Blogia
Comunicación con Poder...y Punto

Nancy Duarte, Storyboards y el Proceso del Diseño de Presentaciones

Nancy Duarte, Storyboards y el Proceso del Diseño de Presentaciones

Nancy Duarte es la directora ejecutiva de la firma "Duarte Design" que es en la actualidad la compañía líder mundial en el diseño de presentaciones con la ayuda de diapositivas y cuyos clientes incluyen al ganador del Premio Nóbel y pasado vicepresidente de los EEUU., Al Gore, conjuntamente con la mayoría de la empresas del Valle del Silicón y muchas otras reconocidas compañías a nivel mundial.

En el libro del reconocido gurú de presentaciones, Garr Reynolds, Nancy  opina sobre la necesidad del storyboard en la fase de preparación de presentaciones.

 Nancy Duarte considera que mucha de nuestra comunicación de hoy día exhibe la calidad de lo intangible. Los softwares, los servicios, causas, liderazgos, visiones corporativas - son a menudo más conceptuales que concretos y más efímeros que firmes. Y no hay nada malo en ello. Pero generalmente luchamos al comunicar este tipo de ideas debido a que ellas son esencialmente invisibles. Es muy difícil compartir nuestra visión cuando no hay nada que ver.

 Expresar esas ideas invisibles visualmente, de manera que se sientan tangibles y activas, tiene un poco de arte y el mejor lugar para empezar no es en la computadora. Con lápiz y papel lo haremos muy bien.

 ¿Por qué tomar este método tan análogo? Debido a que los softwares de presentaciones como PowerPoint nunca han tenido la intención de ser herramientas para brainstorming (tormenta de ideas) ni de dibujo.

 Las aplicaciones son simplemente contenedores de ideas y activos, no el medio para generarlos. Muchos de nosotros hemos caído en la trampa de encender nuestras computadoras y arrancar PowerPoint para generar el contenido de nuestras presentaciones.

 En realidad el mejor proceso creativo  requiere que nos alejemos de la tecnología y que confiemos en las mismas herramientas de expresión con las cuales crecimos - lápices, plumas y crayones.

 La meta es generar ideas - no necesariamente imágenes todavía - éstas pueden ser palabras, diagramas o escenas, pueden ser literales o metafóricas; el único requisito es que éstas expresen nuestros pensamientos subyacentes. Lo mejor acerca de este proceso es que uno no tiene que saber como utilizar las herramientas de dibujo o donde guardar los archivos. Todo lo que uno necesita ya lo tiene (y no diga que no puede dibujar, simplemente está fuera de práctica).

 Esto significa que puede generar una gran cantidad de ideas en un tiempo relativamente corto. Y eso es lo que precisamente buscamos: Cantidad.

 Para Duarte una idea por notita Post-it (3M) es preferible. Ella particularmente  utiliza hojas blancas normales y cinta adhesiva junto con un marcador "Sharpie". ¿La razón? Tiene mucho mayor espacio que una Post-it y si requiere más espacio que una hoja blanca tamaño carta, la idea es demasiado compleja.

 La simplicidad es la esencia de la comunicación clara. Adicionalmente las notas pegadas facilitan la disposición y redisposición del contenido hasta que la estructura y el flujo se sienta bien.

 Por otro lado muchas otras personas del personal de Duarte Design utilizan un método más tradicional de storyboard, prefiriendo articular en línea ideas detalladas. Eso está bien, igualmente. El punto es no prescribir como trabajar, sino alentar a generar gran cantidad de ideas y hacerlo rápido.

 A menudo las ideas vienen inmediatamente. Eso es bueno, pero hay que evitar el error potencial de tomar la primera cosa que viene a la mente. Hay que continuar bosquejando y esforzándose en pensar y generar más ideas.

 Se requiere de disciplina y tenacidad - especialmente cuando uno cree que ha resuelto el problema en el primer intento. Hay que explorar las palabras y la asociación de palabras para generar numerosas  ideas (las personas con inclinación digital podrían preferir softwares generadores de mapas  mentales en esta fase).

 Las soluciones más fuertes frecuentemente aparecen después de que hayan surgido 4 o 5 ideas. Hay que continuar con la generación de ideas aún cuando aparentan que se están dirigiendo hacia sendas no relacionadas; uno nunca sabe lo que podría encontrar, después de todo.

 Una vez que uno haya generado un montón de ideas hay que identificar un grupo que cubra el objetivo de la visión o concepto que se está tratando de comunicar. No importa la forma que tomen en este momento lo que debe preocupar es que puedan transmitir el mensaje.

 A propósito, hay que evitar las metáforas cliché. Si uno se siente tentado a utilizar una imagen de dos manos estrechándose en frente de un globo terráqueo hay que soltar el lápiz, alejarse del escritorio y pensar en tomar unas vacaciones o investigar sobre aromaterapia. Hay que obligarse a generar ideas fuera del cajón. Tomar su tiempo y que la gente no sólo recordará, pero que por el tomará acción.

