Presentaciones

Lista de Comprobación para Presentaciones Exitosas

Las presentaciones de negocios o de otra índole son una actividad que de una u otra manera tenemos que enfrentar regularmente y que frecuentemente nos llevan a tener que hablar en público; lo que pone nervioso a más de uno.

Por si no fuera suficientemente difícil: hay que reunir, organizar y redactar la información. Además, si queremos una presentación efectiva y profesional, necesitamos apoyarnos en diapositivas con contenido gráfico o multimedia; lo que agrega un nivel adicional de dificultad. Son muchos los pasos a seguir y tener una lista de comprobación es siempre muy útil.

A continuación te presento una Lista de Comprobación para Presentaciones Exitosas que se podrás usar en todas tus presentaciones e inclusive en alguna sesión de capacitación o entrenamiento.

Cada vez que tengaa que hacer una presentación, te recomiendo utilices esta lista como una guía que te ayudará a lograr una presentación efectiva y exitosa.

Para la organización de tu presentación		OK
Agenda o programa	Siempre presenta tu agenda o programa brevemente, si estás usando diapositivas házlo dentro de las primeras tres.
Progresión	Asegúrate de que tu progresión a través de la presentación concuerde con tu agenda/programa y que sea fácil de seguir para tu audiencia.
Información contenida	Comprueba que toda la información relativa a un mismo tema esté en un mismo lugar. Incluye un solo tema importante por diapositiva. Sé conciso: no incluyas información que puede ser presentada oralmente.
Apoyos para su presentación	Ten a la mano toda la información que pudieras necesitar durante tu presentación. Utiliza marcadores de posición o notas autoadheribles para poder encontrarla rápidamente.
Diapositivas en blanco o con logotipo	Incluye diapositivas en blanco o con el logo de tu empresa como la primera y la última de sus diapositivas. Este tipo de diapositivas también pueden ser usadas al momento de hacer aclaraciones o durante una sesión de preguntas y respuestas durante la presentación.
Apéndice	Incluye un Apéndice como referencia rápida para tu audiencia.
Diapositivas extra o “escondidas”	Incluye diapositivas extra o “escondidas” con detalles adicionales. Úsalas solo en caso necesario. Recuerda que tienes una agenda que cumplir.
Del contenido y del flujo de la información		OK
Variedad	Varía tus diapositivas. Por ejemplo: no presentes seis gráficas del mismo tipo consecutivamente. No utilices siempre las mismas “bullets” o viñetas.  Cambia el estilo cada 3-5 diapositivas pero dentro del mismo diseño general.
Gráficas adecuadas	Asegúrate de que el tipo de gráfica que estás utilizando es la mejor manera de presentar la información. Manten tus gráficas sencillas y claras. Asegúrate que la información explicativa de la gráfica este bien colocada y sea fácil de leer.
Transiciones	En tus notas personales para la presentación, incluye frases de transición. Si el paso siguiente es por ejemplo: una sesión de preguntas y respuestas, utiliza una diapositiva en blanco o con el logo de la empresa.
Diapositivas innecesarias	No incluyas ninguna diapositiva que no contenga información 100% necesaria para tu presentación. Ten a la mano diapositivas “escondidas” o enlaces html en caso de necesitarlas.
De la presentación de la información		OK
Plantilla adecuada	Asegúrate que la plantilla de trabajo para tu presentación corresponda con el objetivo de la misma, medio para presentarla y contenido. Considera el uso de marcos, subtítulos y pies de página. Determina el color de fondo. Utiliza el mayor contraste posible. Por ejemplo: fondo azul marino y texto en blanco.
Títulos y subtítulos	Utiliza títulos y subtítulos que permitan identificar de manera inmediata el contenido de su diapositiva. Recuerda, solo un tema importante por diapositiva.
Presentación	Considera de que manera harás llegar la información a tu audiencia y toma en cuenta los colores, texturas, tipo y tamaño de letra que utilizarás. Por ejemplo: si además de la presentación entregarás documentos en papel, no utilices texto en amarillo porque no será legible en fondo blanco. Cuida también el tipo y el tamaño de letra.
Gráficos y contenido multimedia	Asegúrate de que todo el contenido gráfico y multimedia transmita exacta y apropiadamente el tema y el mensaje de tu presentación. Utiliza contenido gráfico adecuado para tu presentación. Para hacer una referencia informal se puede utilizar un símbolo o una imagen prediseñada y quizás algún sonido. Para una representación exacta y formal usa fotos, videos y sonidos. OJO: nunca exageres en el uso de estos medios, tu presentación se puede volver larga, aburrida y complicada.

¿Por qué Steve Jacobs (Apple) presenta mejor que Bill Gates (Microsoft)?

En el Blog de Garr Reynolds Presentation Zen, Blog especializado en consejos para mejorar las presentaciones , ha hecho un tremendo análisis de la última presentación de Steve Jobs en Macworld 2007 donde se anunció el iPhone y Apple TV.

Especificamente, sobre un punto: utilizar notas o fichas a la hora de exponer.

Además, como es casi su costumbre, Steve Jobs invitó a otras personas a hablar, donde intevinieron representantes de Google, Yahoo! y Cingular. 

De todos los expositores, el único que tenía notas, o fichas en la mano, era Stan Sigman, presidente de Cingular. Esta  fue la peor exposición de todas, llenándo de cifras, números, y datos que puso adormir en los brazos de Morfeo a los asistentes.

En otro artículo, donde se comparaba a Steve Jacobs con Bill Gates, se destacan varios puntos a tomar en cuenta que toda presentación debe tener para no solo funcionar (llamar la atención del público), sino que sea algo memorable e impactante:

• Simplicidad
• Sutileza
• Elegancia
• Sugerente, en vez de descriptivo u obvio
• Natural
• Bastante espacio negativo
• Tranquilidad, calma
• Eliminar lo no-esencial

Fíjense en la foto donde vemos a Steve Jacobs hablando sin una sola diapositiva en la pantalla.

De hecho, este articulo que compara a Gates contra Jobs en cuanto a presentaciones es una muy buena referencia a tener en cuenta la próxima vez que tengamos que hacer una presentación. Luego de leerlo, es como ver dos mundos completamente diferentes.

Una cosa que caracteriza bastante a las presentaciones de Apple, es la carencia de texto en la mayoría de las diapositivas que usa. Si tuvieron la oportunidad de ver el keynote de este último Macworld, habia una predominancia de imágenes y no de listas interminables de viñetas describiendo de lo que se tenía que hablar.

En la foto vemos a Bill Gates exponiendo y donde rompe casi todas las reglas de un buen diseño de diapositiva.

Mejor los dejo con los artículos completos.

Link (comparativa entre Gates y Jobs)  Link (el uso de notas en el último Macworld) (Ambas en inglés)

 

Diapositivas 35 mm.

Las diapositivas de 35 mm. o tradicionales, siguen siendo el mejor formato no electrónico. Permiten gran calidad de imagen, y evitan los problemas de conexión  de computadoras,  de compatibilidad, y muchos de los problemas que trae consigo la alta tecnología. Los medios para realizarlas están al  alcance de cualquiera.  Solo se requiere computadora con un programa de textos o  gráficos, y una cámara fotográfica. Después de elaborar la presentación en la computadora, pueden utilizarse las grabadoras de película, que ofrecen una gran calidad de imagen, y están  disponibles en muchos centros.  Suele ser bastante lenta la impresión, sobre todo  si la diapositiva contiene imágenes, o lo hacemos con alta resolución (desde 2  minutos por diapositiva hasta horas). El precio de la grabadora de películas o impresora es muy elevado.  

