Expresando la información

Dr. Pedro A. Ricart Reyes

 El mensaje o información que usted quiere presentar puede ser logrado con un material de apoyo que puede consistir: 

1. Con texto o palabras.
2. Con números.
3. Con Ilustraciones.
4. Con gráficos y otra información relacional.
5. Con secuencia y movimiento.
6. Con arte.
7. Con fotografías y video.
8. Con estilo gráfico.
9. Con variedad.

 Con Texto o Palabras

Una gran cantidad de sus diapositivas que usted utilizará consisten en cuadros de texto, constituyéndose las palabras como los elementos visuales más importantes.  A pesar de su simplicidad, estos gráficos pueden ser bastante efectivos. La clave para lograr cuadros de texto elegantes es la correcta elección y edición de las frases que conectan la estructura básica del esqueleto del mensaje.  Cuando uno logra esto,  las palabras lo revelan todo, el razonamiento y contenido es claro como el cristal, pero igualmente cualquier error o inconsistencia se hacen obvios.  Por esta razón representan un reto real para el diseñador, quien debe crear un formato flexible, dinámico y comprometido para acomodar y unir una variedad de listas  de viñetas, palabras claves y conceptos narrativos.  Las bases para lograr cuadros de texto exitosos son el estilo de la letra, el esquema cromático, la utilización de elementos gráficos simples como son líneas y viñetas utilizadas juiciosa y consistentemente y un sentido de proporción bien desarrollado. Mantenga las frases de sus cuadros de texto simples y directos al punto. Escoja sus palabras con cuidado. Usted puede expandir y tener una riqueza de palabras en su presentación oral, pero su auditorio apreciará mucho que sus visuales sean concisos y condensados.  Limítese a los puntos que son más importantes para su auditorio, y elimine contenido extraño que confunda su argumento o distraiga su línea primaria de razonamiento.  Las diapositivas no tienen que reproducir todo lo que usted quiere decir.  Ellas deben captar la atención del auditorio hacia los conceptos importantes y las ideas bajo discusión y proveer un anclaje para hacer ampliaciones sobre lo que se está tratando.  El auditorio debe ser capaz de absorber las ideas y conceptos sin darse cuenta que está activamente leyendo. Cuando un punto particular requiere de cuatro o más líneas de texto, divida el concepto en un par de componentes lógicos de manera que cada cuadro sea fácil de captar. 

Con Números

Debido a que las personas les gustan contar cosas y utilizar los resultados para respaldar conclusiones y propuestas, las estadísticas son los segundos tipos de cuadros que más se presentan para información.  Los números pueden clarificar y resumir sus puntos, pero no abuse de los datos numéricos si no aportan al tema y mantenga sus tablas simples. Las cifras nos permiten predecir, planificar y pronosticar, pero ellas son muy abstractas. Los números escritos pueden ayudar a hacer los conceptos más concretos, ya que le es más fácil al auditorio captar y comparar que los números hablados.  Pero no sea un esclavo de las cantidades exactas, aprenda aproximar, redondear y contrastar. Los decimales en especial son muy confusos cuando se proyectan en la pantalla. Contrario a añadir más crédito a sus puntos, a este nivel de detalle es posible que roben énfasis de su contenido y reduzca la habilidad del auditorio a seguirle en sus argumentos.  Considere la posibilidad, si tiene necesidad de citar números exactos, a utilizar folletos de mano impresos  a los que el auditorio pueda hacer referencia y solo presentarlos en pantalla cuando ellos verdaderamente sirven un propósito importante. 

Con Ilustraciones

La función de la ilustración es respaldar nuestros puntos clave de exposición. Dotarla de pruebas (documentos, estadísticas, demostraciones), de testimonios de autoridad o historias de vida (citas, incidentes) que jueguen a nuestro favor o de imágenes mentales (analogías) o físicas (gráficos, dibujos, fotografías) que intentan comunicar en un simple instante lo que pretendemos transmitir.  La ilustración debe relacionarse con las necesidades del auditorio para resultar más fácilmente convincentes. Por otro lado, las ilustraciones de carácter gráfico son un poderoso medio para que quienes tienen problemas auditivos entiendan y aprovechen la presentación. En los casos de pruebas, testimonios y analogías será siempre deseable cumplir con las recomendaciones hechas en relación con la cantidad de información que podemos incluir en cada diapositiva, como fue mencionado antes.  Por lo que toca particularmente a las estadísticas, debemos intentar resumir al máximo la información, para evitar que aparezca como una enorme serie de números que sea rechazada de inmediato por el auditorio. Por otro lado, las imágenes son más atractivas y seductoras que las palabras y los números, por lo que son más fácilmente recordadas por quienes las observan.  Ahora bien, las imágenes que se presentan bajo la forma de gráficos o diagramas tienen, además, una función cognitiva. Representan una forma de simplificar los datos que se exponen, para ponerlos más al alcance del auditorio . Entonces podemos decir que el objeto de los gráficos es evidenciar a simple vista los elementos principales de lo que se expone y las relaciones que pueden existir entre ellos, aportando además un valor atractivo a la información. 

