, nuestra escuela, donde los colegas compañeros no solo nos enriquecemos compartiendo el conocimiento científico, sino que también conjugábamos el verbo amistad en todos sus tiempos. Yo espero que las nuevas generaciones sepan apreciar nuestras luchas y mantengan en el Geo su esencia fundamental: un grupo de amigos que se reúnen para mejorar científicamente y mejor aun espiritualmente.
La tecnología es muy buena si sabemos utilizarla apropiadamente. Recuerde que una de las grandes ventajas del uso de las computadoras es que borra fácilmente y no deja marcas. Como los datos son más fáciles de adquirir y analizar, aumentan los peligros de presentar demasiada información en un tiempo corto, o utilizar palabras o información excesivas en las diapositivas.
Con los medios interactivos de multimedia usted puede producir presentaciones que combinan visuales, palabras, voces, y video. Con todos estos avances en la tecnología, las herramientas para la comunicación definitivamente han mejorado, pero los principios básicos se mantienen iguales a como eran cuando los escribientes con mucho cuidado copiaban con la ayuda de una pluma de ave la sabiduría de Hipócrates para preservarla y comunicarla a las nuevas generaciones.
Haga buen uso del teclado, del mouse, del software de presentaciones, pero no se deje llevar simplemente a lo que el programa quiere hacer. Un buen software siempre le permitirá que usted tome sus propias decisiones. Hágalo y no pierda de vista lo que los griegos y los chinos sabían cuando la historia era niña: La simplicidad y la claridad son esenciales para transmitir un mensaje.
Arte y Ciencia
La comunicación científica es esencial para ayudarnos a cuidar de nuestro planeta. Los investigadores que descubren las maravillas de la ciencia deben decirle a alguien sus hallazgos en términos concisos, claros y completos. Para añadir a la fuente del conocimiento científico, los científicos deben sintetizar la información disponible, con lo que ellos descubren.
Si un científico se come las palabras o deja fuera puntos importantes, el mensaje se oscurece y el progreso de la ciencia sufre. En la comunicación clara no se requiere de un talento especial, ni de magia. Es simplemente una habilidad desarrollada para el intercambio de significados con palabras y otros símbolos. Los significados asociados con esos símbolos deben ser los mismos tanto para el emisor como para el receptor. Pero tanto el dictante como su auditorio pueden manipular el significado, y siendo humanos, probablemente lo harán.
La comunicación es el vehículo que trae al progreso, pero también trae disputas y paralización del progreso. Las brechas generacionales, guerras y prejuicios, al menos en parte, son el resultado de algo comunicado. Por otro lado, los puentes entre las brechas generacionales, la paz y los entendimientos son también el resultado de la comunicación.
En la comunicación científica, sea siempre cauteloso de los elementos humanos, y comunique tan conciso, convencional y claramente como le sea posible. Hablar sobre la investigación científica no es más difícil, que otras cosas que usted haga. Es como si uno estuviera construyendo una casa. Si usted tiene los materiales que necesita y el conocimiento de cómo poner todo en su sitio, es sólo una cuestión de trabajo pesado. Los materiales vienen de su propio estudio e investigación.
Cualquier intento de comunicar en la ciencia es infructuoso sin un contenido valedero. Una vez están disponibles las ideas y datos de calidad, usted los pone junto con las habilidades básicas de la comunicación científica. Como mencioné antes, el trabajo pesado es el suyo. El desarrollo de las habilidades de la comunicación requiere de la combinación de una actividad física y otra mental. Como cualquier actividad parecida, requiere de ejercicio regular o práctica para lograr la perfección.
En el caso de nadar, usted no puede pedir simplemente que otra persona le diga como hacerlo, seguir esas instrucciones y ganar la medalla de oro en las Olimpíadas la primera vez que usted nada.
