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Comunicación con Poder...y Punto

¿Será verdad?

¿Será verdad? Muchos colores, muchos diseños y muchas variedades de puntos, dibujos o símbolos. Power Point, el software de Microsoft para presentaciones gráficas, se ha convertido en una herramienta muy extendida -y útil- en el mundo empresarial. Pero no todo son luces. Según varios estudios, uno de ellos de la NASA, el uso de este programa podría estar directamente relacionado con el accidente del Columbia.

Febrero del año 2003. Tras dos semanas de viaje espacial, la nave Columbia regresaba a la tierra. Pero el escudo de protección térmica, dañado desde el día del lanzamiento por una pieza desprendida, tenía graves fisuras. Al tomar contacto con la atmósfera, los gases calientes se colaron por las grietas y desintegraron el aparato. En el accidente murieron los 7 tripulantes.

Como en otras ocasiones, se convocó una comisión de investigación para depurar (o para dispersar) responsabilidades. Y como en casos anteriores, el resultado fue un informe. Era un exhaustivo recorrido de 250 páginas en las que se repasaba todos los factores que habían rodeado al Columbia, desde los materiales empleados hasta el calendario laboral de los trabajadores de la NASA.

Se analizó todo lo analizable y ocurrió lo más previsible. La comisión concluyó que el accidente no era responsabilidad de nadie, sino que había sido la catastrófica consecuencia de un cúmulo de despropósitos. Entre ellos, el uso del Power Point.


La nave Columbia se desintegró en 2003 con 7 tripulantes.




El informe técnico vs Power Point

"Es fácil entender cómo un senior manager puede leer esta presentación de Power Point y no darse cuenta de que está hablando de una situación de vida o muerte", se puede leer en las conclusiones de la Comisión de Investigación del Accidente del Columbia.

 

Una pantalla de Power Point contiene unas 40 palabras y tarda en leerse 8 segundos

Puede parecer un comentario marginal, pero lo cierto es que en el informe se dedica una página entera al asunto del Power Point. En ella se critica duramente a la nueva cultura de trabajo de la NASA, que en los últimos años lleva haciendo un "uso endémico" de esta herramienta.

Según los analistas de la NASA, el programa de Microsoft puede ayudar a los escolares con sus trabajos o a los hombres de negocios en sus reuniones. Pero los informes técnicos de los científicos son otro mundo. Cada dato, cada número puede ser vital.

Y sin embargo, una pantalla media de Power Point contiene unas 40 palabras y tarda en leerse no más de 8 segundos.


No todo puede quedar bonito

Se calcula que en el mundo hay unos 400 millones de usuarios de Power Point, una herramienta muy visual que permite organizar rápidamente las ideas básicas de un tema. Es tan útil que, en algunas empresas, ya se considera la segunda forma de comunicación después del e-mail.

La NASA, como la mayoría de las organizaciones, tampoco ha podido sucumbir a los encantos del Power Point. Pero las críticas que ha recibido la agencia espacial no van tanto por el uso de este programa, sino por el hecho de que éste haya sustituido a los tradicionales -y de probada eficacia- informes técnicos.

"Cuando los ingenieros intentan encajar todos los análisis y riesgos en un diseño estándar, parte de la información se pierde inevitablemente", se leía en el informe elaborado por la Comisión de Investigación de la NASA.


¿"Significativo"?

Además del riesgo de perder datos, el Power Point presenta otros dilemas de tipo semántico. Según algunos expertos, el afán por abreviar puede llevar a los usuarios a aplicar palabras similares para conceptos muy diferentes.

Un ejemplo utilizado por la comisión: Tras el lanzamiento del Columbia, los ingenieros realizaron un estudio para analizar los posibles daños. El resultado fue, cómo no, una presentación en Power Point.

En tan sólo una diapositiva (escogida al azar), se detectó que la palabra ‘significativo' aparecía hasta 5 veces, aunque con significados muy diferentes. En algunas ocasiones quería decir "irrelevante" y, en otras, "una cantidad de daños tal que todo el mundo moriría".


El Columbia, en 1120 palabras

Tras el lanzamiento del Columbia, los ingenieros de la Boeing Corporation prepararon 3 informes para informar a la NASA sobre las posibles consecuencias del desprendimiento. Todos aquellos datos quedaron resumidos en 28 diapositivas de Power Point.

Bastó esa información (28 diapos x 40 palabras por cada una = 1120 palabras) para que los expertos de la NASA decidieran que el incidente no tenía mayor trascendencia, que el Columbia estaba a salvo y que no hacía falta seguir investigando sobre el problema.

Evidentemente, estaban equivocados. Y la Comisión de Investigación demostró que el Power Point tuvo la culpa. No de que el Columbia se desintegrara. Sino de que nadie se diera cuenta de que eso iba a ocurrir.

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