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Montaje del Salón

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Si usted es un dictante o conferencista invitado a una conferencia o un congreso, es muy probable que tenga muy poca o ninguna oportunidad de decidir sobre el montaje del salón donde va a hacer su presentación. Podría ser que usted sea uno de varios dictantes que estarán utilizando las facilidades en un día particular. 

En el mejor de los casos, alguien ha sido responsable de escoger la mejor disposición para todos y ha tratado también de cubrir las necesidades individuales de cada dictante. Si es posible, visite el salón con anticipación, para sentirse cómodo con el ambiente y el equipo antes de presentar. Un buen coordinador de conferencias estará preparado para usted y sus necesidades. Idealmente este coordinador lo habrá contactado por teléfono o personalmente antes de su presentación, para coordinar con usted, cuáles son sus requerimientos de equipo y otras necesidades especiales.

En el caso de que usted no fuese contactado, deberá tomar la iniciativa para determinar, si estarán disponibles los equipos que requiere o si es posible disponer el salón de una manera particular a sus requisitos.  Cuando no están disponibles los equipos que usted requiere, deberá disponer usted mismo de ellos o cambiar su material de apoyo a lo que esté disponible. 

Si usted es el  único dictante o un dictante con características especiales, será capaz, entonces, de tener una mayor influencia en la disposición del ambiente para la conferencia.   Aún cuando no todas las veces usted tiene este privilegio, es necesario que conozca lo que es un ambiente ideal para una presentación.  

En la planificación del montaje hay que considerar que todos los participantes tengan buena visión, comodidad, espacio, así como el tráfico de personas, servicio de alimentos y café, y acceso cercano a sanitarios y teléfonos. Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad de cambiar la escenografía y los montajes de los salones, por lo que hay que considerar los tiempos y movimientos necesarios, para no desfasar el programa original.  

La disposición física del salón donde usted va hablar no es algo que usted debe dejar a la casualidad. Existen factores psicológicos y de espacio disponible, que inciden en este aspecto, y por lo tanto es algo que necesariamente debe planearse.  

Tanto el dictante como la pantalla de proyección deben ser claramente visibles por todo el auditorio, sin embargo, la pantalla no debe dominar sobre el dictante. 

A continuación le presentamos los siete montajes que consideramos más comunes para facilitar una charla o conferencia: 

1.      Estilo Teatro

2.      Estilo Aula

3.      Estilo Aula tipo “Chevron”

4.      Estilo Semiluna o Semicircular

5.      Estilo “U” o Herradura

6.      Estilo Banquete

7.      Estilo Anfiteatro. 

Estilo Teatro 

Esta configuración tiene filas rectas de asientos con un pasillo en el centro o dos pasillos laterales. Los asientos miran hacia el área del dictante.Su mayor ventaja es, que es el montaje más fácil de hacer por el personal encargado y es el más común de los estilos de montaje.  Usted puede rápidamente contar el número de participantes, y el dictante no tiene problemas para ver a los miembros del auditorio. Es una disposición muy buena para cátedras magistrales. 

Estilo Aula 

Esta disposición popular tiene filas rectas de mesas y asientos con un pasillo en el medio.  El tener mesas hace posible la toma de notas y facilita la entrega de folletos de mano. Este arreglo es excelente si el salón es grande y el número de participantes es pequeño.  También, esta configuración facilita a los participantes ver claramente al dictante y la presentación visual que se proyecte en la pantalla. Pero la comunicación entre los miembros del auditorio es limitada. 

Estilo Aula Tipo “Chevron” 

En este estilo, las mesas son colocadas en una disposición “chevron” o esqueleto de pescado.  La ventaja de este estilo es que las mesas están en posición angulada, de manera que el contacto visual se facilita entre los participantes. Las mesas proveen también suficiente espacio de trabajo. Este estilo de aula modificado lleva al auditorio más cerca al frente del salón y está dispuesta para enfocar la atención directamente al área del dictante. 

Estilo Semiluna o Semicircular

Este tipo de disposición es la favorita de los dictantes profesionales. No solamente los participantes serán capaces de comunicarse entre ellos, sino que el dictante, es capaz de moverse al centro de la acción-cercano al auditorio.  El estilo semilunar requiere de una planificación cuidadosa y de tiempo para su disposición, sin embargo, éste será bien empleado. Es especialmente buena para auditorios de 30 a 100 personas. 

Estilo “U” o Herradura 

Esta disposición incluye mesas y asientos colocados en tres lados del salón con un cuadrado vacío en el centro. Para seminarios o talleres de 16 personas o menos, es una excelente configuración.  No solamente todo el mundo puede ver al dictante, sino que pueden interactuar entre ellos. Facilita la discusión y promueve tanto la comunicación interpersonal como la no verbal.  Es una disposición para grupos pequeños, si el grupo es mayor de 20 personas es preferible buscar otro estilo de disposición del salón. 

Estilo Banquete 

En este acomodo, los participantes se sientan en mesas redondas o rectangulares. Aunque su nombre es de banquete, no quiere decir que usted tiene que servir comida para disponer un salón de conferencias de esta manera.  Uno escoge este tipo de estilo porque promueve trabajo en equipo y discusión en grupo.  Su mayor desventaja es, que la mitad de los participantes tendrán que girar sus asientos en la dirección opuesta para ver al dictante. También será dificultoso para algunos en el auditorio, poder ver adecuadamente las ayudas visuales. 
 

 Estilo Anfiteatro 

Aquí, el auditorio se sienta en niveles elevados en semicírculo alrededor del dictante a veces con una mesa delante de ellos.  Aún cuando se requiere de mucho tiempo para disponer si no está hecho, los participantes pueden ver fácilmente al dictante, los visuales y unos a otros.  Esta disposición se ve impresionante, pero usted necesita saber con anticipación el número de participantes para que sea efectiva.  

Estos estilos de configuración y montaje representan sólo las opciones más básicas que son posibles. Usted puede combinarlas para lograr otros tipos. Tiene que ser, sin embargo, cuidadoso, buscando que el estilo que haya escogido sirva para el número de personas que participarán y es efectivo para las actividades que ha planeado.

19/01/2007 22:15 comunicacionpoderpunto #. sin tema

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gravatar.comAutor: zulem

pongan mas tipos de montajes y sus caracteristicas de cada uno

Fecha: 15/11/2007 16:55.


gravatar.comAutor: maria joses

yo tengo una duda ¿el montaje de mesas y auditorios es parte de un protocolo o ceremonial?

Fecha: 04/10/2008 15:13.


gravatar.comAutor: Miriam

Hola me podrias pasar la referencia bibliografica?

Fecha: 16/08/2011 18:55.


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