 A continuación hay que comenzar a bosquejar dibujos de las ideas generadas. Estos bosquejos se convierten en gatillos visuales que podrían generar más ideas. Este proceso de bosquejo debe ser hecho rápidamente y con soltura - realmente serán garabatos. Hay que buscar en revistas, en YouTube,  SlideShare o Flickr para imágenes que nos den una referencia para el bosquejo.

 Hay que generar tantas imágenes como se pueda y mientras eso sucede hay que empezar a pensar sobre la disposición para asegurarse que los elementos trabajen espacialmente en la diapositiva. En esta forma el bosquejo sirve como una prueba de los conceptos porque las ideas que son demasiado complejas o que consumen mucho tiempo o son costosas se presentarán y es muy seguro de que serán eliminadas.

 El hecho de botar ideas no nos deberá preocupar - esa es la razón de generar muchas ideas, en primer lugar. De hecho, es muy probable que tengamos que eliminar casi todas con excepción de aquellas que se van a utilizar (los diseñadores reconocen esto como un aspecto destructivo del proceso creativo y eso es algo bueno).

 Algunas de las ideas que generemos podrían requerir múltiples escenas construidas en diferentes diapositivas versus una sola diapositiva conteniéndolas. Por otro lado, a veces, es tan simple que logramos generar una imagen perfecta desde el principio. Para poder transmitir el mensaje puede que sea necesario manipular la o las imágenes, crear una ilustración personalizada o producir un video corto.

 Hay que concentrarse en lo que mejor trabaja y no en la idea que es más fácil de ejecutar. En este momento deberemos buscar un colega y enseñarle los bosquejos para que nos dé su opinión sobre lo que mejor trabaja dentro del contexto de nuestra audiencia y estilo personal. Probablemente su opinión podrá mejorar nuestras ideas y aquí es donde la puerca tuerce el rabo. Dependiendo de los conceptos que se han identificado como los mejores para transmitir nuestras ideas, podría ser que uno no sea capaz de ejecutar la idea digitalmente. Hay que prepararse para buscar la ayuda de un diseñador. No hay ningún problema en buscar ayuda profesional, después de todo lo importante es lograr la comunicación efectiva sin importar si tenemos las habilidades para ejecutar nuestras ideas.

 Un consejo: Si preferimos el método del storyboard imprima 6 diapositivas en blanco en una sola hoja, de esta manera tendremos un storyboard con las relaciones de dimensión de las diapositivas en miniatura. Cualquier cosa que bosquejemos quedará dentro de los límites de la diapositiva y nos dará una mejor idea de la disposición de los elementos.

 Otro consejo: Cuando hagamos bosquejos para otra persona o para un cliente es importante escuchar con cuidado lo que dicen, pero lo más importante es identificar la intención subyacente de lo que nos dicen. Hay que hacer los bosquejos a medida que van hablando para que de esa manera ellos puedan ver como son interpretadas sus palabras. Hay que tratar de bosquejar 3 ideas únicas que reflejen exactamente su contenido.

¿Y esta publicidad? Puedes eliminarla si quieres
¿Y esta publicidad? Puedes eliminarla si quieres

1 comentario

Carmen -

Muy interesante tu post. Hace tiempo que sigo a Nancy Duarte y comparto su método de trabajo, al igual que la idea de simplicidad y visualidad de Garr Reynolds y el estilo contundente y directo de Guy Kawasaki. Aunque me siento mas cercana a Nancy D. pues en mi juventud seguí 5 años de Artes Escenicas y me he sorprendido al darme cuenta que el mismo método que usaba para realizar el montaje de alguna obra teatral puede ser aplicado también a las presentaciones, al final es eso, o debería serlo, un espectáculo donde el presentador debe ser el protagonista.

También es cierto, y hablo desde mi experiencia como Psicóloga Social en Investigación de Mercados, que la gente es muy reacia a este tipo de presentaciones. He escuchado muchas veces a colegas asegurandome que en Investigación no se puede hacer este tipo de presentaciones, el método (en el mejor de los casos) es escribir en papel para que luego alguien de "charting" (maquetación de ppt.) lo realice. Lo que tratan es de "vomitar" todo lo que les venga a la cabeza y luego depurar un poco. Así nuestros clientes tienes que soportar una presentación muy textual, donde parece que el presentador trata de "justificarse" con mil datos, donde casi repite lo escrito en la dipositiva y con unas 100 slides. Una lenta agonia...

Sinceramente creo que se necesita subir varios niveles mas alla del informe, una presentación no es un informe, ese es el gran error. Necesitamos descubrir y potenciar la esencia de nuestro discurso, cuales son realmente las claves del problema y presentarlos de forma visual y emocional, de forma que reforcemos el recuerdo de nuestras conclusiones en la audiencia.

La presenatciones relacionadas a la web 2.0 se van acercando. El mundo no deja de cambiar constantemente y vamos a un mundo virtual, visual, relacional con concepto no tangibles, de verdad creemos que debemos seguir presentando como lo haciamos hace 10 años?? no es poner un template moderno y bonito, es comunicar de forma adecuada.

Disfruto mucho de tu blog, gracias por ello.

Carmen
¿Y esta publicidad? Puedes eliminarla si quieres