Otra posibilidad más económica es hacer las fotografías directamente desde la pantalla de la computadora. Se necesita utilizar trípode, oscuridad completa en la habitación, y  tiempos de exposición largos (para evitar el efecto de barrido). La calidad suele ser muy aceptable. 

Al igual que las transparencias las diapositivas de 35 mm. han sido utilizadas con mucha frecuencia por los dictantes.  

Las diapositivas de 35 mm. son buenas para presentar casi cualquier cosa, pero son especialmente buenas para presentar imágenes a color. También son de las más fáciles de crear, pero requieren de algo de tiempo para la creación y producción. Las diapositivas bien diseñadas siempre parecen profesionales.  Son ideales para presentar colores reales y detalles agudos, especialmente si usted utiliza películas fotográficas de alta calidad.  Las diapositivas son pequeñas y compactas y de hecho para una conferencia de una hora caben en una cajita.

En los congresos y convenciones siempre se ha dispuesto de proyectores y en ocasiones hasta de los carouseles necesarios. Las diapositivas se presentan con más frecuencia en el formato horizontal con una relación 3:2.  Para poder sacar ventaja completa a este formato prepare sus imágenes en esa misma proporción.  Esto es bastante fácil de lograr si está utilizando un programa de software de presentaciones o está tomando fotos en película utilizando película de slides o dispositivas. Las diapositivas son ayudas visuales extremadamente versátiles que permiten al dictante compartir con su auditorio, imágenes fotográficas, dibujos y otras formas de arte, palabras, números, tablas, gráficos y demás. 

Hace unos 30 años las diapositivas eran muy costosas y consumían mucho tiempo para producirlas. Hoy con la ayuda de las computadoras y los programas de software de presentaciones y de texto, se ha reducido considerablemente el costo y el tiempo para producirlas. Las diapositivas tienen la ventaja sobre las transparencias de permitir un flujo continuo y suave de la presentación y también de facilitar una transición de las imágenes.  Ellas también tienden a ser estéticamente más placenteras. 

Cuando utilice los slides o diapositivas asegúrese de que éstos se encuentran en la secuencia y orientación correcta antes de iniciar la conferencia. Nada es más irritante en una conferencia que una diapositiva fuera de lugar o una invertida o al revés y que tenga que ser arreglada.  Si alguna vez le pasa esta situación es preferible quedarse callado y seguir hacia la próxima diapositiva  y nunca, nunca pedir excusas a su auditorio. 

Las diapositivas marcadas con un punto de orientación  con tinta permanente en el marco en la esquina inferior izquierda serán proyectadas correctamente cuando cada diapositiva es colocada en el carousel con el punto de orientación mirando hacia atrás en la esquina superior derecha. También es buena idea escribir en lápiz el número de la diapositiva para no perder la secuencia o también escribir su codificación, si tiene alguna..   

Si usted tiene una conferencia importante es preferible que usted lleve sus diapositivas ya dispuestas en sus carouseles debidamente marcados sus secuencias y orientación derecha-izquierda, si la presentación va a  ser a dos proyectores. 

Otro factor a tomar en cuenta con el uso de diapositivas es la iluminación del salón. Si el salón cuenta con amortiguadores de luz (dimmers), es preferible no oscurecer más de lo necesario el salón para que las diapositivas puedan ser vistas claramente. La oscuridad invita al auditorio a soñar despierto o a dormir. En el caso de que no haya amortiguadores de luz se pueden apagar las luces cercanas a las pantallas  y dejar encendidas las luces de atrás.  Si esto no es posible debido a que las luces del salón sólo pueden apagarse o prenderse, le recomiendo eliminar las bombillas cercanas a las pantallas, previamente a la presentación. 

Cuando en una conferencia se presenta la situación de que no es necesario presentar alguna diapositiva, es preferible apagar el proyector y prender las luces del salón. Si usted deja proyectada en la pantalla una diapositiva que ya ha descrito o que ha agotado el tema que cubre la diapositiva o peor aún, deja la pantalla iluminada, esto constituye una distracción y es poco probable que el auditorio le preste atención.  Por otro lado, generalmente los proyectores tienen un abanico que muchas veces puede ser  muy ruidoso y apagarlo podría ser un alivio.  El cambio de iluminación en el salón de acuerdo con las necesidades del dictante, también ayuda a mantener el auditorio más alerta y prestar más atención. 

Los tres prerrequisitos más importantes de las diapositivas son: 

1. Limpias
2. Simples
3. Necesarias

Las diapositivas con rayones, manchas, ilustraciones mal dibujadas o errores tipográficos reflejan descuido y chapucería de parte del dictante. Las diapositivas que obviamente fueron preparadas con rapidez y sin precisión son presagios para una presentación pobre.  Las diapositivas limpias son tan importantes como el aspecto personal del dictante, son interpretadas como signos de si el dictante es un descuidado o por el contrario es consciente del detalle y la estética. 

Las diapositivas, como cualquier otra ayuda visual, deben concentrarse en un solo punto focal.  Usted, como dictante debe recordar que las imágenes que se muestran durante una conferencia son diferentes a las de un documento escrito.  Las diapositivas sirven un propósito diferente: comunicar conceptos y datos a un auditorio de manera audiovisual. Es por lo tanto imposible tomar una ilustración de un libro sin modificarla para que sea más comprensible visualmente y pueda ser elaborada verbalmente con un título y posiblemente un resumen.  Como regla general las ilustraciones en los libros y revistas son más elaboradas y complicadas por razones de espacio. Sin embargo durante una presentación oral el auditorio tiene una oportunidad limitada para examinar los datos, mientras que al mismo tiempo tener que concentrarse en el dictante. La presentación de datos complejos durante una conferencia no podrán ser completamente asimilados por el auditorio a no ser que el dictante los separe en una serie de constituyentes simplificados.  

Es necesario evitar diapositivas que contengan múltiples paneles de información y es por lo tanto preferible que éstos se presenten en secuencia de diapositivas individuales y si se quiere, después de mostrarlos en secuencia, se podría presentar una diapositiva donde se muestren todos los paneles y sus interrelaciones o comparaciones.  Si se ha de utilizar gráficos estadísticos los ejes deberán estar claramente rotulados y en muchas ocasiones será necesario sacrificar un poco de precisión para poder lograr claridad,  y ser breve y simple. 

Otra recomendación es la de tratar de no mostrar tablas, algo que con mucha frecuencia vemos en las presentaciones de tesis, para presentar este tipo de datos es preferible utilizar gráficos estadísticos.  Las tablas basadas en filas y columnas es una forma excelente de mostrar datos en los medios escritos, pero cuando se hacen en una presentación con diapositivas, ésta se muestra sobrecargada.  

