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Comunicación con Poder...y Punto

Entrega

Folletos de Mano

Folletos de Mano

Los folletos o impresos de mano son un buen material de apoyo en los congresos cuando uno presenta una mesa clínica o una sesión de pósters, también son útiles en grupos pequeños donde uno quiere que la información sea retenida.  Se podrían entregar en auditorios grandes después que uno haya hecho la presentación.

En los seminarios o cursos de entrenamiento se pueden desarrollar como libretas de trabajo para que los participantes hagan ejercicios.  La principal razón de entregar folletos o impresos de mano al auditorio es para clarificar su mensaje, hacerlo más fácil de entender y reforzar los puntos claves. 

Si su conferencia es informativa, entonces los folletos añadirán más datos, logrando mayor profundidad o apoyo a la explicación. Si es persuasiva, los folletos ayudan a reforzar su mensaje haciéndolo más convincente.  Usted podría entregar una copia impresa de todo lo que planea decir o imprimir una versión de todas sus diapositivas. 

Actualmente la producción de folletos se facilita mucho con los softwares de presentaciones como PowerPoint ya que éstos generan impresos que pueden ser de una sola diapositiva en cada página, de tres y hasta seis, dejando espacio para que los participantes puedan escribir sus propias notas.  En mi caso desde hace 5 años todas mis fotos clínicas y diapositivas están digitalizadas, lo que me permite imprimirlas en papel y así facilitarlas a mi auditorio para mejor comprensión y mayor impacto.  

Tenga cuidado de no entregar todo el material antes de hacer su presentación, guárdelo para aquellos que estén realmente interesados. Si desea repartir algo antes de su presentación prepare un resumen, un esquema, o una lista de los puntos que pretende presentar. 

Su material impreso tiene que ser de la misma calidad que sus diapositivas. Utilice una buena impresora de inyección de chorro de tinta o una impresora láser, y si reparte fotocopias hágalas en una máquina de alta resolución.  Asegúrese que las ilustraciones y fotos queden claras, no estén borrosas ni manchadas. Si su impresora no reproduce bien las fotografías mejor no las incluya en sus folletos.

Evite entregar el material de mano impreso en hojas sueltas sin grapar. Entréguelos grapados,  encuadernados o colocados en cartapacios o carpetas de argollas. Si no lo hace los papeles terminarán en el suelo o la gente se pasará la presentación organizándolos.  

Si su presentación incluye entregar papeles en diferentes momentos distribúyalos en un fólder o perforados para que sean incluidos en la carpeta que se le facilitó previamente.  Espere para entregar los papeles inmediatamente antes de un receso para que el sonido de las argollas de las carpetas abriéndose no importune su presentación. 

¿Cuándo entregar el material impreso?¿Debe usted entregar el material antes de su charla, y confiar que el auditorio no se distraiga debido a que están leyendo el impreso en vez  de escucharlo a usted? ¿O debe esperar a terminar la presentación, y suponer que el material se mantendrá relevante y el auditorio finalmente lo examinará?  

Su decisión dependerá del formato de la reunión, de lo que usted esté entregando y de que espera el auditorio recibir de usted.  En reuniones pequeñas, cuando los miembros del auditorio se van a sentar en un ambiente tipo salón de clases con mesas de trabajo o pupitres o alrededor de una mesa de conferencias, usted debe considerar colocar los paquetes de material impreso en cada asiento antes de la llegada de los participantes. Pero esté preparado, conociendo la naturaleza humana como es, es muy probable que la mayoría de las personas abran los paquetes y revisen inmediatamente su contenido.  

Esto no constituye ningún problema si la gente llega temprano y tienen suficiente tiempo de revisar los materiales antes de prestar atención a su presentación. Los que llegan tarde, sin embargo, tenderán a distraerse o causarán distracción en otros debido a que ellos también querrán examinar el paquete aún cuando usted ya ha comenzado su charla, cátedra o conferencia. 

La única forma segura de enfrentarse con esta posibilidad de distracción es esperar que todo el mundo haya llegado para que usted comience su conferencia. Esto, sin embargo, no siempre es posible y si los participantes son todos dominicanos como yo, menos.  

Usted podría delegar a alguien para que le diga al tardío, que espere el descanso para revisar su paquete o hasta que el charlista dé las instrucciones para hacerlo. Pero los chances de que él o ella lo haga, son muy remotos. Lo más probable que la persona tardía haga es abrir la carpeta tan pronto se siente sin importarle lo que le hayan instruido previamente. 