Lo mismo sucede con la comunicación científica, sólo con una práctica continuada puede usted desarrollar y mantener las habilidades necesarias. Una vez usted se sienta cómodo con esas destrezas, es que usted podrá disfrutar al hablar frente a un auditorio. Antes que nada, usted debe decidir su propósito u objetivo. ¿Por qué está usted hablando de determinado tema? Obviamente que numerosas motivaciones estimulan su comunicación.
Los estudiantes a menudo dicen que sus propósitos son simplemente para llenar requisitos. Probablemente su razón sea que usted escribió una tesis y tiene que defenderla para graduarse. O que usted quiere dictar una conferencia para ganar prestigio. Todos esos son buenos propósitos. Pero realmente el propósito de una charla o conferencia va más allá de esas metas.
Un propósito general es el intercambio de conocimiento científico, y su propósito específico dependerá de su tema y de su auditorio. Mientras más específicamente usted define su propósito, más fácil será su tarea. Cuando usted ha definido el por qué usted quiere comunicarse, su próxima tarea será cómo.
Cualquier comunicación, y en especial en el intercambio de información entre científicos, es una cuestión de preguntas y respuestas. Responder la pregunta antes de que sea planteada a menudo impide muchos problemas. En la comunicación científica el plantear las preguntas es el fundamento para el descubrimiento; el proveer respuestas a sus colegas y a las generaciones futuras, añade conocimiento al conocimiento y mantiene el progreso científico con vida. Desde ¿Cómo está? o ¿Qué pasa? a ¿Hemos descubierto el fósforo en palito? o ¿Qué tan importante es la preservación del maco pepén? las preguntas forman el fundamento para la comunicación, sean que dichas preguntas se hayan planteado o no.
Si alguien no se hubiera preocupado por hallar respuestas, la ciencia estaría en graves problemas. A medida que usted considere una charla o conferencia para sus colegas, decida cuáles preguntas tienen ellos en sus mentes y en la suya, y cuales usted puede y debe contestar. Todas las formas de comunicación científica tienen mucho en común. Las variaciones en contenido y organización son impuestas por las preguntas de auditorios diferentes y las respuestas que usted de.
Un auditorio compuesto por niños de sexto grado no hará las mismas preguntas que los colegas en su disciplina, pero usted puede cubrir el mismo tema para ambos grupos. En adición a las preguntas por un auditorio dado y las convenciones que se han desprendido del lenguaje, su éxito en la comunicación dependerá en saber quién es el auditorio, saber su tema y propósito, y reconocer sus propias habilidades y convicciones. A medida que usted se desarrolla como profesional de la salud, recuérdese periódicamente acerca de los fundamentos de esa ciencia y los fundamentos de una comunicación exitosa.
Visualice su auditorio y considere su tema y propósito para lograr la comunicación. ¿Cuáles son las preguntas que hará el auditorio y cómo puede usted contestarlas mejor? ¿Cuáles son los medios de apoyo que puede usted utilizar para transmitir su mensaje de la mejor manera? Cada individuo comunica de manera diferente; por lo tanto, usted necesita pensar en usted y en sus propias capacidades. La actitud es tan importante en la comunicación científica como en todas nuestras actividades y logros.
Si usted odia hablar en público, nunca lo hará bien. Si a usted le gusta hablar en público y encuentra que todo lo que dice es una verdadera delicia, usted tampoco se comunicará bien. Una actitud científica de confianza pero con un poco de autocrítica y una pizca de humildad, puede formar la base que usted necesita, para lograr conferencias exitosas.
Permítase ser creativo, pero mantenga un elemento de control científico en sus composiciones. Usted tiene que creer en lo que está haciendo y en lo que está diciendo. La inteligencia y la personalidad son buenas, pero cuando usted se tiene que meter en los detalles de una presentación científica, usted tiene que tener convicción. Esta dedicación puede llevarlo lejos en su profesión y siempre se notará en su forma de comunicación.