Otro aspecto que he visto con mucha frecuencia es la preparación de diapositivas con letras prácticamente invisibles o microscópicas que están perdidas en un vasto océano de luz.  Asegúrese de que sus diapositivas sean diseñadas de manera que la imagen llene la pantalla y que esté adecuadamente rotulado o etiquetado si se trata de estadística. Una de las reglas más importantes que le repito constantemente a mis alumnos es que ¡LAS LETRAS DE LAS DIAPOSITIVAS NUNCA SON DEMASIADO GRANDES! 

La Composición de las Diapositivas

En una presentación con diapositivas, junto al dictante y la charla, las diapositivas llevan la comunicación.  La calidad debe ser buena para poderle ofrecer un adecuado apoyo al dictante.  Cuando usted comience a hacer sus diapositivas, hágalo con tiempo, de manera que pueda rehacerlos si necesita mejorar la calidad o el contenido. Con muy pocas excepciones, una presentación científica con diapositivas consistirá de fotografías, diapositivas de texto, y presentación de datos en tablas y gráficos. Una mezcla de este tipo de diapositivas es más interesante que todas de un mismo tipo.  Las fotografías pueden proveer información, ser utilizadas como transiciones, o como un refrescante visual en el caso que la presentación esté muy cargada de datos o diapositivas de texto.  

Es recomendable que en su trabajo, ya sea clínica, hospital o laboratorio usted mantenga una cámara lista para así poder ir ilustrando el tema que haya escogido para presentar.  Por lo menos hoy día, en el área de la Odontología, la presencia de la cámara fotográfica como herramienta diagnóstica y de fichado es imprescindible.  

Para una presentación con diapositiva utilice siempre película a color.  Si usted no es muy versado en cuanto a la fotografía, le recomiendo que se lea alguno de los numerosos libros que hay para principiantes.  Léalos,  pero como cualquier otra habilidad usted requerirá de práctica. Si usted no tiene una experiencia extensa en fotografía, adquiera una cámara e inscríbase en un curso corto, lea las instrucciones empacadas con la cámara y con los diferentes tipos de películas, haga preguntas a colegas y más que nada prepárese a tomar muchas fotografías.  

Cuando tome una fotografía, visualice su producto final; la imagen está en su visor. Tome diferentes tomas del mismo sujeto con aperturas y tiempos de exposición ligeramente diferentes para así ir logrando lo que usted quiere obtener. Asegúrese del tipo de película que va a utilizar pues básicamente las hay de dos tipos: para diapositivas y para papel. Las tomadas con películas para diapositiva pueden imprimirse en papel pero las tomadas con papel a no ser que sean escaneadas no se pueden convertir en diapositivas. 

En la fotografía para presentaciones, uno debe asegurarse que el sujeto que usted quiere mostrar, domina la foto, muchas personas toman fotografías muy alejados de sus sujetos e incluyen demasiado fondo, que nada tiene que ver con lo que se está fotografiando. Por ejemplo, están tomando una fotografía anterior de la boca y sale más nariz que dientes. 

Claro que el fondo es importante. Es necesario que coloque a su sujeto en contra de un fondo sólido. La luz es importante tanto para fotografía en interiores como en el exterior.  Afuera, el sol podría ser muy brillante, o puede producir sombras pesadas que ocultarían su sujeto. Verifique  la profundidad de campo y asegúrese que su sujeto está dentro del área que está en foco. 

Muchas de sus diapositivas serán de texto, es decir, diapositivas de título, palabras claves, datos en tablas  y dibujos. Ya sea que usted está produciendo las diapositivas con grabadores de película o a mano, debe seguir criterios básicos sobre composición para lograr una buena calidad.  El visor de la cámara y la diapositiva que resulta tendrá una dimensión relativa en la proporción de tres unidades por dos unidades (3:2). Trate de mantener la orientación en el plano horizontal, esto es, la dimensión más larga correrá a través de la pantalla.   Llene la pantalla con palabras o símbolos seleccionados, que estén espaciados apropiadamente y que son claramente visibles en cualquier parte de un salón grande cuando la diapositiva es proyectada sobre la pantalla. 

Planifique sus diapositivas para ser vistas en un salón grande, ya que si las proyecta en un salón pequeño se van a ver igual de bien.  Como regla general decimos que una diapositiva es claramente legible cuando podemos leerla con el brazo extendido (25 pulgadas, 0.65 metros) sin ser proyectada y que puede ser leída con proyección sobre una pantalla a una distancia relativamente larga (50 pies, 15 metros).  Para adherirse a esta regla general,  no escriba texto de más de 10 líneas. Y las líneas no deben ser más largas de más de 34 espacios. 

Note el siguiente ejemplo:

Objetivos   Para componer ayudas visuales legibles y atractivas Para conservar  tiempo y costo en producción de diapositivas

 Este ejemplo está compuesto de tres líneas verticales, y la línea más larga contiene 25 caracteres horizontalmente. Esta diapositiva llena el formato 2 x 3 para las diapositivas y las 16 palabras no son muchas para que el auditorio comprenda rápidamente, especialmente si usted dirige su atención a la diapositiva con un puntero a medida que va introduciendo cada objetivo.  Más líneas o más palabras harían a la diapositiva muy pesada.   

Más adelante en otro artículo ampliaremos sobre la legibilidad de las diapositivas. 
 

¿Cómo hacer Diapositivas de Texto? 

Son numerosas las formas disponibles para hacer diapositivas de texto. Un método no es necesariamente mejor que otro; el éxito depende, primero y más que nada, en la composición de su diapositiva.  Ninguna técnica o película hará una buena diapositiva de una copia pobremente compuesta. Después de la composición de la diapositiva, la efectividad de ésta dependerá de su juicio y de su habilidad en utilizar el proceso escogido. Para hacer diapositivas fotografiadas manualmente con una cámara sujetada por un trípode o colocada en un soporte de ampliadora, asegúrese de llenar el visor como usted llenaría la pantalla. 

Su cámara (35 mm.) debe estar equipada con un lente macro para fotografías de acercamiento (close-up). Nivele la cámara y asegúrese que la copia es paralela a la cámara y está en foco.  En muchos casos es buena idea utilizar un cable conectado al disparador de la cámara para evitar que ésta se mueva al momento de tomar la fotografía.  Se pueden utilizar diferentes tipos de película. Por ejemplo el Kodak Vericolor puede proveer diapositivas con varias selecciones de color para el fondo.  

Dependiendo de su equipo, usted puede también producir diapositivas de calidad con película blanco y negro de alto contraste embellecidas con un gel de color transparente o utilizando una película de reverso (Reversal film) que crea una imagen positiva.  Los tintes  o hasta colores vegetales de cocina pueden utilizarse para darle color a las letras en un negativo de blanco y negro. Muchas de las ideas que he mencionado ya están en desuso desde que aparecieron las computadoras, los software de gráficos  y los grabadores de película, pero cuando el presupuesto y los equipos son limitados, no se desespere, usted puede hacer todavía muy buenas diapositivas.  

Las computadoras han hecho que la creación de diapositivas sea más fácil. Las diapositivas pueden ser fotografiadas directamente de la pantalla, pero hay que tomar ciertas precauciones para obtener copias claras.  Un monitor con pantalla plana no requiere compensación para la curvatura, pero asegúrese que el tamaño de las letras es el apropiado (mínimo 24 puntos) y siempre utilice un trípode para evitar que se mueva la cámara.  

