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Comunicación con Poder...y Punto

El Póster

El Póster

El póster no debe ser considerado como un tipo de comunicación de segunda mano, incluso, en muchas ocasiones los pósters recogen las aportaciones más interesantes de un congreso.   Así, en los últimos años algunos congresos científicos han eliminado las clásicas presentaciones en forma de comunicaciones orales y todas las contribuciones lo han de ser en forma de póster.  

Las presentaciones orales se reservan para conferencias, mesas redondas, seminarios, etc. En las que participan como ponentes los autores más reconocidos en cada área de interés. 

El póster es una alternativa a la comunicación oral que tiene la misma finalidad que ésta pero que además ofrece la posibilidad de poder presentar estudios, proyectos, experiencias que por diversos motivos no se puedan presentar como comunicación oral.  En cualquier caso, y sea cual sea el motivo por el que se utiliza el póster, no debe considerarse como una forma de presentación de menor calidad que las comunicaciones orales. 

El póster constituye un tipo de comunicación con un potencial enorme. Posibilita la transmisión concisa, clara y permanente (mientras dura la reunión o congreso) de su contenido, sin la limitación que impone una comunicación oral. De esta manera, puede ser analizado con detenimiento por los asistentes a una velocidad que se ajuste a sus capacidades e intereses y posibilita el objetivo último de toda comunicación en un congreso; la transmisión de un mensaje por parte del autor y su captación por parte del auditorio. 

Además, la posibilidad de entablar una comunicación directa con el autor o autores del póster permite el comentario de su contenido, la discusión ordenada, sosegada y tranquila, y el intercambio de opiniones, de una manera que difícilmente puede conseguirse en el contexto de una sesión (muchas veces maratónica) de conferencias.

Se pueden considerar otras cuestiones relacionadas con el tema que se expone en el póster, se pueden intercambiar experiencias entre profesionales, permite clarificar conceptos, participar en nuevos conocimientos, etcétera.   Además, el autor no ha de demostrar su erudición ni la presentación ha de convertirse en un difícil examen (esto es especialmente importante cuando se presentan comunicaciones en un idioma que no se domina) y tampoco está sometido a la presión que supone una presentación oral (hay quienes tienen miedo, incluso pánico, a realizar presentaciones en público,

Así pues, el póster constituye una alternativa a la comunicación oral muy interesante que permite presentar estudios, proyectos o experiencias idénticas a las que podrían presentarse como comunicación oral y que además ofrece la posibilidad de presentar aquellos estudios que, debido a limitaciones de tiempo o a causa de su temática, de su formato o porque van dirigidos a una audiencia muy específica dentro del congreso, tienen en la presentación en forma de póster el medio ideal de comunicación.  

Desventajas del Póster 

Como cualquier otro medio, el póster presenta ciertas desventajas que detallaremos a continuación: 

·        El auditorio tiene que acercarse al póster, ha de hacer un esfuerzo para llegar a él; no está cómodamente sentado, como en las presentaciones orales, y debe tener una actitud activa una vez está frente al póster: ha de leer, interpretar tablas y figuras, entablar relación con el autor y demás.

·        En algunos congresos, el lugar donde se colocan los pósters hace que este esfuerzo a que nos referimos en el punto anterior sea aún mayor, así ocurre cuando los posters se sitúan en salas especiales, a veces lejos de las salas en las que se llevan a cabo las conferencias o presentaciones científicas de otra índole.

·        En otras ocasiones, la exposición de los pósters así como la presencia de los autores junto a ellos (o, en algunos casos, las sesiones especiales de presentación de los pósters) tiene lugar en horarios  “especiales” (por no calificarlos de “raros”).  Por ejemplo: 

§         A primera hora de la mañana (antes de que empiecen otras actividades).

§         Durante el horario destinado a la comida.

§         A última hora de la tarde (cuando ya han acabado todas las actividades del congreso).

§         El último día del congreso o coincidiendo con conferencias o sesiones plenarias.

§         Otras veces, sobre todo en congresos en los que se presentan muchos pósters, el tiempo que cada póster está expuesto es demasiado corto. Incluso ha habido casos en los que se ha destinado a cada sesión de exposición sólo un par de horas; evidentemente esto dificulta el acceso de los asistentes a información que puede interesarles Estos inconvenientes son fácilmente evitables si la organización del congreso los tiene en cuenta en el momento en el que realiza la programación. 

Características del Póster 

En un póster consideraremos dos aspectos importantes y complementarios: el contenido y la presentación; es decir, qué queremos decir a través del póster y cómo vamos a presentarlo. Antes de pasar a la realización del póster debemos disponer de un texto y debemos tener claro qué tablas, figuras e imágenes queremos incluir. El póster debe seguir una secuencia lógica, que progrese de izquierda a derecha y desde la parte superior hacia abajo.  El lector normalmente inicia la lectura en el extremo superior izquierdo y termina en el extremo inferior derecho.  Disponer los distintos apartados teniendo en cuenta esto, nos ayudará en el diseño del póster. 

