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Comunicación con Poder...y Punto

El Mensaje

El Mensaje

Una presentación debe transmitir. Debe dejar un residuo positivo en la mente del público. Se debe tener presente que el público habrá de entregar parte de su tiempo y que no tiene interés en perderlo en obviedades ni que tendrá un sentimiento de complacencia y plenitud después de haber escuchado algo que ya conocía. Es improcedente pretender entregar en una presentación conocimientos a granel y en profusión.  

Es de mucho mayor impacto presentar algunas pocas ideas, pero que sean importantes y de impacto.  Tal vez dos o tres conceptos profundos o algunas hipótesis de interés que cambien puntos de vista, que intriguen, o que motiven; pueden ser más importantes que bombardear al auditorio con el equivalente a un enorme tratado con profusión de información. 

Una regla dorada es la que dice que para que una presentación sea útil y recordada, deberá contener las “Tres I” (Interesar, Instruir, Incentivar). El mensaje que usted le lleva al auditorio en su ponencia es el foco central de cualquier conferencia, no importa que tan elaborada o básica sea ésta. De manera que, como primer paso, determine cuál es la información más importante que usted quiere que su público se lleve. Establezca objetivos específicos. Mantenga esta lista corta y con el menor número de palabras.  

Usted podría tener solo una meta, comunicar información sobre un tema específico. Pero sus objetivos son diferentes. Estos deben reflejar los puntos específicos que usted quiere que su auditorio obtenga.  Aprenda lo más que pueda sobre la información que usted va a presentar. Obviamente, mientras mejor usted entienda el contenido, más fácilmente le será categorizar y visualizar los conceptos, ideas, hechos, estadísticas, números y relaciones.  No sea impaciente. No trate de comenzar a producir su material de apoyo sin antes preparar una guía conceptual esquemática. Una guía conceptual esquemática puede ser de mucha ayuda; no necesita ser aburrida y vacía si usted se siente creativo.

Comience por apuntar las ideas a medida que se le ocurran, sin orden ni prioridad.  Permita que un punto sugiera a otros. Revise sus notas y subraye tres o cuatro tópicos principales, relacione los otros alrededor de éstos.  Cuestione cuales mejoran su mensaje y cuales no contribuyen a éste.  Busque donde están las fallas. Luego establezca jerarquías entre los diferentes grupos y subgrupos, utilizando el formato tradicional de esquema. 

Simplicidad e Inteligibilidad

Si de lo que se trata a lo largo de una presentación es de hacer llegar un mensaje, sea cual fuere, lo más importante es encontrar fórmulas directas, sencillas, que no dejen un margen amplio de dudas. Nuestras frases no deben ser rebuscadas, ni oscuras. 

Nuestros ejemplos deben estar al alcance del entendimiento de quien las escuche. El lenguaje ambiguo constituye una amenaza a la credibilidad y, en consecuencia, la sencillez aumenta la claridad. Tan es así que es recomendable,  que el uso de terminología especializada se limite a lo estrictamente necesario: la definición exacta de conceptos y fenómenos.  

Es necesario, además, evitar vicios del lenguaje, como los barbarismos (el uso de términos importados de otro idioma), cuando existen palabras en el nuestro que son igualmente aplicables. Una vez logrado todo esto, y después de haber hecho las investigaciones necesarias, escriba un borrador de su conferencia que contenga toda la información que usted quiera presentar.  Este borrador será su guía para comenzar a diseñar el material de apoyo que utilizará. 

Cantidad de Información

Una presentación intenta exponer un tema determinado, generalmente sin llegar a agotar todo lo que puede decirse del mismo ya que para eso están los tratados, los libros especializados, las referencias que dan sustento a lo que a través de la presentación se afirma.  Es por ello que el contenido de la presentación debe abarcar lo esencial. 

Ahora bien, ¿en cuántas diapositivas debe proyectar lo esencial de su conferencia? No existe un número determinado. Esto dependerá de lo complejo del tema y del tiempo disponible.  Sin embargo podemos advertir lo siguiente:Como una presentación no es una copia de otros documentos, debemos evitar la tentación de transcribir. Es generalizada la práctica, particularmente en el ambiente académico, de preparar transparencias de acetatos efectuando una simple copia de una página de un libro. El efecto de una transparencia de acetato como ésta es el rechazo por parte del auditorio: las letras son demasiado pequeñas, el atiborramiento de información invita a no atenderla, se dificulta la toma de notas, no es atractivo. El auditorio que pierde la atención y seguimiento de la presentación por esta causa, es un auditorio que se ha extraviado y su recuperación dependerá de la habilidad personal del expositor para recuperarla. 

En consecuencia, una diapositiva debe contener una idea principal y, en su caso, algunas ideas dependientes de la anterior, que la describen, que la ejemplifican, que la analizan; sin embargo, podrá incluirse mayor número de ideas (4 o 5), cuidando siempre de no sobrecargar la diapositiva.  Todo aquello no incluido voluntariamente en la diapositiva es objeto de las "notas del orador".  Como punto de referencia, podemos adelantar que una diapositiva bien lograda incluirá entre 30 y 40 palabras como máximo.  Aunque pudiera parecer un contrasentido, una diapositiva debe contener más "aire" que palabras, es decir, más espacio vacío, entendiendo por aire no sólo los espacios vacíos de letras, sino las ilustraciones y colores utilizados.  Es el "aire" aquél que hace una lectura más sencilla y una visión más atractiva para el auditorio.

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