Experimente con la velocidad y la apertura y use un fotómetro.  Si es posible, y su presupuesto se lo permite, utilice un grabador de película (film recorder). Este dispositivo produce las imágenes electrónicamente gracias a un programa de software que contiene. Ya sea que usted obtenga sus diapositivas manualmente o a través de un grabador de película, mantenga en mente los estándares de la composición de diapositivas. Aunque su computadora puede producir múltiples cuadros, colores, sombras y detalles intricados, una diapositiva simple es todavía la mejor diapositiva.  

Las imágenes prediseñadas (clip-art) pueden ayudar o dañar una diapositiva. Un logo limpio que no obstruya la vista o un símbolo de viñeta simple puede añadir a la comunicación, pero que no se le vaya la mano con las ilustraciones; éstas pueden sobrecargar una diapositiva que de otra manera era perfectamente buena.  Usted quiere que su auditorio se concentre en el mensaje que trae la diapositiva, comprenda la idea en pocos segundos, y mantengan la atención en lo que usted está diciendo. No permita que ese enfoque sea distraído por algo hábil que su programa de computadora haría. Cualquier método que utilice haga una prueba primero para ver cómo puede usted obtener mejores resultados.

Consulte con colegas y amigos y obtenga el que más pueda satisfacer sus necesidades y presupuesto. Las diapositivas y otras ayudas visuales pueden contribuir al éxito de una presentación oral. Pero es mejor no utilizar una ayuda visual que cuando dicha ayuda visual es mala.  En casi todos los eventos científicos que he asistido, he sido testigo de por lo menos un dictante que ha proyectado una diapositiva totalmente ilegible y que le ha dicho a su auditorio, “me excusan de que esta diapositiva está mala...pero aquí ustedes pueden ver...” luego el dictante procede a explicar algo que yo ni nadie puede ver.  

Por favor no se excuse, no pida excusas por presentar una ayuda visual mala; porque si es mala, ¡NO LA USE!

POSDATA. No se si esta es una buena o mala noticia, pero desde el año 2004 la gigante empresa Kodak dejó de producir los proyectores de diapositivas y para el año 2009 dejará de producir películas para diapositivas. ¿Es progreso? No lo sé, pero nos dirigimos aun mundo totalmente digital donde prevalecerán las presentaciones electrónicas y las diapositivas de películas serán cosa del pasado.

Dr. Pedro A. Ricart Reyes.

Cámara de Documentos

Las Cámaras de Documentos (también llamadas Presentadores de Documentos) están rápidamente reemplazando a los retroproyectores para transparencias, como una manera de mostrar información visual al auditorio. 

Las cámaras de documentos emplean pequeñas cámaras de video montadas en un brazo sobre una superficie plana iluminada por focos colocados de cada lado,  o por una luz difusa desde abajo o a veces utilizando ambas iluminaciones. La superficie plana  (9 x 12 pulgadas) es un escenario sobre el cual el material puede ser colocado para ser proyectado.

La cámara de video saca video compuesto (NTSC) similar al de una videograbadora VHS, S-Video (una señal de mayor calidad), RGB video (estándar de video para monitores), o los tres juntos.  Estas cámaras típicamente capturan entre 320 y 700 líneas horizontales de televisión  siendo 450 líneas lo más común. Como punto de referencia el estándar de la televisión comercial es de 525 líneas horizontales.

De manera que muchas cámaras de documentos ofrecen menos resolución que las imágenes de televisión normales. La mayoría emplean tecnología digital como aquellas encontradas en las cámaras de video modernas.  Algunas pueden aceptar entradas de video o audio externos.  Estos sistemas se diferencian del retroproyector en cuatro características: 

1. Las cámaras de documentos requieren imágenes opacas y no transparentes (muy parecido al arcaico opascopio). 
2. Las cámaras de documentos permiten mostrar objetos de tres dimensiones pequeños, así como también fotografías, arte plano, gráficas, tablas y listas de texto.
3. Las cámaras de documentos típicamente tienen dispositivos de auto-foco que permiten el acercamiento (zoom) 8x y 12x .
4. Las cámaras de documentos producen imágenes para ser mostradas en televisión, proyectores de video, monitores de computadora y para transmisión a través de video comprimido.

 Debido a estas diferencias, los materiales a ser utilizados por las cámaras de documentos deben ser preparadas de manera diferente que aquellas utilizadas en el tradicional retroproyector.  

Sugerencias para la Preparación de las Imágenes

1.          Una alternativa para preparar material para ser utilizado con una cámara de documentos es utilizar un programa de software para presentaciones como PowerPoint, Persuasion o Astound.  En la mayoría de los casos un procesador de texto como Word o WordPerfect trabajará tan bien o mejor.  Las tablas o gráficas pueden ser preparadas con algunos procesadores de palabras o con herramientas como Excel, Harvard Graphics, Corel Draw, Canvas, Delta Graph y otros.  Cualquiera que usted utilice revise los puntos más adelante, antes de empezar. 

2.          Prepare las ilustraciones y el material de texto utilizando el formato horizontal. El formato para televisión es de 3:4 (esto es  3 unidades de altura y cuatro unidades de anchura).  Esto casi corresponde al formato de impresión “landscape”  u horizontal común en los programas de computadora.  El papel normal es apropiado cuando es utilizado horizontalmente (8.5 x 11 pulgadas), pero no cuando es utilizado verticalmente.  Utilice márgenes de por lo menos 1 pulgada para el tope y la base y al menos 1.5 pulgadas para los márgenes derecho e izquierdo. Esto le da un área de trabajo de 6 pulgadas de alto por 9 pulgadas de anchura. 

3.          Imprima el material en un papel sin brillo utilizando una impresora láser o de chorro de tinta de buena calidad.  El color puede ser de utilidad (véase más adelante), pero no necesario. Cuando el papel blanco es utilizado con una cámara con luz difusa por debajo ofrece una textura placentera.  Si no se dispone de luz difusa por debajo, utilice papeles de colores pastel (el azul claro trabaja muy bien).  Es de muy buena idea probar los papeles coloreados ya que la versión en video del color casi siempre difiere de lo que usted ve directamente en el palpel. 

4.          Mantenga de manera consistente los fondos y formatos. Generalemente el texto negro en un fondo claro es el que mejor trabaja. Nunca utilice fondos oscuros, pues interfieren con la legibilidad del documento.  

5.          Utilice poco el texto coloreado. Los colores saturados se muestran más oscuros en el video NTSC que lo que se ven en la pantalla de la computadora.  Si se mantienen los colores simples, la mayoría de las impresoras producen imágenes razonables cuando son vistas utilizando una cámara de documentos.  Los colores de texto que pueden ser discriminados incluyen el verde, verde brillante, turquesa, azul claro, amarillo oscuro y gris claro. Otros colores podrían no ser buenos. 

6.          Si planea utilizar objetos de tres dimensiones, recuerde que éstos deben ser lo suficientemente pequeños para encajar en la base de la cámara de documentos. Si ellos son más altos que anchos, la cámara podría no enfocarlos bien, entoces considere una foto del objeto como alternativa.  Los objetos reflectivos como los de metal, vidrio y otros pueden producir un deslumbramiento que los podría hacer difíciles o imposible de ver cuando son televisados.  