No juzgue mal a su auditorio, ellos pueden decir cuando usted los está allantando, cuando a usted no le importa, y cuando usted no cree en lo que está diciendo. Usted puede aprender reglas de comunicación, usted inclusive podría ser muy buen actor, pero sin algo de habilidad, integridad y sinceridad, sus esfuerzos en la comunicación se quedarán cortos.
La comunicación efectiva de la información científica es importante no solamente para el desarrollo de la carrera de un profesional de la salud, sino también para facilitar la enseñanza de otros. Un profesor efectivo en el área de las ciencias de la salud debe ser un conferencista bien organizado y articulado, que transmita a sus estudiantes la chispa del entusiasmo que los motive a aprender. Más aún, los profesionales de la salud o para hablar con propiedad los científicos (aunque usted no lo crea usted es uno) como comunidad tienen la responsabilidad de comunicar el significado de sus hallazgos y conocimientos científicos al público.
Esto es esencial si usted desea convencer a su auditorio de que el apoyo continuo en todo sentido a la ciencia, es crucial para mantener y mejorar la calidad de vida de la humanidad. Es por esta razón que solo aquellos que son dictantes o conferencistas efectivos pueden explicar ideas científicas clara y comprensiblemente. Para mí es asombroso e inconcebible la muy poca atención se le ha prestado al hecho de instruir a los jóvenes profesionales de las ciencias de la salud, en el arte y ciencia de una conferencia o presentación científica verdaderamente impactante, es decir, que cumpla con el objetivo de que el mensaje llegue al auditorio.
Las profesiones de la salud llevan implícitamente una importante función docente y de comunicación de la que muchas veces no somos conscientes. Habitualmente no tenemos preparación para ello por lo que nos limitamos a guiarnos por el instinto. Las presentaciones gráficas o audiovisuales se han convertido en una de las formas de comunicación científica más importante en la actualidad. Su objeto es captar el interés de la audiencia de forma que consigamos transmitir un mensaje.
Los avances de los medios informáticos han ido poco a poco sustituyendo a las clásicas presentaciones audiovisuales. Cuando las computadoras se introdujeron en las empresas, colegios y universidades por primera vez, los sistemas de computación, al no utilizar entornos gráficos, no podían realizar las presentaciones. Años después con la aparición y perfeccionamiento de las plataformas gráficas, las computadoras comenzaron a estar capacitadas para desarrollar este tipo de trabajos, pero chocaban de frente con el obstáculo que representaba el hecho de que, solo podían presentarse frente a un reducido grupo de espectadores, 4 ó 5 como máximo.
Actualmente, los proyectores de data-video han solucionado este problema y una presentación realizada a través de una computadora, puede exponerse para ser vista por un gran número de personas gracias a estos nuevos instrumentos. Los nuevos medios electrónicos, que permiten realizar presentaciones gráficas impactantes, con herramientas multimedia, junto con las posibilidades de publicar en la Web, hacen que esta forma de presentación sea universalmente aceptada. .
El Tema
“Si has de hablarle a un hambriento, háblale solo de pan.”
Mahatma Gandhi
Expresando la información
Dr. Pedro A. Ricart Reyes
El mensaje o información que usted quiere presentar puede ser logrado con un material de apoyo que puede consistir:- Con texto o palabras.
- Con números.
- Con Ilustraciones.
- Con gráficos y otra información relacional.
- Con secuencia y movimiento.
- Con arte.
- Con fotografías y video.
- Con estilo gráfico.
- Con variedad.