Diseño del Póster 

Los apartados en los que se divide el contenido del póster pueden variar según las características del estudio, la experiencia y otros elementos que se vayan a presentar. 

Título 

Es muy importante pensar bien el título, en especial en las presentaciones en forma de póster ya que constituye el principal medio de que disponemos para atraer a los participantes del evento. El título debe identificar y reflejar con exactitud el tema del trabajo, estudio, o experiencia.  Debe ser específico y conciso, incluyendo el máximo de información en el mínimo número de palabras.  Debe evitarse la utilización de abreviaciones, siglas, acrónimos, así como el empleo de jerga o argot o el de palabras o expresiones superfluas. 

Autores 

Es útil recordar que para que una persona sea considerada autora de un estudio, trabajo o experiencia, debe haber participado activamente en el mismo y que cualquier persona que figure como autor asume la responsabilidad del contenido intelectual del trabajo.   En este sentido, conviene tener en cuenta que puede incluirse un apartado de “agradecimientos” en el que puede mencionarse a otras personas que hayan participado en el trabajo pero que no puedan considerarse autores. En algunos casos, la organización del congreso nos ofrece normas sobre cómo hay que escribir los nombres de los autores; en ese caso, deben seguirse esa indicaciones. 

Filiación 

Debe incluirse el nombre del departamento y el de la institución a la que pertenecen los autores así como la ciudad de los mismos.  No suele ser frecuente la inclusión de la dirección postal completa, aunque hay autores que incluyen la dirección de correo electrónico, por si alguien desea ponerse en contacto con ellos. 

Apartados 

El contenido de cada uno de los apartados variará según el tipo de trabajo que se esté presentando.  Las indicaciones que se dan a continuación son a manera de orientación y deben adaptarse a cada caso en concreto. 

(1) Introducción Debe ser corta.  Sirve para familiarizar al lector con el tema.   Los aspectos que debe contemplar son: -          Antecedentes, revisión (muy corta) del tema-          Importancia teórica y/o práctica del tema-          Hipótesis-          Objetivos del trabajo-          Definiciones (en algunos casos puede ser necesario definir algún término) 

(2) Metodología (Materiales y Métodos) Este apartado le ha de permitir al lector la evaluación de la forma en la que se llevó a cabo el trabajo. Debe describirse qué se hizo para obtener, recoger y analizar los datos; es decir, el diseño del estudio, cómo se llevó a cabo, si tuvo distintas fases, qué variables se consideraron, cómo se analizaron los datos (análisis estadístico, si lo hubo), etcétera. 

(3) Resultados En el póster incluiremos un resumen de los resultados, una vez analizados, tanto si la hipótesis que formulábamos se ha podido probar como si no ha sido así. Seleccionaremos los datos más relevantes y que estén más relacionados con el/los objetivo/s del estudio. Procuraremos evitar textos demasiado largos, con demasiados datos.  La utilización de tablas y figuras en este apartado es muy útil.  

(4) Conclusiones En general, en el póster se incluye un apartado específico con las conclusiones del trabajo. Este apartado no debe olvidarse nunca. Además, según el caso, puede también incluirse una pequeña discusión de los resultados, una interpretación de los mismos, recomendaciones para futuros trabajos y sugerencias. En cualquier caso, hay que ser muy objetivo en el momento de redactar tanto la discusión como las conclusiones. 

(5) Referencias Bibliográficas No es obligatorio incluir referencias bibliográficas en un póster y podemos prescindir de este apartado (el espacio destinado a la bibliografía lo podemos aprovechar para incluir información de nuestro propio trabajo). Dependiendo del tipo de estudio, experiencia y otras variables estará indicado incluir referencias; en este caso, seleccionaremos las más importantes, las que consideremos imprescindibles en relación con el tema. 

(6) Agradecimientos No es obligatorio, pero debemos considerar si incluimos un pequeño apartado en el que se mencione a personas que han participado en el trabajo pero que no pueden considerarse autores, a organizaciones, empresa o sociedades que han financiado el trabajo o que han contribuido al mismo de alguna forma. 