7.          Siempre es recomendable hacer una prueba de los materiales que se vayan a utilizar en una cámara de documentos. Hágalo con tiempo, para de esa manera hacer las correciones de lugar.  

Sugerencias para la Presentación de Imágenes 

• Para enfocar la atención, utilice secuencias de imágenes para hacer una proyección progresiva.           
• Si planea escribir sobre las imágenes, o crear una gráfica “en vivo”, utilice papel balnco o pastel y una pluma de felpa ancha (las felpas negras trabajan mejor). Escriba las letras en grande y claras. La mayoría de las plumas y lápices no producen material legible, 
• Si quiere apuntar hacia un área de su imagen , utilice un puntero plano que no produzca reflejos (una pluma, trabaja bien), no utilice su mano, pues cubrirá toda la imagen.
• Cuando termine con una imagen u objeto, remuévalo de la vista o reemplácelo por otro.

El Póster

El póster no debe ser considerado como un tipo de comunicación de segunda mano, incluso, en muchas ocasiones los pósters recogen las aportaciones más interesantes de un congreso.   Así, en los últimos años algunos congresos científicos han eliminado las clásicas presentaciones en forma de comunicaciones orales y todas las contribuciones lo han de ser en forma de póster.  

Las presentaciones orales se reservan para conferencias, mesas redondas, seminarios, etc. En las que participan como ponentes los autores más reconocidos en cada área de interés. 

El póster es una alternativa a la comunicación oral que tiene la misma finalidad que ésta pero que además ofrece la posibilidad de poder presentar estudios, proyectos, experiencias que por diversos motivos no se puedan presentar como comunicación oral.  En cualquier caso, y sea cual sea el motivo por el que se utiliza el póster, no debe considerarse como una forma de presentación de menor calidad que las comunicaciones orales. 

El póster constituye un tipo de comunicación con un potencial enorme. Posibilita la transmisión concisa, clara y permanente (mientras dura la reunión o congreso) de su contenido, sin la limitación que impone una comunicación oral. De esta manera, puede ser analizado con detenimiento por los asistentes a una velocidad que se ajuste a sus capacidades e intereses y posibilita el objetivo último de toda comunicación en un congreso; la transmisión de un mensaje por parte del autor y su captación por parte del auditorio. 

Además, la posibilidad de entablar una comunicación directa con el autor o autores del póster permite el comentario de su contenido, la discusión ordenada, sosegada y tranquila, y el intercambio de opiniones, de una manera que difícilmente puede conseguirse en el contexto de una sesión (muchas veces maratónica) de conferencias.

Se pueden considerar otras cuestiones relacionadas con el tema que se expone en el póster, se pueden intercambiar experiencias entre profesionales, permite clarificar conceptos, participar en nuevos conocimientos, etcétera.   Además, el autor no ha de demostrar su erudición ni la presentación ha de convertirse en un difícil examen (esto es especialmente importante cuando se presentan comunicaciones en un idioma que no se domina) y tampoco está sometido a la presión que supone una presentación oral (hay quienes tienen miedo, incluso pánico, a realizar presentaciones en público,

Así pues, el póster constituye una alternativa a la comunicación oral muy interesante que permite presentar estudios, proyectos o experiencias idénticas a las que podrían presentarse como comunicación oral y que además ofrece la posibilidad de presentar aquellos estudios que, debido a limitaciones de tiempo o a causa de su temática, de su formato o porque van dirigidos a una audiencia muy específica dentro del congreso, tienen en la presentación en forma de póster el medio ideal de comunicación.  

Desventajas del Póster 

Como cualquier otro medio, el póster presenta ciertas desventajas que detallaremos a continuación: 

·        El auditorio tiene que acercarse al póster, ha de hacer un esfuerzo para llegar a él; no está cómodamente sentado, como en las presentaciones orales, y debe tener una actitud activa una vez está frente al póster: ha de leer, interpretar tablas y figuras, entablar relación con el autor y demás.

·        En algunos congresos, el lugar donde se colocan los pósters hace que este esfuerzo a que nos referimos en el punto anterior sea aún mayor, así ocurre cuando los posters se sitúan en salas especiales, a veces lejos de las salas en las que se llevan a cabo las conferencias o presentaciones científicas de otra índole.

·        En otras ocasiones, la exposición de los pósters así como la presencia de los autores junto a ellos (o, en algunos casos, las sesiones especiales de presentación de los pósters) tiene lugar en horarios  “especiales” (por no calificarlos de “raros”).  Por ejemplo: 

§         A primera hora de la mañana (antes de que empiecen otras actividades).

§         Durante el horario destinado a la comida.

§         A última hora de la tarde (cuando ya han acabado todas las actividades del congreso).

§         El último día del congreso o coincidiendo con conferencias o sesiones plenarias.

§         Otras veces, sobre todo en congresos en los que se presentan muchos pósters, el tiempo que cada póster está expuesto es demasiado corto. Incluso ha habido casos en los que se ha destinado a cada sesión de exposición sólo un par de horas; evidentemente esto dificulta el acceso de los asistentes a información que puede interesarles Estos inconvenientes son fácilmente evitables si la organización del congreso los tiene en cuenta en el momento en el que realiza la programación. 

Características del Póster 

En un póster consideraremos dos aspectos importantes y complementarios: el contenido y la presentación; es decir, qué queremos decir a través del póster y cómo vamos a presentarlo. Antes de pasar a la realización del póster debemos disponer de un texto y debemos tener claro qué tablas, figuras e imágenes queremos incluir. El póster debe seguir una secuencia lógica, que progrese de izquierda a derecha y desde la parte superior hacia abajo.  El lector normalmente inicia la lectura en el extremo superior izquierdo y termina en el extremo inferior derecho.  Disponer los distintos apartados teniendo en cuenta esto, nos ayudará en el diseño del póster. 

Diseño del Póster 

Los apartados en los que se divide el contenido del póster pueden variar según las características del estudio, la experiencia y otros elementos que se vayan a presentar. 

Título 

Es muy importante pensar bien el título, en especial en las presentaciones en forma de póster ya que constituye el principal medio de que disponemos para atraer a los participantes del evento. El título debe identificar y reflejar con exactitud el tema del trabajo, estudio, o experiencia.  Debe ser específico y conciso, incluyendo el máximo de información en el mínimo número de palabras.  Debe evitarse la utilización de abreviaciones, siglas, acrónimos, así como el empleo de jerga o argot o el de palabras o expresiones superfluas. 

Autores 

Es útil recordar que para que una persona sea considerada autora de un estudio, trabajo o experiencia, debe haber participado activamente en el mismo y que cualquier persona que figure como autor asume la responsabilidad del contenido intelectual del trabajo.   En este sentido, conviene tener en cuenta que puede incluirse un apartado de “agradecimientos” en el que puede mencionarse a otras personas que hayan participado en el trabajo pero que no puedan considerarse autores. En algunos casos, la organización del congreso nos ofrece normas sobre cómo hay que escribir los nombres de los autores; en ese caso, deben seguirse esa indicaciones. 