Con Gráficas y otra Información Relacional

Mientras que los valores numéricos frecuentemente forman la base para el examen de relaciones y de comparaciones, son sólo una parte de una mucho más amplia categoría de información.  No se limite a expresar ideas que dependan de cantidades; algunas veces un material importante puede ser mejor expresado a través de enlaces, jerarquías y tamaño relativo o posición.  Los diagramas de flujo y de organización son ejemplos de tratamiento estandarizado de dichos conceptos. Represente la información relacional con gráficos que provean un contexto para comparación.  Los gráficos de pastel, de barras y  los mapas pueden mostrar como las partes componen el todo, cambian a través del tiempo o son distribuidas a lo largo del país. Imagínese, por ejemplo, el flujo de trabajo de una plantación de caña de azúcar como un simple diagrama. Podría ser confuso hablar acerca de la forma que una tarea individual se relaciona con la operación, especialmente cuando usted está tentado a incluir una gráfica estadística sobre cantidad de toneladas cortada o procesada por día, sin darle al auditorio un resumen del proceso completo.  Un diagrama puede transmitir el amplio alcance de trabajo de una sola vez y anclar al espectador a través del más detallado material. La porción saliente del diagrama puede también ser usada para introducir cada punto en el proceso bajo discusión. Los datos relacionales a menudo se refieren a relaciones espaciales y temporales (eventos que ocurren en el tiempo o en diferentes lugares).  Los mapas, gráficos y diagramas ilustran estas correspondencias y muestran como el tiempo o eventos están ligados e interrelacionados. 

Con Secuencia y Movimiento

Nada muestra el cambio como lo hace el movimiento. Al animar una línea en un gráfico, presentar en secuencia una lista de viñetas,  hacer crecer una pieza de una gráfica de pastel o dibujar una línea de conexión agrega vida y excitación a su conferencia.  Asegúrese que cuando usted agrega algún efecto de animación ese cambio es el concepto que usted quiere enfatizar dentro de un grupo de datos, porque muchas veces el agregar demasiada animación o efectos de transición éstos pueden apartar la atención de otras consideraciones y detalles  más sutiles.El movimiento enfatiza el curso del cambio. Asegúrese que el cambio de por sí es lo suficientemente dramático para mantener la atención enfocada del auditorio. 

