Definiendo su Auditorio

Dr. Pedro Ricart Reyes

Imagínese a las personas que van a atender a su conferencia como si estuvieran entrando al salón en estos momentos.  Mírelas atentamente, y escoja al azar a dos o tres de ellas. ¿Por qué están aquí? ¿Qué esperan lograr al asistir a su conferencia? ¿Cómo se empareja su bien planificada conferencia,  con las expectativas de los participantes? Si usted no tiene ninguna idea de cómo contestar estas preguntas, no tome otro paso en el proceso, hasta que obtenga algunas respuestas.

Si usted trabaja sin responder estas preguntas, su presentación no tendrá el éxito que usted quiere que tenga. Por eso es que es tan importante evaluar con anticipación las peculiaridades de su auditorio, su nivel de atención inicial y su sentido de compromiso.  Si usted sabe que su auditorio es un grupo de profesionales especializados y agudamente entrenados, que ya han asistido a seis conferencias anteriores a la suya ese día, usted se tendrá que asegurar que su conferencia tenga algo especial para captar y mantener su atención. 

Cómo Influir en el Auditorio 

Después de determinar el propósito de la presentación, analice a su auditorio para asegurar que ese objetivo será aplicable a éste.  A veces, su propósito general será suficientemente específico.  

Por ejemplo: 

• Quiero lograr la posición de profesor titular.

 

• Quiero que el director de la escuela  apruebe el presupuesto de mi departamento.

 

• Quiero que los asistentes contribuyan a este programa de rehabilitación.

A fin de ser específico, conviene saber cuales son las necesidades y deseos de su auditorio. Entre las varias preguntas que nos podemos hacer acerca del auditorio, repasemos algunas: ¿Cuál es la edad, sexo, religión u orientación política de los asistentes? ¿Cuál es la proporción de hombres y mujeres? ¿Cuál es su nivel educacional, su ocupación, su nivel de ingresos, su motivación para escuchar esta presentación?, etcétera. 

El auditorio nos percibe, se hace una imagen de nosotros, sea ésta real o no ajustada a la realidad. Toda presentación que usted haga, es una oportunidad para influir en su auditorio.  Puede influir en su modo de pensar, en la forma en que hace su trabajo o con quién hace negocios. Se dice que toda presentación tiene uno de estos propósitos: informar, motivar, persuadir o vender. 

Es un hecho que los presentadores que crean percepciones positivas generan oportunidades y resultados. Los presentadores que no se preocupan por la forma en que son percibidos, corren el peligro de tener poca influencia sobre su auditorio. Incluso pueden llegar a influir en él en forma diferente a la que deseaban. Se debe evitar por sobre todas las cosas, dar un contra-mensaje .  

Veamos de que forma usted es percibido por el auditorio. Las percepciones se forman en tres niveles. Al igual que una computadora, la mente humana:  1)       recibe los datos

y 2)       los procesa.

Pero a diferencia de la computadora, la gente

3)       hace juicios en el contexto de su propia experiencia. 

Aunque no es posible influir en la experiencia anterior de los oyentes, si podemos hacer mucho para influir en su experiencia al escucharnos y en lo que perciben cuando hacemos nuestra presentación. 

Suponiendo que usted haya creado el interés y la necesidad de que escuchen su mensaje, falta todavía considerar en que forma su auditorio procesará ese mensaje. Igual que en el caso de la computadora, la mente del oyente puede no comprender fácilmente nuestro mensaje. Por esto debemos evitarle que tenga que hacer un esfuerzo por comprendernos elaborando nuestro mensaje en forma ordenada. Si los datos que recibe son complicados, confusos o vagos, el auditorio medio prefiere desconectarse. Los oyentes lo percibirán en forma más positiva si les facilita la tarea de escucharlo. Esto implica preparar el contenido de su mensaje en forma bien organizada.  

Significa suprimir las distracciones del entorno. Significa usar los materiales audiovisuales apropiados.

Tomando estas consideraciones, aumentará las posibilidades de que su presentación sea percibida por sus oyentes como usted desea que lo hagan. 

Presentación Personal 

Se dice frecuentemente que los primeros segundos en toda comunicación, definen el grado de interés y credibilidad que recibirá el presentador por parte de su auditorio. Por eso es que podemos afirmar que una introducción atractiva, conduce a una buena presentación. La meta principal de todo orador o presentador, es inclinar a los oyentes a favor de su punto de vista. Y la introducción, debería ser el primer paso en ese proceso.  

Pero desafortunadamente, la realidad diaria muestra que muchos de los presentadores no tienen idea de cómo crear una introducción que tenga fuerza, que esté cargada emocionalmente, o incluso, ni se les ocurre siquiera, que ellos mismos deberían presentarse a su auditorio.  

Es "un pecado de omisión" el no presentarse a sí mismo. Ya sea que usted hable para informar o persuadir, está trabajando a fin de ganar la aceptación de sus puntos de vista y motivar a su auditorio a hacer algo al respecto,  "La forma más efectiva de alcanzar esta meta es abriendo su presentación con una frase fuerte y categórica. Todo el resto de su alocución estará básicamente estructurada para apoyar esas ideas". 

Pero aquí falta una pieza. ¿Qué le da a usted, el presentador, el derecho a hacer esa enunciación tan categórica? Es su introducción. Sin ella, su credibilidad y la motivación de su mensaje estará en duda. 

Tipo y Necesidades del Auditorio 

Los miembros de todo grupo al que usted hable, tienen alguna pregunta, algún dilema o una preocupación que atender. En otras palabras, tienen un problema. Antes de que usted pueda tratar de aliviar sus dolores dando solución a sus problemas su público necesita saber que usted los comprende.  

Su introducción debería ser más que su nombre y quién o qué usted representa, debería decirle a sus oyentes que usted sabe qué es lo que ellos están experimentando, porque usted entiende sus necesidades.  En otras palabras, diga a sus escuchas cómo llegó usted a conocer las respuestas a sus necesidades, antes de tratar de solucionarlas. Usted se maravillará de cuánto se acorta el proceso de que lo acepten y cuánto mejor podrán ser sus presentaciones". 

¿Qué es lo que hay para Ellos? 

Es especialmente importante que usted entienda qué siente el auditorio que podrá ganar si le presta atención a su conferencia.  ¿Es una información que les hará ganar más dinero? ¿Son datos que puedan utilizar para impresionar a sus profesores, superiores o jefes? ¿O es su actitud el que nada lo hará estar quieto y prestar atención?  Las respuestas a estas preguntas les darán a usted lo que necesita saber para establecer el tono apropiado para la presentación de su conferencia. 

El tono es la forma que mejor trabajará con este auditorio en particular y que le dará un incentivo para pensar. Es su trabajo averiguar esto antes de ir muy lejos dentro de preparación de la conferencia. Mientras usted piensa en su auditorio, tome algunos minutos y póngase  mentalmente en su lugar. ¿Cuándo usted asiste a una conferencia, busca captar hasta el más mínimo detalle? ¿Espera que el dictante le dé ese nivel de detalle? ¡Claro que no!  Manténgase simple y concéntrese en dar al auditorio las bases esenciales de la información.