Con Texto o Palabras
Una gran cantidad de sus diapositivas que usted utilizará consisten en cuadros de texto, constituyéndose las palabras como los elementos visuales más importantes. A pesar de su simplicidad, estos gráficos pueden ser bastante efectivos. La clave para lograr cuadros de texto elegantes es la correcta elección y edición de las frases que conectan la estructura básica del esqueleto del mensaje. Cuando uno logra esto, las palabras lo revelan todo, el razonamiento y contenido es claro como el cristal, pero igualmente cualquier error o inconsistencia se hacen obvios. Por esta razón representan un reto real para el diseñador, quien debe crear un formato flexible, dinámico y comprometido para acomodar y unir una variedad de listas de viñetas, palabras claves y conceptos narrativos. Las bases para lograr cuadros de texto exitosos son el estilo de la letra, el esquema cromático, la utilización de elementos gráficos simples como son líneas y viñetas utilizadas juiciosa y consistentemente y un sentido de proporción bien desarrollado. Mantenga las frases de sus cuadros de texto simples y directos al punto. Escoja sus palabras con cuidado. Usted puede expandir y tener una riqueza de palabras en su presentación oral, pero su auditorio apreciará mucho que sus visuales sean concisos y condensados. Limítese a los puntos que son más importantes para su auditorio, y elimine contenido extraño que confunda su argumento o distraiga su línea primaria de razonamiento. Las diapositivas no tienen que reproducir todo lo que usted quiere decir. Ellas deben captar la atención del auditorio hacia los conceptos importantes y las ideas bajo discusión y proveer un anclaje para hacer ampliaciones sobre lo que se está tratando. El auditorio debe ser capaz de absorber las ideas y conceptos sin darse cuenta que está activamente leyendo. Cuando un punto particular requiere de cuatro o más líneas de texto, divida el concepto en un par de componentes lógicos de manera que cada cuadro sea fácil de captar.
Con Números
Debido a que las personas les gustan contar cosas y utilizar los resultados para respaldar conclusiones y propuestas, las estadísticas son los segundos tipos de cuadros que más se presentan para información. Los números pueden clarificar y resumir sus puntos, pero no abuse de los datos numéricos si no aportan al tema y mantenga sus tablas simples. Las cifras nos permiten predecir, planificar y pronosticar, pero ellas son muy abstractas. Los números escritos pueden ayudar a hacer los conceptos más concretos, ya que le es más fácil al auditorio captar y comparar que los números hablados. Pero no sea un esclavo de las cantidades exactas, aprenda aproximar, redondear y contrastar. Los decimales en especial son muy confusos cuando se proyectan en la pantalla. Contrario a añadir más crédito a sus puntos, a este nivel de detalle es posible que roben énfasis de su contenido y reduzca la habilidad del auditorio a seguirle en sus argumentos. Considere la posibilidad, si tiene necesidad de citar números exactos, a utilizar folletos de mano impresos a los que el auditorio pueda hacer referencia y solo presentarlos en pantalla cuando ellos verdaderamente sirven un propósito importante.
Con Ilustraciones
La función de la ilustración es respaldar nuestros puntos clave de exposición. Dotarla de pruebas (documentos, estadísticas, demostraciones), de testimonios de autoridad o historias de vida (citas, incidentes) que jueguen a nuestro favor o de imágenes mentales (analogías) o físicas (gráficos, dibujos, fotografías) que intentan comunicar en un simple instante lo que pretendemos transmitir. La ilustración debe relacionarse con las necesidades del auditorio para resultar más fácilmente convincentes. Por otro lado, las ilustraciones de carácter gráfico son un poderoso medio para que quienes tienen problemas auditivos entiendan y aprovechen la presentación. En los casos de pruebas, testimonios y analogías será siempre deseable cumplir con las recomendaciones hechas en relación con la cantidad de información que podemos incluir en cada diapositiva, como fue mencionado antes. Por lo que toca particularmente a las estadísticas, debemos intentar resumir al máximo la información, para evitar que aparezca como una enorme serie de números que sea rechazada de inmediato por el auditorio. Por otro lado, las imágenes son más atractivas y seductoras que las palabras y los números, por lo que son más fácilmente recordadas por quienes las observan. Ahora bien, las imágenes que se presentan bajo la forma de gráficos o diagramas tienen, además, una función cognitiva. Representan una forma de simplificar los datos que se exponen, para ponerlos más al alcance del auditorio . Entonces podemos decir que el objeto de los gráficos es evidenciar a simple vista los elementos principales de lo que se expone y las relaciones que pueden existir entre ellos, aportando además un valor atractivo a la información.
