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Comunicación con Poder...y Punto

La Conferencia Efectiva

La Conferencia Efectiva

 

Las cuatro reglas para lograr que un material de conferencia sea atractiva son:

 

  1. Limitar el tema.
  2. Desarrollar un poder de reserva.
  3. Presentar ilustraciones y ejemplos.
  4. Utilizar un lenguaje llano y coloquial.

 

Limitar el Tema

 

Una vez escogido el tema del que va a hablar, el primer paso es establecer cuales aspectos del tema va a cubrir y seleccionarlos, es decir, cuales son los límites del tema de acuerdo al tiempo del que disponga.

 

No es lo mismo una conferencia de veinte minutos que todo un curso de 16 horas, aun así, debe siempre establecer limites pues no todo se puede cubrir.

 

Trate de escoger los aspectos más importantes y relevantes de su tema. Refiera a su auditorio a otras fuentes si es necesario ampliar.

 

Aquel que presenta demasiada información no respeta a su auditorio, pues tendrá la tendencia o de hablar muy rápido para poder acabar en el tiempo establecido, o quedará material sin presentar o peor aún, se pasará del tiempo, quitándoselo al próximo conferencista y al desarrollo normal del evento.

 

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Si su material es muy extenso, entonces divídalo en diferentes partes y preséntelo en diferentes ocasiones. Usted puede preparar un curso completo de su tema y luego dividirlo en conferencias individuales cortas.

 

En una conferencia de veinte minutos, planee para quince minutos y cubra no más de cuatro o cinco ideas principales.

 

Desarrollar un Poder de Reserva

 

Resulta muy sencillo hacer una presentación manteniéndose por la superficie del tema y no profundizar en los hechos importantes. Cuando  toma el camino fácil usted logra poca o ninguna impresión en el público.

 

Ya lo mencionamos anteriormente: la manera de desarrollar el poder de reserva consiste en saber mucho más de cuanto podamos emplear; en tener un depósito repleto de información.

 

Después que usted haya escogido minuciosamente su tema, el siguiente paso es cuestionarse sobre la forma de profundizar su entendimiento del tema y prepararse para hablar con autoridad.

 

Pregúntese el por qué usted cree en el tema (procedimiento, técnica, diagnóstico, medicamento, material, etc.). ¿Tiene usted ejemplos que puedan ilustrar lo que va a afirmar en su presentación (fotos clínicas, dibujos, esquemas, experiencia ajena o personal, etc.)? . Cuestiónese sobre qué específicamente usted trata de probar. Si es una condición clínica o una lesión o enfermedad, cuándo y bajo qué condiciones ocurre, y así sucesivamente.

 

Este tipo de preguntas le dará poder de reserva.

 

Un cirujano puede enseñar como extirpar una apéndice en diez minutos, pero le tomará cuatro años enseñar  que hacer si algo sale mal. Lo mismo sucede con las presentaciones, hay que prepararse por si ocurre una emergencia; como sería el cambio en el énfasis debido a lo afirmado por un conferencista previo, o una pregunta  bien dirigida de algún miembro del auditorio durante el periodo de preguntas después de su presentación.

 

Otra forma de lograr poder de reserva es seleccionando el tema a presentar lo más temprano posible. No espere hasta el último momento para preparar una conferencia .

 

Si usted decide sobre el tópico  temprano, va a tener la ventaja inapreciable de poner a trabajar su subconsciente. A partir de ahí, en los momentos libres, en el trabajo, en el tráfico, en la casa, usted puede explorar su tema y refinar las ideas que quiere presentar.

 

Es  durante este período de incubación  que vendrán los pensamientos  sutiles, debido a que usted ha determinado su tópico con mucha antelación y su subconsciente está trabajando en él.

 

Una presentación mediocre es el reflejo de una preparación y reflexión mediocre y la consecuencia de un conocimiento imperfecto del tema  tratado.

 

Cuando prepare el borrador o bosquejo de su presentación no tenga la tentación de escribir palabra por palabra lo que pretenda decir en su presentación ya que una vez escrita de esa manera habrá establecido un patrón que le impedirá pensar constructivamente sobre lo que quiere decir y provocará que su conferencia sea poco natural pues con mucha frecuencia se tiene la tendencia de aprender de memoria lo que ya está escrito quitándole la emoción y el sentimiento a la presentación.

 

Recuerde que usted no esta escribiendo un libro, o un articulo, ni mucho menos una obra literaria. Cuando usted se aprende su presentación de memoria palabra por palabra, ésta será rígida, premeditada e inflexible y provocará el aburrimiento y poca atención de su auditorio y no habrá una captación efectiva de su mensaje. 

 

Si usted se limita a dictar una conferencia por cumplir un requisito, o por salir del paso no va a lograr nunca que ésta sea impactante.

 

Si ha de escribir algo, escriba en la mente de su auditorio, en sus emociones, con cada onza de su ser. Un pedazo de papel no puede interponerse entre usted y aquellos que quiere impresionar.

 

Presentar Ilustraciones y Ejemplos

 

Vivimos actualmente en lo que se ha llamado la "era de la información". La evidencia de esto está a todo nuestro alrededor.

 

La comunicación electrónica instantánea libera una inundación de hechos, cantidades, de ideas e imágenes dentro de nuestras vidas cada día. Ya no nos maravillamos del hecho de que en horas, minutos y casi instantáneamente podemos leer, oír y ver los detalles de un evento que ocurrió o esta ocurriendo al otro lado del mundo. ¡Cuando se desplomaron las torres gemelas todos las vimos al segundo!

 

Estos son tiempos excitantes pero de reto para aquellos que crean y dictan una presentación. Es necesario tener habilidad y sofisticación para captar y mantener la atención de los auditorios que han sido muchas veces saturados y sobrecargados con demasiada información.

 

Como presentador, su propia imaginación e inteligencia son elementos esenciales, pero requiere necesariamente de herramientas que le ayuden a expresar sus ideas y trasmitir su mensaje con palabras e imágenes.  

 

Necesitamos de ejemplos e ilustraciones verdaderos como material de apoyo de nuestras presentaciones. Estos constituyen el método más fino para esclarecer una idea, una afirmación, un concepto.

 

Al hacer una presentación utilice ejemplos, ilustraciones, visuales y todo lo que se le pueda ocurrir para lograr hacer que su presentación sea interesante y persuasiva.

           

Para lograr un buen material ilustrativo usted debe humanizar, personalizar, dramatizar y visualizar su presentación.

 

Humanice. Presente su experiencia personal, sus éxitos y sus fracasos. Lo que usted ha vivido. Haga notar a su auditorio que es un ser humano como cualquier otro. Reviva en las mentes del público su propia vivencia pasada, recordando siempre que ésta deberá estar directamente relacionada con el tema que está tratando.

 

Personalice. Cuando cuente una anécdota trate siempre de mencionar a los protagonistas por sus nombres, pero si quiere proteger su identidad utilice nombres ficticios.

 

Dramatice. Trate de imprimirle drama a su presentación, al hablar sobre alguna experiencia propia dé muchos detalles, utilice pausas y diferentes tonos de voz para enfatizar algún punto importante. Hable con sus gestos y con su cuerpo.

 

Visualice.  Al describir alguna situación trate de pintar un cuadro en su mente, las imágenes mentales le ayudarán a ser más específico al relatar un hecho o situación.

 

 

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