Otra razón de entregar el material impreso antes de la presentación es para que los participantes le sigan a medida que usted va desarrollando su tema. Esto es particularmente útil cuando su presentación incluye información complicada, difícil de entender, o unos datos muy precisos que los miembros del auditorio necesitarán retener.  

Debido a que existen muchos estilos de enseñanza, le llegará a más personas si presenta su material tanto oral como visualmente. Si es estrictamente necesario que el auditorio preste atención en un momento dado de su presentación, es perfectamente aceptable que usted les indique que pongan de lado el material impreso y se concentren en lo que usted tiene que decir o lo que está mostrando proyectado. 

En algunas ocasiones tendrá necesidad de entregar para la prensa una copia exacta de su charla, conferencia o discurso antes de presentarla, de manera que los periodistas tengan tiempo suficiente de llevarla a sus medios y haya menos posibilidad de que escriban algo incorrecto.

Mi Primera Conferencia

Mi Primera Conferencia

Dr. Pedro A. Ricart Reyes

Recuerdo mi primera conferencia como si el tiempo no hubiese transcurrido. Era estudiante graduado del Departamento de Odontopediatría de la Escuela de Medicina Dental de la Universidad de Pittsburgh en el estado de Pennsylvania, Estados Unidos. Nunca había tenido la oportunidad de presentar una conferencia como todo un “Doctor” y mucho menos ¡in english! Recuerdo mi entrada al salón vacío (sala de torturas chinas), este recinto estaba dispuesto en forma de anfiteatro, no hice poner los pies en el salón,  cuando dejé caer el carousel donde tenía colocadas mis diapositivas, y en ese mismo momento me dio la impresión que entraba al coliseo romano y que acababan de soltar los leones.  Esas diapositivas, que con la ayuda del departamento audiovisual de la universidad había preparado con tanto cuidado y devoción, yacían totalmente desparramadas sobre el piso.  No había comenzado a recogerlas cuando de repente oigo un estruendo y el salón empieza a llenarse de personas (80 en total), eran los estudiantes de primer año de Odontología que venían a escucharme y a verme. Si me había puesto nervioso cuando se me cayeron las diapositivas, ahora se me había paralizado la respiración, el pulso y la digestión; en otras palabras, me sentí morir. Se escuchaba un escándalo producto de la charla de los estudiantes  y el sonido monótono de un aire acondicionado que parecía que necesitaba que le apretaran un tornillo o le echaran un poco de aceite. ¡La hora cero había llegado! (¡Ay virgencita de la Altagracia!) El Dr. Robert Rapp, jefe o Chairman del departamento hizo su entrada y casi sin saludarme comenzó a presentarme. Su introducción no duró más de dos minutos pero a mí me pareció un milenio. De repente hizo una señal hacia mí para que comenzara con mi exposición. (ya había logrado poner otra vez las diapositivas en el carousel pues por suerte estaban numeradas). Mi corazón que tenía más o menos diez minutos paralizado y que se encontraba en mi boca, buscó su lugar y empezó a palpitar a  la velocidad de la luz, las piernas me comenzaron a temblar como si tuvieran vida propia y mis manos emanaron sudor como si fueran una fuente inagotable de agua. Subí a una especie de tarima y me paré detrás del atril y miré las caras levemente iluminadas de mi auditorio, eran caras pálidas e inquisitivas. Sólo se oía mi corazón palpitando y el tacleteo de mis piernas. El silencio del auditorio era lúgubre. 

Realmente no sé de donde surgieron mis primeras palabras, lo que sí sé fue que la persona que hablaba no era yo, el timbre y el tono de mi voz habían cambiado, pero, casi de repente la voz familiar que conozco empezó a oírse. Las ideas y conceptos que con tanta anticipación había preparado y ensayado empezaron a fluir. No obstante, aunque las palabras salían automáticamente en lógica secuencia  una detrás de la otra, había perdido la conciencia y divagaba en mis pensamientos en temas totalmente alejados a los argumentos que de mi boca emanaban.

Mi conferencia fue mecánica y automática, me pasé la mayor parte del tiempo mirando la pantalla lanzando una cháchara de datos e información. Recuerdo el aplauso; al segundo, el salón volvía a su estado inicial: vacío.

Recogí mi carousel y salí. Había terminado.

Han pasado 30 años desde esa experiencia..