Con Gráficas y otra Información Relacional
Mientras que los valores numéricos frecuentemente forman la base para el examen de relaciones y de comparaciones, son sólo una parte de una mucho más amplia categoría de información. No se limite a expresar ideas que dependan de cantidades; algunas veces un material importante puede ser mejor expresado a través de enlaces, jerarquías y tamaño relativo o posición. Los diagramas de flujo y de organización son ejemplos de tratamiento estandarizado de dichos conceptos. Represente la información relacional con gráficos que provean un contexto para comparación. Los gráficos de pastel, de barras y los mapas pueden mostrar como las partes componen el todo, cambian a través del tiempo o son distribuidas a lo largo del país. Imagínese, por ejemplo, el flujo de trabajo de una plantación de caña de azúcar como un simple diagrama. Podría ser confuso hablar acerca de la forma que una tarea individual se relaciona con la operación, especialmente cuando usted está tentado a incluir una gráfica estadística sobre cantidad de toneladas cortada o procesada por día, sin darle al auditorio un resumen del proceso completo. Un diagrama puede transmitir el amplio alcance de trabajo de una sola vez y anclar al espectador a través del más detallado material. La porción saliente del diagrama puede también ser usada para introducir cada punto en el proceso bajo discusión. Los datos relacionales a menudo se refieren a relaciones espaciales y temporales (eventos que ocurren en el tiempo o en diferentes lugares). Los mapas, gráficos y diagramas ilustran estas correspondencias y muestran como el tiempo o eventos están ligados e interrelacionados.
Con Secuencia y Movimiento
Nada muestra el cambio como lo hace el movimiento. Al animar una línea en un gráfico, presentar en secuencia una lista de viñetas, hacer crecer una pieza de una gráfica de pastel o dibujar una línea de conexión agrega vida y excitación a su conferencia. Asegúrese que cuando usted agrega algún efecto de animación ese cambio es el concepto que usted quiere enfatizar dentro de un grupo de datos, porque muchas veces el agregar demasiada animación o efectos de transición éstos pueden apartar la atención de otras consideraciones y detalles más sutiles.El movimiento enfatiza el curso del cambio. Asegúrese que el cambio de por sí es lo suficientemente dramático para mantener la atención enfocada del auditorio.
Con Arte
Muchas grandes comunicaciones gráficas nos dan una forma de visualizar objetos verdaderos en el mundo alrededor nuestro. Un diagrama anatómico, un corte de un órgano, una comparación pictórica de tipos de maloclusiones son todos ejemplos de arte representacional. Mientras la mayoría de nosotros encontramos este tipo de ilustración relevante y fácil de entender, toma bastante tiempo, habilidad y experiencia con los programas de dibujo para producir un representación detallada y real desde cero. Con mucha frecuencia, nos sentimos decepcionados con nuestros esfuerzos para capturar las imágenes de nuestra imaginación. Afortunadamente, tenemos alternativas que nos ayudarán tremendamente cuando nos enfrentamos con este dilema. El arte representacional toma tiempo para producir desde cero. La consideración cuidadosa del uso de clip-art (imágenes pre-diseñadas) especializado puede rescatar al presentador técnico bloqueado. Primero, trate de mantenerse al día con discos compactos de clip-art relevantes a su campo. Los materiales específicos en medicina y odontología, por ejemplo, no necesitan ser reinventados por cada presentador. Busque imágenes que reflejen el estilo y el nivel de detalle que usted necesitará; asegúrese que usted puede abrir las imágenes en un programa de dibujo para adaptarlas a su conferencia, por ejemplo, cambiar el color para énfasis o remover