La Segunda Lección : La Creación de Diseños Efectivos

Dr. Pedro Ricart Reyes

El buen diseño de una presentación no es un misterio, es una habilidad que se aprende. Como es el caso de cualquier habilidad,  las primeras veces que usted la practica, se sentirá torpe y afectado. Tome el proceso con calma, paso a paso, como le recomendamos en este blog,  y se convertirá en todo un experto en poco tiempo.

La segunda lección que deberá mantener en su mente es algo que todos los expertos toman a pecho,  el diseño efectivo de una presentación no se refiere a las fotos más lindas o a los efectos especiales más entonados.   Es acerca de la creación de diseños que permitan llenar los retos  de comunicación a los que nos enfrentamos cada día en nuestras oficinas, salones de clase y salón de conferencias.  Las presentaciones efectivamente diseñadas convencen a la gente y hacen que tome acción. Permiten que el público entienda y recuerde su mensaje, y al mismo tiempo, lo recuerden a usted, como buen dictante 

Comience con un Plan 

Cuando preparamos una presentación, la enumeración de los temas y sub-temas nos ayuda a visualizar el contenido general de la presentación.  La esquematización transforma el conocimiento profundo y ordenado del expositor en un conocimiento accesible al auditorio.  Para esquematizar podemos utilizar varios métodos, válidos todos.  Adaptaremos el método al conjunto de temas y sub-temas a exponer, así como al tipo de auditorio con que contamos: 

• De lo general a lo particular.

• De lo particular a lo general.

• Las partes del todo.

• Cronológicamente.

• Ruta crítica.

• Mapas mentales. 

La esquematización, normalmente, se acaba mediante la aplicación de números o de una combinación de números y letras a los temas y sub-temas elegidos, de forma tal que se presenten claramente las relaciones de orden lógico de exposición y de dependencia o pertenencia.  Este tipo de esquemas adoptan, pues, sistemas numéricos o alfanuméricos.

Sin embargo, para efectos de la puesta en página del contenido comunicable mediante una presentación, la esquematización resultaría muy difícil de seguir.  Una diapositiva o una  transparencia de acetato tienen una presencia útil muy breve; por esta razón, es por ello más conveniente hacer una adecuada utilización de encabezamientos suficientemente ordenados, que faciliten al auditorio el seguimiento de los temas. 

En temas muy complejos, lo recomendable es entregar documentos  o folletos de mano esquematizados al auditorio, durante o al final de la presentación.  Vale la pena retener que no es aconsejable preparar presentaciones muy largas: el público difícilmente las tolera y, en todo caso, la posibilidad de retener su atención disminuye a cada minuto que pasa. Por ende, consideramos que la esquematización debe reducirse al número mínimo de elementos indispensables para transmitir el mensaje. 

La planificación previene problemas y le ayuda a identificarlos  lo suficientemente temprano como para evitarlos.   Estas son sólo dos razones del por qué la planificación es el primer paso del proceso de diseño. También le otorga a su mente el tiempo necesario para reflexionar sobre su mensaje. Algunas veces cuando toma un poquito de tiempo para meditar sobre lo que usted pensó era el punto más importante, usted descubrirá, más tarde, que encuentra un concepto más claro y central, lo cual facilita una presentación más fuerte.  La planificación también le otorga tiempo para reflexionar sobre cuáles recursos necesitará y cuándo los necesitará.  

Objetivos y Esquema 

Comience el proceso de planificación haciendo una lista de los objetivos que usted quiera lograr con su conferencia. Clarifique sus expectativas. Tome tiempo de escribir en papel sus objetivos y expectativas. Al ponerlos en papel le obliga a enfocar y le ayudará a captar deseos irreales o conflictivos.  Las listas también le ayudarán a evaluar sus esfuerzos después que ha finalizado la creación y presentación de la conferencia. Utilice la lista de objetivos para crear un esquema de contenido y más tarde, una estructura preliminar de su conferencia. 

En el esquema de contenido, asegúrese de escribir los puntos más importantes que usted quiere que su auditorio se lleve.  Luego considere todos los puntos relacionados que su auditorio tiene que conocer para entender el punto principal. A continuación, deberá tomar un paso hacia atrás, y estudiar la lista de objetivos más objetivamente. Usted tiene limitaciones en su tiempo, en su presupuesto y en sus recursos. Tiene, por lo tanto, que aparejar sus limitaciones con su objetivos.  Usted podría tener una base de datos de contenido maravilloso, pero no se puede presentar en una conferencia de veinte minutos para la cual tiene sólo dos días para preparar. Sobre todo, sea realista, si esta es su primera conferencia, sea cauteloso y sepa que le tomará más tiempo, dinero y recursos que los esperados para crear su presentación.