Filiación 

Debe incluirse el nombre del departamento y el de la institución a la que pertenecen los autores así como la ciudad de los mismos.  No suele ser frecuente la inclusión de la dirección postal completa, aunque hay autores que incluyen la dirección de correo electrónico, por si alguien desea ponerse en contacto con ellos. 

Apartados 

El contenido de cada uno de los apartados variará según el tipo de trabajo que se esté presentando.  Las indicaciones que se dan a continuación son a manera de orientación y deben adaptarse a cada caso en concreto. 

(1) Introducción Debe ser corta.  Sirve para familiarizar al lector con el tema.   Los aspectos que debe contemplar son: -          Antecedentes, revisión (muy corta) del tema-          Importancia teórica y/o práctica del tema-          Hipótesis-          Objetivos del trabajo-          Definiciones (en algunos casos puede ser necesario definir algún término) 

(2) Metodología (Materiales y Métodos) Este apartado le ha de permitir al lector la evaluación de la forma en la que se llevó a cabo el trabajo. Debe describirse qué se hizo para obtener, recoger y analizar los datos; es decir, el diseño del estudio, cómo se llevó a cabo, si tuvo distintas fases, qué variables se consideraron, cómo se analizaron los datos (análisis estadístico, si lo hubo), etcétera. 

(3) Resultados En el póster incluiremos un resumen de los resultados, una vez analizados, tanto si la hipótesis que formulábamos se ha podido probar como si no ha sido así. Seleccionaremos los datos más relevantes y que estén más relacionados con el/los objetivo/s del estudio. Procuraremos evitar textos demasiado largos, con demasiados datos.  La utilización de tablas y figuras en este apartado es muy útil.  

(4) Conclusiones En general, en el póster se incluye un apartado específico con las conclusiones del trabajo. Este apartado no debe olvidarse nunca. Además, según el caso, puede también incluirse una pequeña discusión de los resultados, una interpretación de los mismos, recomendaciones para futuros trabajos y sugerencias. En cualquier caso, hay que ser muy objetivo en el momento de redactar tanto la discusión como las conclusiones. 

(5) Referencias Bibliográficas No es obligatorio incluir referencias bibliográficas en un póster y podemos prescindir de este apartado (el espacio destinado a la bibliografía lo podemos aprovechar para incluir información de nuestro propio trabajo). Dependiendo del tipo de estudio, experiencia y otras variables estará indicado incluir referencias; en este caso, seleccionaremos las más importantes, las que consideremos imprescindibles en relación con el tema. 

(6) Agradecimientos No es obligatorio, pero debemos considerar si incluimos un pequeño apartado en el que se mencione a personas que han participado en el trabajo pero que no pueden considerarse autores, a organizaciones, empresa o sociedades que han financiado el trabajo o que han contribuido al mismo de alguna forma. 

Tablas, Gráficas, Fotografía, Ilustraciones 

El póster es un medio muy adecuado para la utilización de recursos gráficos.  Por este motivo, son pocos los pósters en los que se utiliza sólo texto.  Hallar el justo equilibrio entre texto e imágenes contribuye en gran parte el “éxito” del póster. Cualquier tipo de representación gráfica (figuras, fotografías, dibujos) debe ser de extrema calidad (en caso contrario es mejor no incluirlos en el póster).   Las gráficas estadísticas pueden ser el mejor medio para presentar datos, resumir información y comunicarla.   En ocasiones, una tabla bien estructurada puede realizar estas mismas funciones. Pero ésta no debe estar muy recargada. Tiene que ser sencilla y de un tamaño tal que puedan verse bien sin tener el lector que pegarse al póster.  El color, cuando se utiliza, le añade impacto.  También puede ser útil incluir esquemas que faciliten la comprensión de conceptos.  Las representaciones gráficas en 3D, aunque son fáciles de hacer con los programas de software actuales, en muchas ocasiones son más difíciles de entender y son menos claras que las de dos dimensiones. 

Sugerencias para Confeccionar un Póster 

A continuación se incluyen una serie de sugerencias de distinto tipo con el fin de orientar en el momento en el que se diseñe y, posteriormente, se realice un póster.   No se trata de normas estrictas, sino de orientaciones basadas en la experiencia, tanto en lo que se refiere a la realización de póster como en la que adquiere con la asistencia a muchos congresos en los que se ha presentado pósters.   En cualquier caso, la última decisión es siempre de los autores y sus gustos o intereses son muchas veces determinantes en el momento de diseñar y preparar un póster. 

Tipo y Tamaño de Letra 

No deben utilizarse solamente letras en mayúsculas.  Cuando leemos, identificamos formas; si todas las letras se parecen, cuesta más distinguirlas. Utilizar tipos de letra “sencillos”, por ejemplo, Arial o Helvetica, y no utilizar más de dos tipos distintos en todo el póster. Debe cuidarse la justificación del texto (hay que tener en cuenta que si se justifica el texto a ambos lados pueden quedar grandes espacios en blanco entre palabras). Aunque parezca obvio, ni el título ni el texto deberían escribirse a mano.  Esta práctica, que hasta hace unos años era frecuente, con la llegada de las computadoras y las impresoras de calidad puede decirse que pasado a la historia. A continuación se incluyen unas sugerencias sobre el tamaño y el tipo de letra.  Si el tamaño de las letras del título es mayor, el resto puede ser también mayor. 

El título tiene que  leerse bien desde lejos (de 1.5 mts. a 2 mts), una vez preparado, hay que comprobar que realmente se ve bien. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: al menos 36 puntoso       Que guarde proporción con el resto del texto en el póster 

Autores, filiación y encabezamientos de los apartados tienen que ser de tamaño menor que el título. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: 30 puntos (o más) 

Encabezamientos de niveles inferiores de los apartados deben ser de tamaño menor que los de los apartados. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: 24 puntos (o más)Texto Sugerencias:o       No utilizar la negritao       Tamaño: 20 puntos (o más) 

Contenido 

Además de tener en cuenta lo que se ha dicho respecto a la estructura del contenido del póster, conviene recordar que han de predominar las gráficas y las tablas.  Algunos autores sugieren que al menos el 60% del póster debe destinarse a representaciones gráficas. Los diversos apartados deben separarse mediante espacios en blanco, cuidando especialmente tanto que no haya demasiados espacios blancos como que el contenido no esté demasiado sobrecargado. Toda aquella información que no sea importante o relevante no debe incluirse en el póster, ya que desvía la atención del lector y puede evitar que éste recuerde las ideas más importantes que queremos transmitirle. En el póster hay que cuidar especialmente la redacción así como la ortografía (cualquier error se magnifica en el póster y la experiencia nos dice que involuntariamente tendemos a fijar la vista en los errores). Tenemos que vigilar que toda la información incluida en el póster sea consistente (que los datos y cifras coincidan en el texto, las tablas y las figuras). 

Medidas 

Debemos tener en cuenta las medidas que la organización del congreso sugiere y en ningún caso debemos sobrepasarlas (puede ser de tamaño menor).   Si el póster es más grande de lo que indican los organizadores del congreso podría ocurrirnos que no lo podamos presentar. 
 