objetos irrelevantes. Tome tiempo en trabajar en esas imágenes para que entren dentro de su diseño general, dándole las mismas consideraciones cuidadosas que usted les da a sus ilustraciones originales. Imágenes de clip-art exitosas apoyan la escala, la paleta de colores y la tipografía de su conferencia. Necesitan de un contexto creado y colocado dentro del cuadro con cuidado. Es importante mantener la consistencia en las ilustraciones a lo largo de la conferencia, de manera que evite tomar ilustraciones creadas con diferentes técnicas para la misma conferencia, nada se ve tan chapucero como una conferencia donde se han utilizado ilustraciones de diferentes fuentes. Su conferencia no debe incluir una ilustración de cada idea. Resista la tentación de buscar un clip-art que viene con su programa de presentaciones o cualquier archivo genérico de clip-art. Aquí no hay inspiración y corre el chance de que el público ya está familiarizado con estas imágenes. Estas hasta podrían quitar la atención de la información que usted está tratando de comunicar. Más aún lo llevan a un cliché. ¡No trate de ser demasiado literal! No hay necesidad de poner una ilustración de un teléfono si usted está hablando de la comunicación en el consultorio. Trate de hacer una traslación visual de los conceptos importantes. Como una alternativa a las representaciones estrictamente reales, trate de crear una ilustración libre de detalles. Las imágenes osadas, aplanadas y llenas de color pueden enfatizar un aspecto del sujeto que queremos representar y transmiten una información selecta sin elementos extraños. Estas ayudan a “telegrafiar” su mensaje a sus espectadores. El concepto de “beber café”, por ejemplo, puede ser transmitido efectivamente por una taza y una cara. Busque en revistas para ideas de este tipo de representaciones simplificadas. Si usted no se siente cómodo trabajando con herramientas de dibujo computarizadas, trate de hacer sus propios dibujos y esquemas con un marcador grueso y luego escanee la imagen. Con esto usted le infunde su propia personalidad a su conferencia.
Con Fotografías y Videos
Las fotografías y los videos son los extremos del arte real, de manera que son de gran ayuda para mostrar personas específicas, lugares y cosas. Incorpórelos a su conferencia cuando usted quiera representar un lugar en particular o un momento exacto. Una secuencia de fotos o un video puede mostrar cambio o movimiento con claridad y precisión. Una efectiva foto o video de conferencia se enfoca claramente en un elemento principal en el primer plano. Debido a que el auditorio tendrá poca dificultad de atrapar la importancia de una imagen fotográfica buena y clara, usted puede contar una historia bastante rápido mostrando una serie de fotografías o secuencia de video. Experimente combinando fotografías, ilustraciones o dibujos y video. Escoja imágenes que usted pueda integrar convincentemente con el resto de su conferencia. Escoja con cuidado los fondos y los colores claves. Evite tomas genéricas ya que después de todo el propósito de sus imágenes es añadir especificidad y claridad.
Con Estilo Gráfico
Permita que el contenido de su conferencia determine el tono para el estilo visual. Usted deberá determinar el carácter esencial y temperamento de la conferencia; utilice palabras como amistoso o pulido, tibio o frío, alta tecnología o baja tecnología. Traduzca estos conceptos dentro del estilo del arte, tratamiento del fondo, paleta de colores, tipografía, cuadrícula de diseño que usted trazará para su conferencia. Asegúrese que cada elemento visual, desde simples líneas y puntos, trabajan para usted para comunicar su mensaje. El estilo gráfico que es adecuado al contenido le permitirá más fácilmente convencer a su auditorio que lo que usted está presentando vale la pena.
