Lista de Comprobación para Presentaciones Exitosas

Las presentaciones de negocios o de otra índole son una actividad que de una u otra manera tenemos que enfrentar regularmente y que frecuentemente nos llevan a tener que hablar en público; lo que pone nervioso a más de uno.

Por si no fuera suficientemente difícil: hay que reunir, organizar y redactar la información. Además, si queremos una presentación efectiva y profesional, necesitamos apoyarnos en diapositivas con contenido gráfico o multimedia; lo que agrega un nivel adicional de dificultad. Son muchos los pasos a seguir y tener una lista de comprobación es siempre muy útil.

A continuación te presento una Lista de Comprobación para Presentaciones Exitosas que se podrás usar en todas tus presentaciones e inclusive en alguna sesión de capacitación o entrenamiento.

Cada vez que tengaa que hacer una presentación, te recomiendo utilices esta lista como una guía que te ayudará a lograr una presentación efectiva y exitosa.

Para la organización de tu presentación		OK
Agenda o programa	Siempre presenta tu agenda o programa brevemente, si estás usando diapositivas házlo dentro de las primeras tres.
Progresión	Asegúrate de que tu progresión a través de la presentación concuerde con tu agenda/programa y que sea fácil de seguir para tu audiencia.
Información contenida	Comprueba que toda la información relativa a un mismo tema esté en un mismo lugar. Incluye un solo tema importante por diapositiva. Sé conciso: no incluyas información que puede ser presentada oralmente.
Apoyos para su presentación	Ten a la mano toda la información que pudieras necesitar durante tu presentación. Utiliza marcadores de posición o notas autoadheribles para poder encontrarla rápidamente.
Diapositivas en blanco o con logotipo	Incluye diapositivas en blanco o con el logo de tu empresa como la primera y la última de sus diapositivas. Este tipo de diapositivas también pueden ser usadas al momento de hacer aclaraciones o durante una sesión de preguntas y respuestas durante la presentación.
Apéndice	Incluye un Apéndice como referencia rápida para tu audiencia.
Diapositivas extra o “escondidas”	Incluye diapositivas extra o “escondidas” con detalles adicionales. Úsalas solo en caso necesario. Recuerda que tienes una agenda que cumplir.
Del contenido y del flujo de la información		OK
Variedad	Varía tus diapositivas. Por ejemplo: no presentes seis gráficas del mismo tipo consecutivamente. No utilices siempre las mismas “bullets” o viñetas.  Cambia el estilo cada 3-5 diapositivas pero dentro del mismo diseño general.
Gráficas adecuadas	Asegúrate de que el tipo de gráfica que estás utilizando es la mejor manera de presentar la información. Manten tus gráficas sencillas y claras. Asegúrate que la información explicativa de la gráfica este bien colocada y sea fácil de leer.
Transiciones	En tus notas personales para la presentación, incluye frases de transición. Si el paso siguiente es por ejemplo: una sesión de preguntas y respuestas, utiliza una diapositiva en blanco o con el logo de la empresa.
Diapositivas innecesarias	No incluyas ninguna diapositiva que no contenga información 100% necesaria para tu presentación. Ten a la mano diapositivas “escondidas” o enlaces html en caso de necesitarlas.
De la presentación de la información		OK
Plantilla adecuada	Asegúrate que la plantilla de trabajo para tu presentación corresponda con el objetivo de la misma, medio para presentarla y contenido. Considera el uso de marcos, subtítulos y pies de página. Determina el color de fondo. Utiliza el mayor contraste posible. Por ejemplo: fondo azul marino y texto en blanco.
Títulos y subtítulos	Utiliza títulos y subtítulos que permitan identificar de manera inmediata el contenido de su diapositiva. Recuerda, solo un tema importante por diapositiva.
Presentación	Considera de que manera harás llegar la información a tu audiencia y toma en cuenta los colores, texturas, tipo y tamaño de letra que utilizarás. Por ejemplo: si además de la presentación entregarás documentos en papel, no utilices texto en amarillo porque no será legible en fondo blanco. Cuida también el tipo y el tamaño de letra.
Gráficos y contenido multimedia	Asegúrate de que todo el contenido gráfico y multimedia transmita exacta y apropiadamente el tema y el mensaje de tu presentación. Utiliza contenido gráfico adecuado para tu presentación. Para hacer una referencia informal se puede utilizar un símbolo o una imagen prediseñada y quizás algún sonido. Para una representación exacta y formal usa fotos, videos y sonidos. OJO: nunca exageres en el uso de estos medios, tu presentación se puede volver larga, aburrida y complicada.