Tablas, Gráficas, Fotografía, Ilustraciones 

El póster es un medio muy adecuado para la utilización de recursos gráficos.  Por este motivo, son pocos los pósters en los que se utiliza sólo texto.  Hallar el justo equilibrio entre texto e imágenes contribuye en gran parte el “éxito” del póster. Cualquier tipo de representación gráfica (figuras, fotografías, dibujos) debe ser de extrema calidad (en caso contrario es mejor no incluirlos en el póster).   Las gráficas estadísticas pueden ser el mejor medio para presentar datos, resumir información y comunicarla.   En ocasiones, una tabla bien estructurada puede realizar estas mismas funciones. Pero ésta no debe estar muy recargada. Tiene que ser sencilla y de un tamaño tal que puedan verse bien sin tener el lector que pegarse al póster.  El color, cuando se utiliza, le añade impacto.  También puede ser útil incluir esquemas que faciliten la comprensión de conceptos.  Las representaciones gráficas en 3D, aunque son fáciles de hacer con los programas de software actuales, en muchas ocasiones son más difíciles de entender y son menos claras que las de dos dimensiones. 

Sugerencias para Confeccionar un Póster 

A continuación se incluyen una serie de sugerencias de distinto tipo con el fin de orientar en el momento en el que se diseñe y, posteriormente, se realice un póster.   No se trata de normas estrictas, sino de orientaciones basadas en la experiencia, tanto en lo que se refiere a la realización de póster como en la que adquiere con la asistencia a muchos congresos en los que se ha presentado pósters.   En cualquier caso, la última decisión es siempre de los autores y sus gustos o intereses son muchas veces determinantes en el momento de diseñar y preparar un póster. 

Tipo y Tamaño de Letra 

No deben utilizarse solamente letras en mayúsculas.  Cuando leemos, identificamos formas; si todas las letras se parecen, cuesta más distinguirlas. Utilizar tipos de letra “sencillos”, por ejemplo, Arial o Helvetica, y no utilizar más de dos tipos distintos en todo el póster. Debe cuidarse la justificación del texto (hay que tener en cuenta que si se justifica el texto a ambos lados pueden quedar grandes espacios en blanco entre palabras). Aunque parezca obvio, ni el título ni el texto deberían escribirse a mano.  Esta práctica, que hasta hace unos años era frecuente, con la llegada de las computadoras y las impresoras de calidad puede decirse que pasado a la historia. A continuación se incluyen unas sugerencias sobre el tamaño y el tipo de letra.  Si el tamaño de las letras del título es mayor, el resto puede ser también mayor. 

El título tiene que  leerse bien desde lejos (de 1.5 mts. a 2 mts), una vez preparado, hay que comprobar que realmente se ve bien. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: al menos 36 puntoso       Que guarde proporción con el resto del texto en el póster 

Autores, filiación y encabezamientos de los apartados tienen que ser de tamaño menor que el título. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: 30 puntos (o más) 

Encabezamientos de niveles inferiores de los apartados deben ser de tamaño menor que los de los apartados. Sugerencias:o       En negritao       Tamaño: 24 puntos (o más)Texto Sugerencias:o       No utilizar la negritao       Tamaño: 20 puntos (o más) 

Contenido 

Además de tener en cuenta lo que se ha dicho respecto a la estructura del contenido del póster, conviene recordar que han de predominar las gráficas y las tablas.  Algunos autores sugieren que al menos el 60% del póster debe destinarse a representaciones gráficas. Los diversos apartados deben separarse mediante espacios en blanco, cuidando especialmente tanto que no haya demasiados espacios blancos como que el contenido no esté demasiado sobrecargado. Toda aquella información que no sea importante o relevante no debe incluirse en el póster, ya que desvía la atención del lector y puede evitar que éste recuerde las ideas más importantes que queremos transmitirle. En el póster hay que cuidar especialmente la redacción así como la ortografía (cualquier error se magnifica en el póster y la experiencia nos dice que involuntariamente tendemos a fijar la vista en los errores). Tenemos que vigilar que toda la información incluida en el póster sea consistente (que los datos y cifras coincidan en el texto, las tablas y las figuras). 

Medidas 

Debemos tener en cuenta las medidas que la organización del congreso sugiere y en ningún caso debemos sobrepasarlas (puede ser de tamaño menor).   Si el póster es más grande de lo que indican los organizadores del congreso podría ocurrirnos que no lo podamos presentar. 
 