Bosquejo y Confección del Póster 

Antes de realizar el póster definitivo, conviene hacer un bosquejo, un borrador.  Esto es especialmente importante si van a participar varias personas en la elaboración del póster: hay que ponerse de acuerdo hasta en el más mínimo detalle, tanto en contenido como en el diseño. Podemos considerar además varias posibilidades, como hacerlo de una sola pieza;  por ejemplo, lo hacemos con un programa de computadora y después lo imprimimos (o nos lo imprimen) con un plotter en el tamaño que marca el congreso.  Una vez hecho, podemos plastificarlo.  Hay que pensar entonces en que para trasladarlo necesitaremos un tubo adecuado.  Si lo hacemos así, después del congreso podemos colgarlo en las paredes de nuestra institución, por ejemplo.   No es recomendable fijarlo sobre una superficie dura (por ejemplo, una lámina de madera) ya que luego puede ser complicado transportarlo y colgarlo. También podemos hacerlo en varias piezas, que montamos nosotros cuando lo colguemos en el congreso.  Estas piezas podemos montarlas en cartulina que luego platificaremos.  Si lo hacemos así  puede ser sencillo trasladarlo (cabe en una carpeta) y después guardarlo (sobre todo si no lo vamos a exponer más). Otra forma es acudir a empresas o centros especializados en realizar pósters para congresos.  Hay muchas empresas de artes gráficas e imprentas, que hacen este tipo de trabajos, desde el diseño completo del póster a partir de los datos que les proporcionemos hasta la simple impresión del mismo si se lo proporcionamos en soporte electrónico.   Los precios varían, evidentemente, según lo que tengan que hacer y generalmente éste es el método más costoso. 

Colores, Tipos de Gráficas 

Es importante tener en cuenta los colores que utilizaremos.  El texto, las tablas y las gráficass deben contrastar y no deben confundirse con el fondo.   Los colores demasiado vivos pueden distraer (e incluso ahuyentar) al lector.  De la misma manera, un póster demasiado “aburrido” puede que no atraiga.   En general, debe utilizarse el cambio de color para enfatizar algún aspecto, para establecer diferencias o para añadir interés a lo que se presenta. Hay que procurar que las tablas, las gráficass y otros elementos gráficos guarden armonía (en cuanto a tamaño, tipografía y colores) entre ellos y con el resto del póster (títulos, texto, etc.). El “buen gusto” debe primar.  No hay que confundir el póster que se presenta en un congreso (con el fin de difundir un trabajo, una contribución al conocimiento) con un cartel publicitario. 

¿Más de un Póster? 

Si nosotros, o nuestra institución, presentamos más de un póster en un congreso, debemos tener en cuenta y utilizar diseños similares en todos ellos; los asistentes al congreso se darán cuenta fácilmente de que todos proceden del mismo sitio.   Podemos utilizar siempre el mismo tipo de diseño en todos los congresos a los que asistamos.   También podemos incluir el logo de la institución (Universidad, Clínica, Centro u Hospital).  Algunas instituciones tienen normas de uso interno sobre cómo hay que hacer presentaciones fuera de la institución: logo, colores, etc.; y conviene que nos informemos antes de empezar a hacer el póster. 

¡El Póster ya está Terminado! 

Una vez hemos acabado el póster hay algunas cosas que debemos tener en cuenta: 

¿Cómo fijaremos el póster? 

Habitualmente, los autores son los encargados de colocar (fijar o colgar en el panel) el póster en el lugar que se le asignen. En algunos congresos, la organización proporciona el material para colgar los pósters.  Sin embargo, conviene que siempre llevemos (por lo que pueda pasar) unas tijeras y diversos materiales para poder fijar el póster: cinta adhesiva de doble cara, chinches, masilla especial para pegar carteles, etc., según el tipo de superficie en la que debamos colocarlo, utilizaremos un material u otro. También hay algunos congresos que solicitan a los autores que envíen el póster a la organización del congreso unos días antes del mismo.  Hay que enviar entonces el póster debidamente protegido y con suficiente antelación para que llegue a tiempo (si no se puede entregar a mano, lo más fiable es mandarlo a través de un servicio de mensajería).  En estos casos es la organización la que se encarga de colocarlos. 

¿Cómo Transportamos el Póster? 

Según como sea el póster, como ya hemos comentado, necesitaremos una carpeta adecuada, un tubo, etc. para que no se doble y esté bien protegido. 

¿Una Copia de Seguridad? 

Es recomendable disponer de una copia del póster (que nos llevaremos también al congreso y que pueda ser de inferior calidad, en blanco y negro) por si el original se extraviara o le ocurriera algo.  Esto es especialmente importante cuando hay que desplazarse fuera de la ciudad y, sobre todo, si el desplazamiento es en avión.  En este último caso, conviene llevar una copia en el equipaje y el orgiinal llevarlo con nosotros. 

Folletos de Mano 

Las comunicaciones en forma de póster no suelen publicarse a texto completo en los libros de actas de los congresos.  Con el fin de que las personas interesadas en nuestro trabajo puedan tener toda la información que incluye nuestro póster, se recomienda imprimir copias y distribuirlas como folletos de mano. 

¿Presentación Oral del Póster?

En algunos congresos, se hace una pequeña presentación oral de los pósters en una sesión especial destinada a este fin.   Si tenemos que hacer una presentación de este tipo, tenemos que pensar en preparar algunas diapositivas o transparencias (pocas) y en ensayar la presentación, manteniéndonos estrictamente al tiempo que nos hayan asignado (no suele ser superior a 5 minutos).

Props

Los objetos físicos o props son visuales tangibles (cosas de tres dimensiones que usted puede tocar y agarrar) que a menudo añaden vida e interés y a veces humor a una presentación.

La palabra prop viene del inglés, es una abreviación de properties que se refiere a la utilería en el arte escénico.  

Un taller sobre articuladores anatómicos sería totalmente inefectivo si no se presenta físicamente el articulador para poder hacer la demostración de montaje.  Piense en como sería una presentación de resucitación cardio-pulmonar sin  Annie,  el maniquí; o la demostración de técnica de cepillado dental sin un dentoformo y cepillo gigante. 

La utilización de props exagerados e inesperados involucrará a su auditorio inmediatamente,  puede añadir humor y le dejará una impresión memorable.  Usted tiene que asegurarse que la utilización del objeto no sea ofensiva, sea apropiado al momento y que no provocará una distracción muy prolongada.  

Los props trabajan mejor con auditorios pequeños menores de cincuenta personas. Son particularmente efectivos en presentaciones pequeñas e informales donde los participantes están sentados en una mesa de conferencia o en un salón de clases. Antes de utilizar un prop determine su visibilidad.

Si el auditorio no puede verlo se pierde el efecto y concomitantemente su mensaje. En ese caso, decida en utilizar otro visual y guarde su idea para otra ocasión.

El Rotafolios

Otro apoyo fácil de elaborar es el que se hace con un rotafolios. Los rotafolios son ayudas visuales de bajo costo.  El formato básico consiste en un bloc de papel blanco grande en un caballete. Se pueden utilizar más pequeños, tipo cuaderno o carpeta, pero éstos se utilizan con grupos muy reducidos o presentaciones a un solo oyente como sería cuando uno le está explicando un procedimiento a un paciente o a un estudiante.  