Con Variedad
Mientras más presentaciones usted haga, más tendrá que romper su mismo viejo formato, aunque haya sido exitoso en el pasado. Aunque usted quiere aprender de sus éxitos como de sus fracasos, es muy fácil quedar atrapado con el mismo estilo gráfico y utilizarlo conferencia tras conferencia sin importar el tipo de información de su mensaje o el auditorio al que se está dirigiendo. Eventualmente usted se aburre de la misma cosa y su calidad empieza a mermar. Aunque la mayoría de la información puede ser transmitida de formas variadas, usted puede escoger la forma gráfica que mejor la representa, sólo cuando se concentra en el contenido, cerciorándose de que entienda completamente, tanto esta información particular, como su posición en la conferencia completa. Su fin es enfocarse en el mensaje y crear una presentación visual que apoye el flujo total de la información así como también cada punto en particular a todo lo largo de su disertación.
El Mensaje
Una presentación debe transmitir. Debe dejar un residuo positivo en la mente del público. Se debe tener presente que el público habrá de entregar parte de su tiempo y que no tiene interés en perderlo en obviedades ni que tendrá un sentimiento de complacencia y plenitud después de haber escuchado algo que ya conocía. Es improcedente pretender entregar en una presentación conocimientos a granel y en profusión.
Es de mucho mayor impacto presentar algunas pocas ideas, pero que sean importantes y de impacto. Tal vez dos o tres conceptos profundos o algunas hipótesis de interés que cambien puntos de vista, que intriguen, o que motiven; pueden ser más importantes que bombardear al auditorio con el equivalente a un enorme tratado con profusión de información.
Una regla dorada es la que dice que para que una presentación sea útil y recordada, deberá contener las “Tres I” (Interesar, Instruir, Incentivar). El mensaje que usted le lleva al auditorio en su ponencia es el foco central de cualquier conferencia, no importa que tan elaborada o básica sea ésta. De manera que, como primer paso, determine cuál es la información más importante que usted quiere que su público se lleve. Establezca objetivos específicos. Mantenga esta lista corta y con el menor número de palabras.
Usted podría tener solo una meta, comunicar información sobre un tema específico. Pero sus objetivos son diferentes. Estos deben reflejar los puntos específicos que usted quiere que su auditorio obtenga. Aprenda lo más que pueda sobre la información que usted va a presentar. Obviamente, mientras mejor usted entienda el contenido, más fácilmente le será categorizar y visualizar los conceptos, ideas, hechos, estadísticas, números y relaciones. No sea impaciente. No trate de comenzar a producir su material de apoyo sin antes preparar una guía conceptual esquemática. Una guía conceptual esquemática puede ser de mucha ayuda; no necesita ser aburrida y vacía si usted se siente creativo.
Comience por apuntar las ideas a medida que se le ocurran, sin orden ni prioridad. Permita que un punto sugiera a otros. Revise sus notas y subraye tres o cuatro tópicos principales, relacione los otros alrededor de éstos. Cuestione cuales mejoran su mensaje y cuales no contribuyen a éste. Busque donde están las fallas. Luego establezca jerarquías entre los diferentes grupos y subgrupos, utilizando el formato tradicional de esquema.
Simplicidad e Inteligibilidad
Si de lo que se trata a lo largo de una presentación es de hacer llegar un mensaje, sea cual fuere, lo más importante es encontrar fórmulas directas, sencillas, que no dejen un margen amplio de dudas. Nuestras frases no deben ser rebuscadas, ni oscuras.
Nuestros ejemplos deben estar al alcance del entendimiento de quien las escuche. El lenguaje ambiguo constituye una amenaza a la credibilidad y, en consecuencia, la sencillez aumenta la claridad. Tan es así que es recomendable, que el uso de terminología especializada se limite a lo estrictamente necesario: la definición exacta de conceptos y fenómenos.
Es necesario, además, evitar vicios del lenguaje, como los barbarismos (el uso de términos importados de otro idioma), cuando existen palabras en el nuestro que son igualmente aplicables. Una vez logrado todo esto, y después de haber hecho las investigaciones necesarias, escriba un borrador de su conferencia que contenga toda la información que usted quiera presentar. Este borrador será su guía para comenzar a diseñar el material de apoyo que utilizará.