Bosquejo y Confección del Póster 

Antes de realizar el póster definitivo, conviene hacer un bosquejo, un borrador.  Esto es especialmente importante si van a participar varias personas en la elaboración del póster: hay que ponerse de acuerdo hasta en el más mínimo detalle, tanto en contenido como en el diseño. Podemos considerar además varias posibilidades, como hacerlo de una sola pieza;  por ejemplo, lo hacemos con un programa de computadora y después lo imprimimos (o nos lo imprimen) con un plotter en el tamaño que marca el congreso.  Una vez hecho, podemos plastificarlo.  Hay que pensar entonces en que para trasladarlo necesitaremos un tubo adecuado.  Si lo hacemos así, después del congreso podemos colgarlo en las paredes de nuestra institución, por ejemplo.   No es recomendable fijarlo sobre una superficie dura (por ejemplo, una lámina de madera) ya que luego puede ser complicado transportarlo y colgarlo. También podemos hacerlo en varias piezas, que montamos nosotros cuando lo colguemos en el congreso.  Estas piezas podemos montarlas en cartulina que luego platificaremos.  Si lo hacemos así  puede ser sencillo trasladarlo (cabe en una carpeta) y después guardarlo (sobre todo si no lo vamos a exponer más). Otra forma es acudir a empresas o centros especializados en realizar pósters para congresos.  Hay muchas empresas de artes gráficas e imprentas, que hacen este tipo de trabajos, desde el diseño completo del póster a partir de los datos que les proporcionemos hasta la simple impresión del mismo si se lo proporcionamos en soporte electrónico.   Los precios varían, evidentemente, según lo que tengan que hacer y generalmente éste es el método más costoso. 

Colores, Tipos de Gráficas 

Es importante tener en cuenta los colores que utilizaremos.  El texto, las tablas y las gráficass deben contrastar y no deben confundirse con el fondo.   Los colores demasiado vivos pueden distraer (e incluso ahuyentar) al lector.  De la misma manera, un póster demasiado “aburrido” puede que no atraiga.   En general, debe utilizarse el cambio de color para enfatizar algún aspecto, para establecer diferencias o para añadir interés a lo que se presenta. Hay que procurar que las tablas, las gráficass y otros elementos gráficos guarden armonía (en cuanto a tamaño, tipografía y colores) entre ellos y con el resto del póster (títulos, texto, etc.). El “buen gusto” debe primar.  No hay que confundir el póster que se presenta en un congreso (con el fin de difundir un trabajo, una contribución al conocimiento) con un cartel publicitario. 

¿Más de un Póster? 

Si nosotros, o nuestra institución, presentamos más de un póster en un congreso, debemos tener en cuenta y utilizar diseños similares en todos ellos; los asistentes al congreso se darán cuenta fácilmente de que todos proceden del mismo sitio.   Podemos utilizar siempre el mismo tipo de diseño en todos los congresos a los que asistamos.   También podemos incluir el logo de la institución (Universidad, Clínica, Centro u Hospital).  Algunas instituciones tienen normas de uso interno sobre cómo hay que hacer presentaciones fuera de la institución: logo, colores, etc.; y conviene que nos informemos antes de empezar a hacer el póster. 

¡El Póster ya está Terminado! 

Una vez hemos acabado el póster hay algunas cosas que debemos tener en cuenta: 

¿Cómo fijaremos el póster? 

Habitualmente, los autores son los encargados de colocar (fijar o colgar en el panel) el póster en el lugar que se le asignen. En algunos congresos, la organización proporciona el material para colgar los pósters.  Sin embargo, conviene que siempre llevemos (por lo que pueda pasar) unas tijeras y diversos materiales para poder fijar el póster: cinta adhesiva de doble cara, chinches, masilla especial para pegar carteles, etc., según el tipo de superficie en la que debamos colocarlo, utilizaremos un material u otro. También hay algunos congresos que solicitan a los autores que envíen el póster a la organización del congreso unos días antes del mismo.  Hay que enviar entonces el póster debidamente protegido y con suficiente antelación para que llegue a tiempo (si no se puede entregar a mano, lo más fiable es mandarlo a través de un servicio de mensajería).  En estos casos es la organización la que se encarga de colocarlos. 

¿Cómo Transportamos el Póster? 

Según como sea el póster, como ya hemos comentado, necesitaremos una carpeta adecuada, un tubo, etc. para que no se doble y esté bien protegido. 

¿Una Copia de Seguridad? 

Es recomendable disponer de una copia del póster (que nos llevaremos también al congreso y que pueda ser de inferior calidad, en blanco y negro) por si el original se extraviara o le ocurriera algo.  Esto es especialmente importante cuando hay que desplazarse fuera de la ciudad y, sobre todo, si el desplazamiento es en avión.  En este último caso, conviene llevar una copia en el equipaje y el orgiinal llevarlo con nosotros. 

Folletos de Mano 

Las comunicaciones en forma de póster no suelen publicarse a texto completo en los libros de actas de los congresos.  Con el fin de que las personas interesadas en nuestro trabajo puedan tener toda la información que incluye nuestro póster, se recomienda imprimir copias y distribuirlas como folletos de mano. 

¿Presentación Oral del Póster?

En algunos congresos, se hace una pequeña presentación oral de los pósters en una sesión especial destinada a este fin.   Si tenemos que hacer una presentación de este tipo, tenemos que pensar en preparar algunas diapositivas o transparencias (pocas) y en ensayar la presentación, manteniéndonos estrictamente al tiempo que nos hayan asignado (no suele ser superior a 5 minutos).

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