Las conferencias informales adquieren mucha energía dinámica cuando el dictante desarrolla sus puntos claves al escribirlos en las páginas en blanco del rotafolios y la energía se mantiene cuando éste despega las hojas del rotafolio y las va adhiriendo en secuencia en la pared a medida que va edificando su tema.  Este es un tipo de presentación muy física y requiere de un nivel de actividad sostenido de parte del presentador. A menudo los rotafolios son preparados con anticipación teniendo impreso en ellos puntos claves, diagramas, gráficas o cálculos.  

Debido a que es importante que el visual se relacione directamente al tema de ese momento, los presentadores experimentados dejan una página en blanco entre cada página impresa. De esta forma, cuando se ha cubierto un punto, se cambia la página impresa dejando a la vista una hoja en blanco que no crea distracción. Esta separación de las páginas impresas por una en blanco previene que el marcador traspase la tinta sobre la próxima página con nuevo mensaje.  

Si alguna vez llega a utilizar el rotafolios trate de escribir lo menos posible pues existe la tendencia de perder el contacto visual necesario durante la presentación. 

Ideas Para el Uso del Rotafolios 

• Utilice dos rotafolios. Uno para sus notas y otro para interactuar con el auditorio.
• Comience con una página en blanco. Esto previene que el auditorio lea anticipadamente.
• Coloque el caballete de lado. Usted debe ser el centro de la presentación.
• Haga “chivos”. En la esquina superior escriba con lápiz claro  notas que le sirvan de recordatorio.
• Doble las esquinas de las hojas. No moje sus dedos para pasar las páginas del rotafolio. Para una imagen más profesional doble la esquina de las páginas del lado en que está parado de manera que se cree suficiente espacio entre una hoja y otra y facilite el cambio de páginas. Dos alternativas podrían ser grapar dos páginas o pegar en una de la esquinas notitas Post-it^{®. (}3M)
• Siempre deje una página en blanco entre cada página impresa. Esto previene que la tinta se pase de una página a otra.
• Imprima en grande. Use letras de molde de por lo menos 3 pulgadas de alto de manera que todo el mundo pueda leer. Una buena idea es utilizar bloc de papel cuadriculado, así podrá estampar líneas rectas.

Pizarrón o Pizarra

Una conferencia sencilla o simple podría ser con el pizarrón y tizas tradicionales. Los avances tecnológicos en las modernas capacidades de proyección han disminuido gradualmente el respeto al pizarrón que quizá sea la herramienta más efectiva de enseñanza. 

Muy pocos dictantes lo utilizan y aquellos que lo hacen lo aprovechan muy poco. Sin embargo, aquellos que como yo, crecieron con el pizarrón tradicional, recuerdan vívidamente como teníamos que esforzarnos para seguir al profesor que escribía ecuaciones y dibujaba diagramas complejos en el pizarrón y al mismo tiempo, tratar de copiar esa preciosa información en nuestros cuadernos.

No creo que el Dr. Cabral hubiera cambiado su pizarrón por un proyector de data del siglo XXI. ¡Un pase rápido con el borrador y el conocimiento escrito en el pizarrón se perdía para siempre!  Pero no, no se perdía, pues todavía lo recuerdo, aunque el Dr. Cabral insistía en decir que la anatomía 80 veces se estudia y 80 veces se olvida. 

El pizarrón hace que nosotros nos esforcemos en el proceso de aprendizaje y nos hace participantes activos en el salón de clases.  La creación de diagramas o de textos frente a nuestros ojos por un dictante que se mueve frente a una pizarra y al mismo tiempo dirigiéndose al auditorio, provee una experiencia más dinámica que simplemente ver aparecer la imagen en la pantalla. 

Claro, sé que el pizarrón tiene sus desventajas. Es menos fantástico, menos estético y menos conveniente que las diapositivas y las modernas presentaciones electrónicas. Pero más que cualquier otra ayuda visual, obliga a una atención más activa por parte del auditorio.  

Considero pues al pizarrón una herramienta de enseñanza muy poderosa. 

Usted puede utilizar efectivamente el pizarrón en combinación con las diapositivas y los folletos de mano.  Un esquema de la presentación escrito en el pizarrón, puede ayudar al auditorio a seguir paso a paso la conferencia, a medida que ésta se desarrolla.  Igualmente, un diagrama referente a la presentación dibujado en el pizarrón, sirve de punto de referencia al cual se puede dirigir el auditorio en cualquier momento. 

Cuando se utilice el pizarrón en combinación con diapositivas o transparencias de retroproyector, asegúrese que la pantalla no lo cubra y que esté visible todo el tiempo.  Recuerde prender las luces del salón cada vez que se requiera que la atención se dirija al pizarrón.  

Con los nuevas pizarras blancas me gusta proyectar las diapositivas y escribir sobre ellas. En otras ocasiones he proyectado una diapositiva clínica y he dibujado un esquema de lo proyectado. (esta técnica la aprendí de mi hermana Carmen quien es arquitecta) 

Ahora bien, recuerde no pararse frente al pizarrón tapando la información que se discute mientras escribe. Hacer esto es lo mismo que cuando su tío Felipe de Nueva York se para frente al televisor en el mismo momento que Sammy Sosa está sacando la pelota por tercera vez en un juego de grandes ligas.  

El pizarrón puede ser una herramienta de enseñanza muy efectiva si se combina con impresos de mano u hojas sueltas.  Una vez en una de mis clases de administración de consultorios utilicé un folleto de mano que tenía un diagrama vacío que mostraba un plano de la planta física de un consultorio con sus diferentes áreas. Hicimos el simulacro de un tratamiento y fuimos trazando, quien escribe, en el pizarrón y los estudiantes en el diagrama, en el papel, un bosquejo de flujo de tráfico tanto del operador, el paciente y las asistentes. Fue una experiencia muy didáctica.

No existe mejor forma de enseñanza que aquella que involucra a los estudiantes en el proceso de la adquisición de conocimiento. 

Cualquier dictante puede dar una conferencia pero se necesita de un maestro para utilizar el pizarrón efectivamente.

Las diapositivas nos proyectan la información en su totalidad, pero el generar texto y diagramas en el pizarrón requiere de pensamiento activo, disciplina intelectual y una mente organizada.  Quizás yo respeto al pizarrón debido a que es el cerebro y no el proyector, quien produce la información.  

El pizarrón es más efectivo en salones pequeños.  Estos pueden estar montados en caballetes y no pegados a la pared, aunque ofrecen menos espacio de escritura que el pegado a la pared, son más fáciles de transportar y ocupan menos espacio.  Su uso en salones grandes compromete la visibilidad.

Las diapositivas son necesarias, no todos tenemos el arte y el cerebro del Dr. Mairení Cabral; aparte de que hay información que es imposible presentarla en el pizarrón como por ejemplo, las fotos clínicas. 

Considero que el “anticuado” pizarrón, su contraparte moderna la pizarra blanca con sus marcadores o la más actualizada pizarra electrónica interactiva todavía juegan un papel de apoyo importante en el drama de la presentación científica, académica o de negocios.  

El uso moderado de todos los recursos disponibles optimiza nuestro éxito. Esto es particularmente verdad en el caso de las ayudas visuales durante una presentación, “Las cosas buenas deben tomarse con moderación, incluso la moderación”, como todo en la vida.