Con Arte

Muchas grandes comunicaciones gráficas nos dan una forma de visualizar objetos verdaderos en el mundo alrededor nuestro.  Un diagrama anatómico, un corte de un órgano, una comparación pictórica de tipos de maloclusiones son todos ejemplos de arte representacional.  Mientras la mayoría de nosotros encontramos este tipo de ilustración relevante y fácil de entender, toma bastante tiempo, habilidad y experiencia con los programas de dibujo para producir un representación detallada y real desde cero.  Con mucha frecuencia, nos sentimos decepcionados con nuestros esfuerzos para capturar las imágenes de nuestra imaginación.  Afortunadamente, tenemos alternativas que nos ayudarán tremendamente cuando nos enfrentamos con este dilema. El arte representacional toma tiempo para producir desde cero.   La consideración cuidadosa del uso de clip-art (imágenes pre-diseñadas) especializado puede rescatar al presentador técnico bloqueado. Primero, trate de mantenerse al día con discos compactos de clip-art relevantes a su campo. Los materiales específicos en medicina y odontología, por ejemplo, no necesitan ser reinventados por cada presentador.  Busque imágenes que reflejen el estilo y el nivel de detalle que usted necesitará; asegúrese que usted puede abrir las imágenes en un programa de dibujo para adaptarlas a su conferencia, por ejemplo, cambiar el color para énfasis o remover objetos irrelevantes.  Tome tiempo en trabajar en esas imágenes para que entren dentro de su diseño general, dándole las mismas consideraciones cuidadosas que usted les da a sus ilustraciones originales.  Imágenes de clip-art exitosas apoyan la escala, la paleta de colores y la tipografía de su conferencia. Necesitan de  un contexto creado y colocado dentro del cuadro  con cuidado.  Es importante mantener la consistencia en las ilustraciones a lo largo de la conferencia, de manera que evite tomar ilustraciones creadas con diferentes técnicas para la misma conferencia, nada se ve tan chapucero como una conferencia donde se han utilizado ilustraciones de diferentes fuentes. Su conferencia no debe incluir una ilustración de cada idea. Resista la tentación de buscar un clip-art que viene con su programa de presentaciones o cualquier archivo genérico de clip-art. Aquí no hay inspiración y corre el chance de que el público ya está familiarizado con estas imágenes. Estas hasta podrían quitar la atención de la información que usted está tratando de comunicar. Más aún lo llevan a un cliché. ¡No trate de ser demasiado literal!  No hay necesidad de poner una ilustración de un teléfono si usted está hablando de la comunicación en el consultorio. Trate de hacer una traslación visual de los conceptos importantes.  Como una alternativa a las representaciones estrictamente reales, trate de crear una ilustración libre de detalles. Las imágenes osadas, aplanadas y llenas de color pueden enfatizar un aspecto del sujeto que queremos representar y transmiten una información selecta sin elementos extraños. Estas ayudan a “telegrafiar” su mensaje a sus espectadores. El concepto de “beber café”, por ejemplo, puede ser transmitido efectivamente por una taza y una cara. Busque en revistas para ideas de este tipo de representaciones simplificadas.  Si usted no se siente cómodo trabajando con herramientas de dibujo computarizadas, trate de hacer sus propios dibujos y esquemas con un marcador grueso y luego escanee la imagen. Con esto usted le infunde su propia personalidad a su conferencia. 

Con Fotografías y Videos

Las fotografías y los videos son los extremos del arte real, de manera que son de gran ayuda para mostrar personas específicas, lugares y cosas. Incorpórelos a su conferencia cuando usted quiera representar un lugar en particular o un momento exacto.  Una secuencia de fotos o un video puede mostrar cambio o movimiento con claridad y precisión.  Una efectiva foto o video de conferencia se enfoca claramente en un elemento principal en el primer plano. Debido a que el auditorio tendrá poca dificultad de atrapar la importancia de una imagen fotográfica buena y clara, usted puede contar una historia bastante rápido mostrando una serie de fotografías  o secuencia de video.  Experimente combinando fotografías, ilustraciones o dibujos y video. Escoja  imágenes que usted pueda integrar convincentemente con el resto de su conferencia. Escoja con cuidado los fondos y los colores claves.  Evite tomas genéricas ya que después de todo el propósito de sus imágenes  es añadir especificidad y claridad. 

Con Estilo Gráfico

Permita que el contenido de su conferencia determine el tono para el estilo visual. Usted deberá determinar el carácter esencial y temperamento de la conferencia; utilice palabras como amistoso o pulido, tibio o frío, alta tecnología o baja tecnología.  Traduzca estos conceptos dentro del estilo del arte, tratamiento del fondo, paleta de colores, tipografía, cuadrícula de diseño que usted trazará para su conferencia. Asegúrese que cada elemento visual, desde simples líneas y puntos, trabajan para usted para comunicar su mensaje. El estilo gráfico que es adecuado al contenido le permitirá más fácilmente convencer a su auditorio que lo que usted está presentando vale la pena. 

Con Variedad

Mientras más presentaciones usted haga, más tendrá que romper su mismo viejo formato, aunque haya sido exitoso en el pasado. Aunque usted quiere aprender de sus éxitos como de sus fracasos, es muy fácil quedar atrapado con el mismo estilo gráfico y utilizarlo conferencia tras conferencia sin importar el tipo de información de su mensaje o el auditorio al que se está dirigiendo.  Eventualmente usted se aburre de la misma cosa y su calidad empieza a mermar. Aunque la mayoría de la información puede ser transmitida de formas variadas, usted puede escoger la forma gráfica que mejor la representa, sólo cuando se concentra en el contenido, cerciorándose de que entienda completamente, tanto esta información particular,  como su posición en la conferencia completa.  Su fin es enfocarse en el mensaje y crear una presentación visual que apoye el flujo total de la información así como también cada punto en particular a todo lo largo de su disertación.