Cantidad de Información
Una presentación intenta exponer un tema determinado, generalmente sin llegar a agotar todo lo que puede decirse del mismo ya que para eso están los tratados, los libros especializados, las referencias que dan sustento a lo que a través de la presentación se afirma. Es por ello que el contenido de la presentación debe abarcar lo esencial.
Ahora bien, ¿en cuántas diapositivas debe proyectar lo esencial de su conferencia? No existe un número determinado. Esto dependerá de lo complejo del tema y del tiempo disponible. Sin embargo podemos advertir lo siguiente:Como una presentación no es una copia de otros documentos, debemos evitar la tentación de transcribir. Es generalizada la práctica, particularmente en el ambiente académico, de preparar transparencias de acetatos efectuando una simple copia de una página de un libro. El efecto de una transparencia de acetato como ésta es el rechazo por parte del auditorio: las letras son demasiado pequeñas, el atiborramiento de información invita a no atenderla, se dificulta la toma de notas, no es atractivo. El auditorio que pierde la atención y seguimiento de la presentación por esta causa, es un auditorio que se ha extraviado y su recuperación dependerá de la habilidad personal del expositor para recuperarla.
En consecuencia, una diapositiva debe contener una idea principal y, en su caso, algunas ideas dependientes de la anterior, que la describen, que la ejemplifican, que la analizan; sin embargo, podrá incluirse mayor número de ideas (4 o 5), cuidando siempre de no sobrecargar la diapositiva. Todo aquello no incluido voluntariamente en la diapositiva es objeto de las "notas del orador". Como punto de referencia, podemos adelantar que una diapositiva bien lograda incluirá entre 30 y 40 palabras como máximo. Aunque pudiera parecer un contrasentido, una diapositiva debe contener más "aire" que palabras, es decir, más espacio vacío, entendiendo por aire no sólo los espacios vacíos de letras, sino las ilustraciones y colores utilizados. Es el "aire" aquél que hace una lectura más sencilla y una visión más atractiva para el auditorio.
¿Cuánto tiempo tiene?
“Las conferencias deben ser como las faldas de las mujeres: suficientemente largas para lograr cubrir el tema, y al mismo tiempo, suficientemente cortas para ser interesantes.” Sir Winston Churchill.
La verdad es que usted nunca tiene suficiente tiempo para hacer una presentación perfecta. Eso es debido a que nunca una presentación es perfecta; siempre habrá algo que usted quiera arreglar para hacerla un poquito mejor. La verdadera pregunta sería, entonces, ¿Cuánto tiempo necesita para diseñar una presentación efectiva, que satisfaga sus objetivos reales? Se enfrentará a la misma pregunta cuando usted decida la cantidad de tiempo que quiere tener para dictar su conferencia.
A menudo, particularmente si usted está participando en un congreso o seminario, a usted se le dará un tiempo máximo para hablar. En otras ocasiones, usted será capaz de determinar su propio límite de tiempo. ¿Cuánto tiempo necesita para ser efectivo? Muchos dictantes profesionales limitan sus presentaciones a menos de 10 minutos. Otros consideran que cualquier presentación más larga de 20 minutos, es una cátedra y no pasan de los 15 a 20 minutos.
Si usted puede determinar su propio límite de tiempo, deje que su experiencia y sus sentimientos le sirvan de guía. Pregúntese que tanto usted piensa puede un auditorio escuchar con atención una conferencia, luego, elimine algunos minutos para mantener la presentación dentro de un límite de tiempo razonable, particularmente si quiere dejar espacio para preguntas.
No importa lo larga que quiera que sea su conferencia, usted puede evitar esa apariencia apresurada y sin aliento dándose tiempo suficiente para diseñar y crear la presentación. Usted necesita de suficiente tiempo para planear, crear, verificar, volver a verificar, y también necesita tiempo para practicar la presentación hasta que usted se sienta totalmente cómodo con ella.